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会务百科:高层会议如何有效召开
高层时间宝贵，哪些会议该开？
& & 高层会议效率如何提高？如何解决会议目标不明晰，临时会议比正式会议还多的问题？
& & 管理者如何借助会议推动集体决策？
& & 如何把会议变成一种高层对业务运营过程的交互式控制系统？
& & 高层参加会议时，经常发现以下问题：
& & ◆有固定的正式会议，但会议效率不高：缺少议程控制，议题本身与会议类型不合适，缺少提案；
& &◆参与者自身的问题。&一言堂&，随意打断别人发言，陈述成绩多分析问题少；
& &&◆缺少固定的沟通机制，或者固定周期的沟通经常被高层取消；
& &&◆经常召开十万火急的临时会议；
&&◆经常列席一些跟自己负责的领域没有关系、亦不需知情的会议，无法做评论；
& &&◆有些议题，参加人的不明了自己的决策角色，无法置评或提出不适当的意见；
& &&◆有些议题，该参加的人没有到场，无法做出决策。
& & 彼得&德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中认为：时间是管理者最稀有的资源。
& & 统计数据显示：规模在几十亿的企业，经常是一年要开上万个会议。海外数据也显示，对于某家每年由600个不同部门组织的大约5000个会议的中型企业来说，最少需要花费企业近9000万美元的会务成本，其中还不包括高层的薪资成本和运用会议时间进行价值再创造的其他机会成本。
& & 面对市场竞争日益激烈的现实，企业如何借会议规范决策效率，同时提升运营执行的杠杆率，这些问题都与高层会议管理的流程再造和时间安排息息相关。不少企业高层认为：会议是企业发展到一定阶段解决问题、进行决策的主要手段，但无效的会议却变成效率低下、责任上交、相互抱怨的根源。如何厘清庞杂会议体系背后的脉络？不同的角色有着不同的体验。而会议管理专家则表示，会议改革的最终目的并非是不开会，而是必须提高会议效率。
& & 企业老总
& & 典型状态：经常性的会议缠身。
& & 典型困惑：&每次会议都是别人占用我的时间，以至于我根本没时间思考企业的未来战略。&
& & 困惑程度：*****
& & 下属抱怨：每次跟领导开会，都要花很多时间去陈述事实，会议并不高效。老总突然关心某一话题，当事部门需要解释半天，打乱会议节奏，浪费会议时间。
& & 专家把脉：会议怎么开只解决企业30%的问题，另外70%的问题出在这些会该不该开？所有会议之间应该有一个逻辑关系，同样的会不应该重复开，以节省高层的时间和投入。此外，老总把会议当成获取信息的渠道，说明其缺乏正式的获取信息的机制。从这个意义上说，会议体系的设计意义超过会议召开本身，应该让企业老总在正确的会议节点上进行有效决策。
& &&中高层管理者
& & 典型状态：大小会议怎一个&乱&字了得。
& & 典型困惑：&老板临时性的会得先开，但已经确定的经营性重大会议又不能改期，因此疲于奔命。&
& & 困惑程度：****
& & 专家把脉：中层管理者一般必须要参与的会议包括：营销领域中的经销商大会、分公司会议；供应链领域的供应商大会；战略宣灌大会；生产领域的比武大会；技术大会、质量控制会议、与消费者见面会；跨部门平级会议；管理下级员工的例会；意外式管理会议，等等。&乱&的原因在于企业老总并不清楚中层的会议安排，临时会议容易打乱工作节奏。
&&& 下级部门领导、员工
& & 典型状态：麻木参会。
& & 典型困惑：&领导开会大多&一言堂&，问题反复说，不知道A会与B会的区别，对每次会议的召开目的和个人职责不甚了了。&
& & 困惑程度：***
& & 专家把脉：&一言堂&的出现一是由于没有议程，二是因为领导者对某问题不明确而导致临时询问、讨论的增多。而针对领导&一言堂&推出所谓议程，规定发言时间，结果却发现所有的高层都不能按要求执行&&&因为需要事先准备资料；需要在会议召开前提供发言纲要，这些要求最后变成对所有参会者的一个约束。结果导致恶性循环：没议程领导随便谈，跑题、拖堂，很发散；有议程，参加者又不愿做事前的功课。
& & 综上所述，企业会议问题的出现有体制原因、有管理者的原因，也有参加员工的原因。而具体落实到体制问题上，高层会议改革不能通过管理者提高自身效率加以解决&&&因为很多会议的产生都是别人的需求，而且也是企业中非得解决的问题。因此，企业需要借助组织改革，对会议召开的目的、设计进行管理，并结合各运作环节加以执行。
原文摘自有位网：/guangzhou/news/gaocenghuiyi_45.html
会务百科:写活动策划方案前要明确的细节问题
活动在哪一年举办
计划在什么季节举办活动
进行的期限是多久
计划把活动定在星期几
活动最好在几点钟开始
活动的季节、月份、日期、时间是否会对客人出席活动有影响
活动中邀请了哪些贵宾这可能会增加豪华套间、豪华轿车等项目的费用，必须将其计入预算。
◆受邀客人
预计有多少客人参加活动
是否允许客人携带一位伙伴
受邀客人在什么年龄段
受邀客人中是否有儿童
客人是否有特殊需求，例如需要使用残障设施
受邀客人是否住在外地
是否需要招待外地客人并将款待他们的时间在活动前后分别延长
请柬款式不限，还是想使用某些特别的款式
举办活动的地点在哪里
活动是室内还是室外
是正式活动、休闲活动还是节庆活动
客人的着装。&
活动地点与客人住宅的距离。
客人到达活动会场时，对会场的第一印象如何随着活动的进行，是否会有任何变动
选择什么音乐作为迎宾曲什么音乐作为活动中的伴奏乐这样可以确定对活动空间的要求，例如，是否需要留出乐队的位置等
◆灯光照明
灯光应该营造什么氛围
房间里应该洋溢着
舞台采用何种照明方式
采取何种迎宾方式客人前往活动会场的方式是自行前往还是派车去接客人是乘坐豪华轿车还是其他交通工具
摄影、摄像、网上直播是否够专业
由谁负责摄影、摄像、网上直播的工作
摄像的背景是什么
◆活动流程
活动中最重要的因素是什么
活动如何展开
活动持续的时间是多久
◆活动会场的要求
场地如何布置
活动是否不需要客人就座，仅需个别作为以备不时之需
活动是否需要准备桌椅，安排客人就座
如果要提供晚餐，是让客人随意就座，还是为客人安排固定座位
需要服务生上菜还是自己去取
是在会场内配备吧台，还是由服务生送酒水
