人事档案整改报告 3 篇 【篇一】人事档案整改报告

在省、市、组织部的关心指导下，在局领导的高度重视下，经过干部人事档案管理人员的辛苦工作，我县教育系统干部人事档案目标管理工作取得了良好的成绩，10 月 12 日顺利通过了贵州组织部人事档案达标验收组一级达标验收，得到组织部的充分肯定和高度评价。但是，组织部在肯定成绩的同时也指出了问题，我县教育系统干部人事档案目标管理工作与组织部的要求还有差距，对此，10月 18 日局务会议针对干部人事档案目标管理达标升级整改工作进行了专门研究布置，现依据组织部达标验收组的反馈意见，结合局务会议精神拟订我县教育系统干部人事档案工作目标管理整改实施方案如下：

一、突出重点，进一步加强干部人档案审核整改工作

档案内容的审核整改工作，是加强档案内容建设的主要形式，既是解决以往干部人事档案工作中存在的问题，也是进一步对今后干部人事档案工作的规范；既是对以往干部人事档案工作质量的一种检验，也是做好今后干部人事档案工作的重要保证；既是管档单位的一项重要职责，也是对广大干部负责的具体体现。为加强干部人事档案管理，加快干部人事档案工作信息化建设，更好地为干部工作提供优质服务，顺利通过组织部的复查，中央组织部门的抽查，本次档案审核整改工作着重从以下几个方面进行：

（一）查缺补漏，确保档案内容齐全完备

把干部人事档案材料缺漏放在审核整改工作的重要位置，要严格按照《干部人事档案收集归档规定》及组织部干部人事档案达标验收组的反馈意见，认真审查每一卷档案，查出所缺材料，认真收集应归档材料，充实完善档案内容，把体现干部人事制度改革成果，反映干部德、能、勤、绩、廉等情况的材料（如年度考核、职称评聘、任免表等），及时收集归档，切实做到应收尽收，提升干部人事档案的利用价值。

（二）严格鉴别，确保档案信息准确真实

要按照《干部档案工作条例》和《干部档案材料收集归档规定》，认真甄别材料的真伪，判定材料的保存价值。属于归档的材料应真实完整，文字清楚，对

象明确，手续完备，信息准确。不属于归档的材料范围的材料，经过鉴别后，从档案中撒出，及时退回或严格按照程序销毁。对姓名中出现的同音字进行说明，对民族、出生年月、参加工作时间不一致而漏认定的案卷实事求是地进行认定。完善《干部履历表》、《工资表》等表格中各项内容的填写，确保干部人事档案内容能够真实地、全面地、准确地反映出干部工作历史的真实情况。

（三）规范整理，确保档案案卷整齐规范

1、合理加工在职档案。要按照《干部档案整理工作细则》对收集材料错装材料进行分类、排序、编目、技术加工，做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理，使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。

2、规范退休、死亡、离职、开除档案。将退休、死亡、离职、开除档案装订成册，装入档案盒，分单位上架保存。

二、规范管理，进一步加强干部档案日常利用工作

干部人事档案是干部成长轨迹的真实记录，它记载了干部成长、进步的过程，是组织人事部门考察、使用干部，培养、发与人才的重要依据材料。管理好干部人事档案，随时提供利用，是每一个档案工作人员应尽的职责，人事档案室要从以下几个方面做好干部人事档案日常利用工作：

（一）做好日常管理工作。做好干部人事档案的日常查（借）阅、档案接收转递、材料整理鉴别、档案保管保护工作。在收集工作中认真鉴别，严防涂改撤换；在保管工作中注意保密，严防失密泄密；在保护工作中防微杜渐，消除安全隐患。

（二）加强制度建设。利用制度对管理进行监督，努力做到有章可循，有章必循，建立干部人事档案管理部门与档案材料形成部门之间的联系网络，及时收集新的档案材料。在材料的收集、鉴别、转递等方面，进一步建立完善责任制度，加大移交档案和归档材料的审核鉴别力度，把好干部人事档案材料入口关，确保档案材料完整真实，切实解决好形成干部人事档案材料不认真、不规范，送交档案材料不及时、不完整等影响干部人事档案工作质量的问题。

（三）要增强纪律观念，坚持原则。做到材料不符合要求不归档，查阅不符合规定不提供，不自带档案，不管理自己和亲属档案，坚持公道正派，敢于抵制

不正之风，增强政治意识，明确工作重点，找准服务方向。

（四）充分利用干部人事档案。干部选拔要充分发挥干部人事档案作用。所以，要认真做好干部任前档案审核，实事求是地对干部“三龄一历”等基本信息进行确认，要把干部人事档案作为开展干部监督工作的有力武器，善于利用干部人事档案信息加强干部选拔任用工作的监督，要善于识别伪造的档案材料和假档案，为选拔用人把好关，防止“带病上岗”和“带病提拔”。

三、安装监控，进一步加强干部档案保护保密工作

干部人事档案的保护保密工作是档案管理工作的重要组成部分，是做好干部人事档案工作的有力保障，是做好