是否需要上台进行讲话、演奏、主持或娱乐
是否安排了跳舞
是否需要视听设备，例如，等离子电视，等这些设备是否会影响对会场大小的要求
◆视听设备
是否有人发言
是否需要讲台或话筒
在视听方面是否有任何要求
活动中提供哪类酒水
吧台的酒水是免费还是自费
活动中提供哪种类型的食物
在活动结束时是否要安排插放特定旋律的乐曲或盛大的闭幕式
原文摘自有位网：/guangzhou/news/xiehuodongce_17.html
会务百科:活动前不能忽略的准备工作
前段时间参加了一个新公司成立的发布会，原定是点正式开始，不知什么原因延迟一小时，正式开始的时候到的人只有，陆陆续续的有其他人在进场，他们方面环节有时常接不上导致冷场，会中播放视频时候还状况不断，舞台的背景板差点掉了，据说经理急的都快哭了，会议进行了小时不到就草草结束带着参会嘉宾去用餐，因为此次活动的承办方是认识的就向他们了解了情况，总结出来有几点导致了这次：
一、通知的活动时间是点，但没说是点开始还是结束呢？所以导致会议只能延迟
二、因和承办方和酒店的人都熟悉所以我是早到很多时间的，看他们的布场和交流，可以看出他们是没有一个统一的流程表和执行表，请的礼仪也没先具体沟通应该做什么，而是临时告诉他们该做什么，这些很容易造成整个活动的顺畅。
三、我认为最关键的就是这个了，没有事先审核所有的环节包括播放的视频、这些演讲稿，重要的环节可以让工作人员主持人这些先到场熟悉下每个环节的内容，有必要的可以过一遍流程，控制好时间；而像视频、这些在整理之初就该重复审核确认无误，这是不该出现的低级错误。
四、这些东西如果自己不是专业熟悉的还是花点钱情人做，专业公司做的和业余做的一看就见分晓。
五、问题既然都出现了那就应该想办法把影响降到最小，这场会中视频出现状况的时候主持人和经理都没人出来暂停，这就让人很费解了；正确的做法应该是先道歉，然后可以，再处理这些问题。
其实这种问题我听到看到不止一次了，有些活动或许只是出现其中一点问题，没有这次会议那么糟糕什么问题都摊上了，每一场活动都是现场直播，不能重来，出现一点问题都是使正常活动有遗憾；所以在活动之前一定要确认所有环节没有问题，该重复审核确认的就该重复审核，不能马虎。
原文摘自有位网转载注明出处：/guangzhou/news/huodongqianbu_23.html
会务百科:会议场地布置应注意哪些问题？
会场布置是一项有明确意图的会务工作，其根本目的在于创设与、性质相适应的会场气氛，从而有利于实现会议的目标。会场布置的重要性主要有：
①充分利用场地，在会场面积有限的情况下，，可以最大限度地利用会场。
②提供完备的会议设施，可以确保会议的需要。
③安排好座位和座次，能够充分体现会议的有序性。
④可以运用座位格局和会场装饰的特殊效果，营造会议气氛。
2.主席台的布置
由于主席台是会场的中心，众人瞩目，因此，主席台布置在整个会场布置工作中占有突出的地位，应当高度重视。主席台的布置应同整个会场布置相协调。会场气氛的许多方面首先应当从主席台布置中体现出来，如会标、会徽、画像、旗帜、花卉等等。我们针对以下几点详加说明。
（）主席台的座位格局
主席台的座位格局可以选择的形式较少，一般都采取横式。应根据主席台上就座的人数多少来确定主席台的长短和排数，可以是一排，也可以是多排。除前排必须通栏外，后排有时也可分成两栏，中间留出通道。主席台上每排桌椅之间要空开适当的距离，以方便领导人入席与退席。
（）主席台的座次安排
，是一个非常重要而且又非常敏感的问题，有时甚至是一个严肃的政治问题，会议组织人员必须极其认真地对待。
主席台座次安排的具体做法如下：
①严格按照会议领导机构事先确定的名单次序安排座次，不得擅自改变。身份最高的领导人（有时也可以是声望较高的来宾）安排于主席台前排中央就座。
②其他领导人按先左后右（以主席台的朝向为准）、一左一右的顺序排列，即以名单上第一位领导人（居中）为准，其左侧是第二位领导人，右侧是第三位领导人，以此类推。
③主席台上就座的人数为偶数时，前两位领导人共同居中就座，第一位领导人坐在第二位领导人的左侧。
④主持人的座次按其身份高低安排。双方共同主持的会议采取交叉间隔排列的方法。
主席台前排的每个座位都应该装有话筒，便于领导人讲话、插话。
设置专门的讲台，有助于突出报告人的地位，显示报告的重要性，也体现出会议气氛的庄严和隆重。因此，重要的代表大会、报告会等均需设置专门的讲台。一般情况下，讲台只设一个，可设在中央，也可设在右侧（以主席台的朝向为准）。设在中央的，位置应低于主席台，以免报告人挡住主席台上领导人的视线。较大的会场也可在主席台的两侧设置讲台，以方便代表上台发言。一些特殊的会议（如辩论会、联合记者招待会等）可不设主席台，只设两个讲台。
（）揭幕架
会议活动如穿插揭幕仪式（如揭碑、揭牌、揭像等），可在主席台的左侧设揭幕架，与讲台对称。揭幕架上事先旋转好所要揭幕的碑、牌、像等，上面用合适的丝绒罩住。
（）休息室
重要大会的主席台旁应设有休息室，其作用一是便于领导人到达时集中，依次入场；二是便于领导人休会时休息、谈话。
原文摘自有位网：/guangzhou/news/huiyichangdi_53.html
关于会议室出租费用的细分
在预订的时候，很多的会议组织者在做着一笔糊涂账，预算和实际的支出存在着很大的出入，导致资金大量流失，专业于会议场地预订的有位网编辑在多方了解下得知，出现这种情况的原因是组织者对于会议室出租的费用构成不明晰，一般来说，企业召开会议所选择的会议场地大多数会选择酒店的会议厅或者会议室，也会依据酒店的需要设置不同会议类型需要的会议场地供企业开会选择，在费用上一般包括会议场地租金、设备租赁费用、布置费用、其它支出费用等。
会议场地的租金
&&&&&&& 场地的租赁实际就是使企业获得了场地的使用权，同时也包含某些常用设施的使用，如激光指示笔、音响系统、场地内的桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施是不包含在里面的，比如投影设备、会场的装饰物、展架等，还有非主席台发言线路也是需要另作预算的。
&&&&&&&&此部分就是涉及到第一点中提到的非常规设施，租赁的设备包括投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，在租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用包括设备的技术支持与维护费用。由于开会需求的不同，所以在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求，确保会议的进行。设备的选择还需要注意品牌、产地及新旧不同，这些因素都可能导致租赁价格的不同。
&&&&&&& 通常而言此部分费用包含在租赁费用中，但是如果有特殊的装饰要求的话，就需要与酒店或者是会议服务公司进行协商。
&&&&&&& 除了主要的场地租金，设备租赁，会场布置，还需要一些其他的支出，包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。这些都具有临时性质，如果要分别找到不同的机构提供这些服务的话，成本费用可能比市场行价还要高，这时候不妨找专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
&&&&&&& 在形势良性发展的时候，对各种费用支出做出最合理且准确的预算之后，就可以实现花最少的钱，开最好的会
原文摘自有位网：/guangzhou/news/guanyuhuiyi_24.html
会务百科:如何有效的策划一场大型活动
大型活动的策划通俗地讲，就是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动。包括：会展形式、节庆形式、民俗形式、宗教形式、等。一般需要经过五个阶段，分别是：调研、设计、策划、协调、评价。这五个阶段将激发活动组织者的创意，并能有效促进活动的顺利实施。
第一阶段：调研。任何一个大型活动必须要有一个鲜明的主题。在进行一个大型的活动策划之前必须就主题进行调研。一次大型的活动，即是这个主题对公众或参与者的重要展示，市场调研可以帮助活动的策划者确定哪个是活动的目标客户市场或第一市场，以及了解到目标客户对大型活动的期待性要求有哪些，希望达到什么样的目的和效果。调研的内容可以是国家关于有关大型活动的法律法规，如消防安全等规定，以及适用人群、公众关注点、是否有道德或宗教限制、活动的时间及地点是否适宜等。
第二阶段：分析与创意。在活动的调研完成之后，就需要进行针对活动的各个方面进行分析，这是激发创意与灵感的阶段，是让活动组织者设计整个大型活动蓝图的阶段。要想让大型活动不落俗套，必须要有创意性的思路及变革的想法。在创意过程中，可以运用头脑风暴法等来集思广益，用纸张记录下大家的奇思妙想，不要一开始就进行评价与归类。然后再根据所记录的想法，运用的方法进行提问，使一些想法能够与大型活动的主题目标达到一致性。在此过程中，一定要评估可能实施并能运用的资源是否可行，如政治资源、人力资源、财务资源等等。例如审慎的考虑，是否能提供足以维持此活动的开发与执行，以及是否有渠道运用此活动进行筹集到足够的活动经费，以及各类资金的流向，从而确定收益与支出之间的关系，以及此支出是否与当初的主题及目标能否达到预期效果。
第三阶段，活动具体方案的策划。策划期通常是大型活动组织管理中用时最长的周期。从各种大型活动策划与实践中，如果调研越准确，前期分析越充分，那么方案策划期相应的越简单，用的时间也越少。在此阶段要充分运用时间、空间以及速度三个因素来确定直接的资源是否得到充分的运用，三因素能否有效的运用直接关系到大型活动的最终结果成功与否。
时间因素即指你可以运用来做大型活动的时间，或者说是你拥有多少采取行动或做出反应的时间。策划和实际创作的用时多少对活动组织的成本，有时甚至对活动的成功，起着重大的影响。制订详细的活动计划，每个细节所需要的时间都要明确考虑。一般情况下，你都是预测，所以必须对每个阶段都要加上一定的超时保险系数，以免到时手忙脚乱。一般情况下，按的超时保险数就足够了，这样策划组织者在每个阶段都可以很从容完成相应的工作。
空间因素是指与活动有关的各种重大决定之间制订的时间，也指大型活动的物理空间。时间与空间的关系不间断地贯彻于活动的全过程。空间的选择要看参加活动的人群，例如上了年纪的老人无法进行激烈的活动或者在冰冷的天气下活动，那么对于此类人群的活动空间就需要格外注意。此外，对于，人群的紧急通行安排等，都要做出详细的规划。
的最后一个因素即是关于大型活动策划期间对于行动发生的速度。意即对策划的组织者是否每项行动都能在最佳的时间内展开，要对每个行动完成的速度进行管理。一个良好的活动策划，组织者能把握每一个细节任务的速度，当急则急，当缓则缓。在大型活动举行当中，有效地把握活动进行的速度，有利于调动活动的气氛，以及，达到最佳的活动效果。
第四个阶段：大型活动的协调。在大型活动的过程当中，需要协调的因素很多。对外需要协调政府，以及一些职能部门如公安消防、交通管理部门、医院、学校等等凡是能涉及到的因素。对内需要协调场地、人员、时间、参加者等等。任何事情都不可能一帆风顺，所以要求大型活动的策划组织者，始终保持良好的心态，以积极的态度，探索使用正确的方法去解决大型活动实施过程中所遇到的每一个细小或者重大的事情，并视解决问题为一种挑战，视解决协调问题有结果为一种乐趣。
评估是大型活动策划与管理的最后一个阶段，也是总结及检讨改善，以及策划与管理下一个大型活动的阶段。在活动的运行当中或者结束后，运用调查或者电话回访等手法，了解评估活动的成效以及成败。
会务百科:如何让开会效率提升100倍？
1、会议必有准备
会议最大的成本是大家的时间，会议没有结果就是对公司的犯罪。所以，每次会议要有提前检查制度，没有准备好的会议必须取消。会议召集人必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了才开始思考。
2、会议必有主题
开会必须要有明确的会议目的，尤其是在为会议准备的上，必须把会议主题写的清楚明了。&没有主题和流程的会议，就好比请大家来喝茶聊天，浪费大家的时间。会议的主题，也要提前通知与会人员。
3、会议必有纪律
你每天参加的会当中，多少个不是准时开始的？会议召集人要在会前与大家沟通会议纪律：迟到要处罚，不遵守会议流程要提醒，发言带情绪要提醒，开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，在会上发脾气和攻击他人要处罚。
4、会议必有议程
会前要明确会议议程，由会议召集人书面发给所有与会的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，并有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。
5、会议必有结果
开会的目的是解决问题，所以每个人都要积极的参与会议，会议召集人有权打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在小时之内，太长的时间会让大家疲累，精神分散。会议召集人还要时刻提醒与会者剩余的时间。会议的决议必须记录下来，并当场宣读确认。没有确认的结论，可以另外再讨论；达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。
6、开会必有训练
开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果。只要掌握一些开会的艺术和技巧，就能化险为夷，例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中要做到以事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人。赞同他人的意见要公开称赞，反对意见要注意措词，不能伤害别人的自尊。
特别有领导参加会议时要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主模式，开放心胸，倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人。如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。
7、开会必须守时
准时开始、准时结束，实际上就是尊重别人的时间。而且每个议题需要有大致的时间限制，不能讨论过久；如不能得出结论，可暂时放下避免影响其他议题。如果必须在一个议题上达成结论，请提前通知与会人员，使他们有思想准备。
8、开会必有记录
一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如果完成决议需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。
9、散会必有事后追踪
记住&散会不追踪，开会一场空&。加强稽核检查：会议每项决议都要有跟踪、如有发现有问题便适时调整，确保各项会议决议都能完成。
10、最后请记住三个简单公式
★开会不落实
★安排工作不追踪
★追踪不落实的事追究不落实的人落实
原文摘自有位网：/guangzhou/news/ruherangkai_52.html
会务百科:关于茶话会的组织
首先要明白什么是茶话会，字面上的意思也就充分说明了，也就是饮茶谈话之会，是由茶宴和茶会演变而来，当下，茶话会在各行业中十分盛行，各种各样的茶话会让人耳目一新。小的如结婚典礼，迎宾送友、同学会、学术探讨、文艺座谈，大的可以蔓延到国家大事、庆典活动、招待使节等等多数都采用茶话会的形式，那么关于茶话会的的组织，在一般情况下，商界所召开的茶话会，其主题可大致分为如下三类：
1、以联谊为主题。以联谊为主题的茶话会，是平日所见最多的茶话会。它的主题，是为了联络主办单位同应邀参会的的社会各界人士的友谊。在这类茶话会上，一般来讲说的最多的是叙旧与答谢，往往可以增加相互之间的进一步了解，密切彼此之间的关系。除此之外，他还为社会各界参会人士提供了一个扩大社交圈的良好契机。
2、以娱乐为主题。茶话会上安排了一些文娱节目与文娱活动，并以此作为茶话会的主要内容。这一主题的茶话会，主要是为了活跃现场的局面，增加热烈而喜庆的气氛，调动参会人员的积极性。
3、以专题为主题。所谓以专题为主题的茶话会，是指在某一特定的时刻，或为了某一些专门的性的问题而召开的的茶话会。它的主要内容，是主办单位就某一专门问题收集反映，听取某些专业人士的见解，或者是同某些与本单位存在特定关系的人士进行对话。召开此类茶话会时，尽管主题既定，仍需倡导与参会人员热情交谈。为了促使会议进行的轻松而活跃，有些时候，茶话会的专题允许宽泛一些。
原文摘自有位网：/guangzhou/news/guanyuchahua_21.html&
会务百科:会议中如何合理安排领导座次
如果你负责会议接待工作，那就经常遇到会议时领导座次问题。如何合理安排领导座次？
一、会议主席台座次&
主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，号领导在号领导左手位置，号领导在号领导右手位置；
领导为偶数时，、号领导同时居中，
2号领导依次在号领导左手位置，
3号领导依次在号领导右手位置。可参见中共中央政治局常委在十六届四中全会的座次排列图：
图片说明：&因为当时胡锦涛任总书记，排名为一，江泽民做为老领导，排名为二。&
二、宴席座次&
&宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，号客人在主陪的右手，号客人在主陪的左手，号客人在副主陪的右手，号客人在副主陪的左手，其他可以随意。
(一、设两个主陪式&
&&按普通的宴席来讲，一般主陪在面对房门的上方中间位置，副主陪在主陪的对面，号客人在主陪的右手，号客人在主陪的左手，号客人在副主陪的右手，号客人在副主陪的左手，其他可以随意。&
(二、设一个主陪式&
&&这种方式适合客人较少且主宾比较突出的情况下适用。&
(三、长条桌型式&
三、仪式的座次&
签字双方主人在左边，客人在主人的右边。
四、乘车的座次&
小轿车号座位在司机的右后边，号座位在司机的正后边，号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，号座位在临窗的位置。&
如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排客人。&
主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座，&或让友人夫妇都坐前座。&
主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。&
旅行车接送客人：旅行车以司机座后第一排&即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。&&
五、合影座次&
安排与主席台安排相同。
原文摘自有位网：/guangzhou/news/huiyizhongru_11.html
会务百科: 参会者如何选对自己有利的座位
通常情况下，人们一旦走进餐厅、音乐厅、戏院或球场，都会刻意地选择最有利的位置。但奇怪的是，当人们走进教室或，却往往会选择极其不利的位置。在教室内，人们尽量坐在远离讲台的位置，以便置身于教师的视野之外。在会议室内，人们多半选择令主持人及其他与会者忽视他们存在的死角地带。
那么，为什么会出现这种情况，会那样不重视内的座位呢？理由大概有二：第一，参与会议的人多半不了解会议对他们的事业到底有多重要；第二，他们认为置身在不显眼之处较为安全，也较为舒服。这是严重的错误。会议是说服他人接受你的意见的一种场合，也是让你获取成功的一个途径。因此，会议室内如何选对自己有利的座位，下列的几个原则，可供与会人员参考采用：
&①切忌选择令人忽视你的存在的位置。你应选择容易令人特别是令主持人看得见你的地方，只有令人看得见才能引人注意，能引人注意才能受人认知，能受人认知，才能发挥影响力。假如会议桌是长方形的，则最好是坐在面对主持人的会议桌的另一端，或坐在接近主持人的左右两边，以便增加跟主持人沟通的机会。倘若会议桌是带有双翼的长方形桌子，而持人坐在长方形一边的中央，则应选择双翼末端的位置，在这样的位置可以通过桌面与主持人交谈，而不必通过其他与会者的头部与主持人谈。倘若会议桌是方形的或圆形的，则应坐在面对主持人的位置。
&②平常多观察主持人在会议中的举动。假如主持人有咨询邻座者意的习惯，则要争取这个可以扮演&顾问&的角色的位置，以增加对主持的影响力。
③在任何会议场合，你的顶头上司若坐在你跟主持人之间的位置，对你是极端不利的，因为主持人如果朝你这方向发问，你的顶头上司势抢走你答复的机会。你应调整位置，最好是坐在你的顶头上司的对面，一来主持人与你对话的机会不会被你的顶头上司所垄断；二来，你在头上司发言之后再为他作补充时，不但全场的视线集中于你，而且你可与顶头上司一唱一和地增加对其他与会者的影响力。
④倘若会议桌上摆置投影机、放映机等视听器材，则不要坐在此等材之后，以免令自己的位置被贬低到此等器材之下。
⑤倘若想在中选择有利的位置，则切记：不能迟到。
⑥不论如何选择有利的位置，有一点必须随时留心：千万别坐在主持人的位置上。
原文摘自有位网：/guangzhou/news/canhuizheru_38.html
会议邀请函&是指邀请特定单位或人士参加会议，具有礼仪和告知双重作用的会议文书。这个时候需要我们用会议邀请函去邀请客户。&
一、会议邀请函的含义&
会议邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议，具有礼仪和告知双重作用的会议文书。&
邀请函用于会议活动时，与会议通知的不同之处在于：邀请函主要用于横向性的会议活动，发送对象是不受本机关职权所制约的单位和个人，也不属于本组织的成员，一般不具有法定的与会权利或义务，是否参加会议由对象自行决定。举行学术研讨会、咨询论证会、技术鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会产等，以发邀请函为宜。而会议通知则用于具有纵向关系（即主办方与参会者存在隶属关系或工作上的管理关系）性质的会议，或者与会者本身具有参会的法定权利和义务的会议，如人民代表大会、董事会议等。对于这些会议的对象来说，参加会议是一种责任，因此只能发会议通知，不能用邀请函。学术性团体举行年会或专题研讨会时，要区别成员与非成员。对于团体成员应当发会议通知，而邀请非团体成员参加则应当用邀请函。&
二、会议邀请函的基本内容&
会议邀请函的基本内容与会议通知一致，包括、目的和名称；主办单位和组织机构；；参加对象；会议的时间和、联络方式以及其他需要说明的事项。内容根据实际情况填写。
三、会议邀请函的结构与写法&
1．标题。&
由会议名称和&邀请函&组成，一般可不写主办机关名称和&关于举办&的字样，比如：《中国素材网论坛邀请函》。&邀请函&三字是完整的文种名称，与公文中的&函&是两种不同的文种，因此不宜拆开写成&关于邀请出席&&会议的函&
2．称呼。&
邀请函的邀请对象一般有三种：&
(1)发送到单位的邀请函，单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜统称，以示礼貌和尊重。&
(2)邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前面加上&尊敬的&敬语词，后缀&先生&、&女士&、&同志&等。&
(3)网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以&敬启者&统称。&
正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办会议的背景和目的，用&特邀请您出席（列席）&照应称呼，再用过渡句转入下文；主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项；最后写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写&此致&，再换行顶格写&敬礼&，亦可省略。&
因邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称并盖章。&
5．邀请时间
写明具体的年、月、日。比如：5年月1日&
原文摘自有位网：/guangzhou/news/huiyiyaoqing_11.html
会务百科:企业客户联谊会的一般流程及注意事项
一、&企业客户联谊会的一般流程：一般是按照如下步骤进行的：
　　．开场白及企业、产品介绍约需时分钟
　　．专家讲座约需时分钟
　　．中间休息约分钟
　　．用户发言约分钟
　　．文艺表演及游戏约分钟
　　．有奖问答约分钟
　　．中间休息约分钟
　　．幸运抽奖约分钟
二、&在企业客户联谊会各环节中须注意的事项及技巧
　　内容准备：对活动流程心中有数，必要时准备文字材料。安排文艺表演节目单，了解必须采访的重点客户资料。
　　物品准备：横幅、展板、抽奖箱抽奖券、无线话筒调试、投影仪、影碟机、碟片、游戏道具等。
　　人员准备：签到、发券人员，售货人员，微循环检测人员，客户服务人员等。注意：指定一人负责与主持人协调，如拿游戏道具、奖品、抽奖箱等。
原文摘自有位网：/guangzhou/news/qiyekehu_12.html
会务百科:企业客户联谊会的一般流程及注意事项
一、&企业客户联谊会的一般流程：一般是按照如下步骤进行的：
　　．开场白及企业、产品介绍约需时分钟
　　．专家讲座约需时分钟
　　．中间休息约分钟
　　．用户发言约分钟
　　．文艺表演及游戏约分钟
　　．有奖问答约分钟
　　．中间休息约分钟
　　．幸运抽奖约分钟
二、&在企业客户联谊会各环节中须注意的事项及技巧
　　内容准备：对活动流程心中有数，必要时准备文字材料。安排文艺表演节目单，了解必须采访的重点客户资料。
　　物品准备：横幅、展板、抽奖箱抽奖券、无线话筒调试、投影仪、影碟机、碟片、游戏道具等。
　　人员准备：签到、发券人员，售货人员，微循环检测人员，客户服务人员等。注意：指定一人负责与主持人协调，如拿游戏道具、奖品、抽奖箱等。
原文摘自有位网：/guangzhou/news/qiyekehu_12.html
会务百科:会议的茶点和中场休息如何设计和安排？
茶点，虽然看起来只是会议中的一小部分，和整个会议比起来更微不足道，但是，如果安排合理、点心处理得当，它完全可以成为整个会议的亮点。
安排包含两个要素：
通常在一天会议开始前会安排供应一些点心，但是如果与会者是刚用完早餐，这个项目就可以省去。他们已经喝饱吃饱，不需要再进食。
一天中可以安排两次茶点时间：
1、一次在早餐与午餐之间
2、一次在午餐与晚餐之间
地点的选择取决于与会者的数量。可能需要安排几个地点作为小憩的场所。也就是说，休憩地点不一定集中于某一个场所。
如果会议的目的之一是加强与会者之间的沟通，扩大他们的交际圈，那么就要设计一个中心休憩区，周围连带几个小的休憩点，这样，所有的与会者都会在休息时间集中到这一区域，增加了攀谈和交流的机会。
如果会议的主要目标不是扩大人际交往，或者休息的时间非常短，只有分钟，与会者又众多，那么把小憩的地点选在分旁可能是个很好的选择。
场所内要有路标指示并安排有服务员引导与会人员至最近的休息室。虽然你可能为与会者挑选了最上乘的饮料和点心，但是，如果他们无法找到休憩点或直到下一个会议开始时才找到的话，那你之前所有的努力都将是白费力气。
原文摘自有位网：/guangzhou/news/huiyidecha_54.html
会务百科:白云区度假会议两不误的会议酒店推荐
拥有超过平米的宴会，设有中餐厅、西餐厅、私房菜公馆、大堂吧、行政酒廊、红酒屋、花园茶吧等不同风味的餐厅。会议及宴会设施先进完善，适合多功能的用途，可容纳人的会议及宴会。酒店前接广东外语外贸大学，背连白云山国家级风景名胜区，地处生态景区怀抱，令宾客尽情享受大自然怀抱中舒适和安逸；还设有大型露天山泉水游泳池、健身中心、网球场等丰富的康乐休闲设施。
位于金沙洲新兴的高档人居社区中心独享公里珠江水岸自然美景，拥有平米的宴会会议空间，间大小不同的多功能厅，包括一间平米的大宴会厅和一间有八国同声传译米高的圆形穹顶圆形会议室。酒店环抱公里珠江上游珍稀江岸。数十处自然人文景观，东方苏派的品茗亭，西方罗马式的钟楼，余米的沿江走廊。酒店脚下五大内湖包含五种不同的水景景观风格，将水之美演绎到了极限。周围的欧式园林更透露出庄园般的优雅与高贵，把灵动的水镶嵌于静谧的园林之中，让您忘却城市的喧嚣，置身于室外乐园之中。
地处广州素有&都市绿洲&美誉的南湖湖畔，酒店引&生态、人文&理念，邻湖而筑，纵览南湖六十万平方米丽水林岸写意美景，是集旅游度假、商务会议场地、休闲娱乐于一体的度假精品酒店。酒店拥有至尊风景客房、个餐位的湖景西餐厅、约个餐位的中餐厅、至人的、游泳池、、沐足桑拿、乒乓球场、网球场、桌球室、棋牌室、烧烤场、射击场、休闲钓鱼区等。
有多平米的会议宴会场地，容纳人的国际会展中心，拥有八国语言的同步传译系统、视像传输、图文显示、信息处理系统，被称为中国南方的&日内瓦&，是国内外各种大型会议的首选地。聚贤殿是最大的宴会厅平米，层高米，可容纳人同时就餐；另有大小十多间不同类型的会议厅；鸣泉居以&都市桃源&而闻名遐迩。不仅可以湖畔环游、泛舟垂钓、临池歌舞，建筑尽显欧陆风情、王者风范。不仅北有尊贵典雅的&碧波&楼群，南有恢宏富丽的元首楼宇、&倚松&殿堂，还有西班牙式别墅群落，各类高级商务套房、客房、风格迥异。
拥有宴会，多个大小各异的多功能厅，包括一个近千平米的国际宴会厅（年重新装修配备），层高米，固定大舞台，可容纳人的宴会会议；酒店按照园林建在酒店内，鸟语花香在其中的生态园林建筑理念，采用开放式的宽敞走廊设计，将白云山、南湖的美景，清新的空气、阳光、晚霞以及亚热带雨林的各式植物融为一体，为您呈现出一幅绝色山水、天人合一的美妙风景。酒店服务迅捷，安全舒适，各种设施设备一应俱全，是您休闲度假、观光旅游、商务洽谈、举行会议的首选之地。下榻颐和大酒店，湖光山色，令您醉心于山水之际，更能亲身体验颐和文化独特的文化内涵，充分享受到室外桃园般的幽情雅趣。&
这些酒店无论休闲度假还是企业会议宴会都是首选会场，如果想要了解更多会议场地方面的资讯可以拨打我们的热线电话：
原文摘自有位网：/guangzhou/news/baiyunqudu_43.html
会务百科:培训会议场地选择和布置中容易被忽略的几个问题
培训会是每个企业必不可少的常规会议，是让企业员工了解品牌和产品的有效途径，同样也是厂家与各代理商主抓的关键工作之一。
培训的环境决定了学员是否能够全身心的投入培训，培训场地的布局原则是最大限度的舒适和参与。学员的座位以保证目光自然交流通畅为宜，不要太拥挤，但也不要让他们坐得过于疏远。
在会议场地的选择和布置中，有一些问题经常会被我们忽略，在这里我们来一起分享一下：
课桌好还是圆桌好？
我们在选择的时候，经常会遇到：有的桌椅摆放是圆桌，有的是课桌，到底该选择哪一种好哪？&其实，关键要看参会人员的人数。一般来说，圆桌适合在人数少时使用，如果多于人，就一定要选择课桌，以便节约更多的空间。
课桌的摆放方式又分很多种，按不同的情况和需求，可以摆放出不同的形状以适合培训的需要。下面是一些典型的教室房间布置，供大家参考。
培训场地布置方法
　传统排行（教室型）
适合大型、传统型的培训；
培训环境封闭，不利于培训师和学员沟通
&&&&&长排方型
适合以中型组织为单位的培训
培训环境较为封闭
学员可以彼此观察，适合游戏等开放的培训方案
不利于培训师和学员沟通
&&&&开放的长方形
适合研讨、游戏等半开放的培训方案；利于培训师和学员沟通
没有明显的缺点
&&&&&Ｕ型桌椅排列
适合研讨、游戏等开放的培训方案；利于培训师和学员沟通
没有明显的缺点
　Ｕ型椅子排列
适合研讨、游戏等开放的培训方案；利于培训师和学员沟通
不利于培训内容的记录
&&&&多圆桌型
适合以小型组织为单位的培训
不利于培训师和学员沟通
要不要给讲课的培训师准备个椅子？
&讲课很累，大家都坐着听，当然也让培训师坐着讲。&很多同事都会这么想，所以在很多，也会看到为培训师准备了椅子。但是，培训师要坐着讲吗？培训师到底是该坐着讲还是站着讲哪？一般来说，如果是人比较少的情况下（不足50人）可以围坐在一起进行授课，会显得亲切和平易近人，如果人数在50人以上，站立授课一定要比坐着授课效果好。
想想，如果是一百、两百人的现场，培训师不是站在最前面而是坐着，那一定会被淹没在人群中，上了两百左右的就更加如此了。科学家调查指出，人们接受外界信息的来源依靠视觉，依靠听觉，依靠嗅觉，依靠触觉，依靠味觉，所以讲课时学员坐着培训师站着，会有利于大家通过视觉来接受外界的信息，也就能更好地记住培训师所讲授的内容。
授课时培训师应该站在哪里？
大家也许会觉得，这个问题怪怪的，当然是要站在最前面了。恭喜你！回答对了！但是我也去过一些培训会议场地，前面的位置很窄，投影可以投到前面的墙上，但培训师要站在后面的空位上。如此座位安排，学员应该面朝哪里？是看投影还是看培训师？这真是个让人头痛的问题，相信你也会感到困惑。所以，朋友们，千万不要如此安排场地，辛苦一下，让投影也在前面，培训师也站在前面，所有学员都向前看，既能看到培训师，也能看到投影的内容，这样，授课的效果会更好。
台式的话筒行不行？&
通常情况下，话筒是保证学员清晰听课的必需品。如果是十几、二十人的会场，我们正常发出的声音学员能够听清楚，在条件不允许的情况下可以没有话筒；但中、大型的就一定要有话筒的扩音才能保证学员的收听。
台式的话筒一般用于会议或研讨，大家都围座在圆桌旁，以方便参会成员发言使用；或者，台式话筒会放在讲台上，用于发言人的扩音。前面我们讲过了，学员在超过50人的情况下培训师一定要站立授课；在培训过程中，培训师也不会固定站在一个地方不走动；而且，很多场地没有摆放讲台，所以，台式的话筒对于培训会的现场来说，很不适合。
所以，快准备好无线的话筒吧，提前做好调试，音量适中、回响不要太大、效果不要太尖也不要太低沉就可以了，最好准备个话筒交替使用，还有，别忘记多备几块电池也应不时之需！
要不要准备音箱？
首先说明一点，这个音箱是能够把电脑里的声音外放出来的音箱，不是话筒扩音的音箱，就像我们平时听歌一样。那么，这个音箱干什么用？要不要准备？
一场效果好的培训会是需要有音乐的渲染和辅助的，比如说：开场的时候播放一段激昂的音乐会使学员的注意力很快的集中；休息时播放些舒缓的曲目可以帮助大家放松神经；一段舞蹈或手语操会改变现场的沉闷；或某些课程授课时需要播放一些视频短片&&这些都需要有外放声音的支持。
所以，如果是一场比较简单而且时间安排非常紧凑的培训完全可以不必准备音箱，如果时间相对富裕，可以穿插些轻松的内容，并且希望现场有更好的气氛，建议大家准备和使用。如果能另外安排一部电脑和人员在现场按不同的需求播放音乐，效果会更好。
在培训开始之前，还要检查设备状况、躁音、室温、照明等方面，特别是投影、麦克、音响这几个重要的设备。即使学员不一定会写很多字，桌子上也要有足够的空间来放置纸或本子、还有水杯等其他东西。把所有的设备、资料和辅助工具顺序排放，以便能迅速取用，必免时间的浪费。
原文摘自有位网：/guangzhou/news/peixunhuiyi_54.html
会务百科:选择新闻发布会场地的时候应注意什么？
◆新闻发布会场地可以选择户外（事件发生的现场，便于摄影记者拍照），也可以选择在室内。根据发布会规模的大小，室内发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择。酒店有不同的星级，从企业形象的角度来说，重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。为了体现权威性，可在权威场所举行（由于审核程序繁琐，企业可委托专业全程策划筹办）。
◆酒店有不同的风格，不同的定位，选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。还要考虑地点的交通便利与易于寻找。包括离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便等。
◆发布方在寻找新闻发布会的场所时，还必须考虑以下的问题：
会议厅容纳人数、主席台的大小、投影设备、电源、布景、胸部麦克风、远程麦克风、相关服务如何、住宿、酒品、食物、饮料的提供、价钱是否合理、有没有空间的浪费等。
◆背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业为基准。酒店是否会代为安排。
◆酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等。酒店是否允许布置。当地市容主管部门是否有规定限制等。
原文摘自有位网：/guangzhou/news/xuanzexinwen_56.html
Duang duang duang 开年春茗会场地推荐
Duang一眨眼春节假期过去啦，这星期是第一个上班周，每个人都中了假期综合征的病毒还没过免疫期，这时候想想有些公司把年会放到春节后也挺不错的，加上现在个个都没心情上班人也比较放松，筹办春茗会（开年的年会叫春茗会）反倒会轻松周全些，不像在年底那会忙这忙那的紧张得很多东西都顾不上也匆忙。那要如何选这些场地呢小编给大家推荐几个选择：
1、高品质，上档次
虽算不上最豪华但是酒店却既注重服务品质和服务质量。
广州正佳广场万豪酒店有将近平米的会议场地，万豪酒店大宴会厅位于酒店三楼，面积平米，层高米，可以同时容纳人的酒会，酒店会议宴会设施齐全，厅内舞台可根据需求灵活设计，灯控系统，视听设备；四间美食餐厅及酒廊为您精心奉上各式精美粤菜、西式自助餐和清新鸡尾酒；酒店内设&间时尚客房和&间豪华套房，辅之以&小时健身中心、室内温水泳池、提供全面服务的水疗中心。除此之外还有、、等。
2、性价比高，实惠
卡丽酒店虽是挂牌五星酒店，但是整体消费还是比较实惠性价比也高。
是集商务、会议、休闲、娱乐等配套服务的高档休闲商务型酒店。坐落于广州白云区，背靠苍翠欲滴的白云山，面临碧波幽静的麓湖，地理位置优越。各项设施设备先进豪华、舒适写意。拥有各种类型的客、套房，及数间多功能会议厅、平米无柱式大宴会厅，适合各种大小类型的会议、宴会、展览等活动的举办。另有中、西餐厅、酒吧、、等配套娱乐、康体设施完善。除此外还有、、等。
3、静谧休闲，极致享受
蝴蝶谷酒店位于素有桃花之乡的南国桃园里，由十多个海拔百米左右的山丘和大小不等的十余个山塘、水库所组成，绿色植被覆盖率达以上，每年在月是桃花盛开的时期。
是别墅型度假酒店，酒店拥有会议宴会空间超过2500平米，最大的音乐厅有1050平米，层高7.8米，可容纳近千人的会议宴会，固定大舞台可满足您所有的表演需求，适合企业年会，招商会，订货会。除此外还有、等。
&原文摘自有位网/guangzhou/news/Duan_41.html
会务百科:会议酒店与会议效果
理想的会议效果，是所有者追求的目标。会议组织机构举办会议都会有资金、人员等方面的支持，并设立一定的目标，如参会的目标群体人数、盈利数额、某种宣传效果等。会议组织者追求的目标，就是在一定的条件下或一定的预算范围内，设法使会议的效果最佳化。
影响会议效果的因素是多方面的，首先是会议组织者自身的因素，包括会议管理状况、专业能力、资金预算、办会经验等；其次是合作方的情况，包括会议公司、、会议服务机构等。对一般的会议组织者来说，要办好一个会议，除了自身的因素之外，最主要的就是要看包括在内的的表现了。毕竟，会议预算的很大一部分，都花在了酒店里。从这个意义上讲，会议效果的好坏，确实与酒店的方方面面密不可分。
当然，酒店会因为星级等不同，而在会议设施、会议管理与服务等方面显示出一定的差异，会议组织者也会因为所支付费用的高低，而获得档次各异的会议设施和服务。关于这一点，好像没有很多人持有异议。但所有接待会议的酒店所面临的共同问题是，要想留住客户，要想在激烈的市场竞争中占据自己应有的份额，并使酒店的业务持续不断地向前发展，那就必须在某些时候站到会议组织者的立场上来，与他们一起努力，帮他们解决他们最关心的问题：在会议预算控制的范围内获得最佳的会议效果。
这是一场双赢的游戏。
至少可以在以下几个方面对会议效果产生积极的影响：
1.&良好的管理与优质的服务可以帮助减轻会议组织人员的压力和工作强度，同时还不够提高参会者的满意率；
2.&恰到好处的、创新性的解决方案，可以让会议组织方觉得物超所值；
3.&先进的技术配置可以提高会议的效率和档次。
从者的角度来看，酒店的会议服务分为两类，一是酒店里的吃、住、娱（休闲、娱乐、健身等）等所有客人都享有的服务；二是酒店为会议组织者和会议团队所提供的专业服务。两者都很重要，但后者则更需要加强和提高。
原文摘自有位网：/guangzhou/news/huiyijiudian_46.html
会务百科:这些会议成本误区你是否考虑过？
会议作为人们相互交流的工具和手段，是任何单位都不能缺少的。很多会议都要到外面去开，都要使用各种社会资源，这其中除了花费大量的时间成本之外，直接的开销也是很大的。据了解，一个年销售额达数百亿元的大型企业，每年在会议相关方面的开支就超过一亿元。如何提高会议效率，降低会议开支，成了企事业单位、社团组织等会议组织机构关心的一个重要问题。
从多年的观察和了解来看，我们国家的大多数单位对管理存在着不少误区，而这些误区又从根本上影响着会议的管理与决策。因此，弄清楚影响会议成本的一些关键因素，尽快从这些误区中走出来，是提高会议效率、降低会议成本的第一步。
首先，只重视单个会议的成本，忽略了会议整体规划与管理。我们国家企事业单位内部很少设有类似于西方国家的&会议管理&这样的机构，也谈不上对会议进行科学规划和统一协调。发达国家企业及社团组织会议管理的实践证明，对会议进行集中管理是提升会议效率、降低会议成本的有效途径。我们不少办会单位的领导只简单地要求组会人员想办法降低会议成本，很少从战略角度思考会议管理问题。
其次，只重视会议的直接成本，忽略了会议效果与成本之间的必然联系。会议，作为实现某种目的工具和手段，其追求的目标是综合的效果，而不是简单的直接开支的降低；
其三，只重视会议的中后期运作，忽略了会议的前期策划和深入的讨论分析。由于会议组织机构对的流程了解不够或者说重视不够，没有对会议相关的社会资源进行有效的挖掘和整合，致使会议的创新性不足，吸引力不强，虽花费了大量的精力和开支，但效果还是打了折扣。比如，在组织会议时，我们对于会议的基本要素中的和会议场所的选择、会议附加活动的策划和运用等，就挖掘的不够深入。美国会议专业机构的调查表明，会议地点与场所的选择以及，已经超过会议的内容，成了人们决定是否参加某个会议时首先考虑的两个问题。
最后，有些单位负责人认为，会议方面的事儿很简单，设专人或成立专门部门没有必要。这明显是一个误区。由于没有专人负责与管理，各单位在的严密性与创新性、社会资源的合理运用、会议成本细节的把握、专业通道的建立等方面，都做得不够到位，而这些因素又从根本上影响着会议成本。资料显示，美国一些大型企业在引进会议统一管理机制后，会议成本通常能够降低。我们国家的企业如果也这么做了，一年下来能节省多少开支并不难想象。
从以上的分析可以看出，制约会议成本的因素是多方面的，如果与此相关的一些关键问题得不到解决，在表面上下再大的功夫，会议成本的困惑恐怕也很难真正消除。
原文摘自有位网
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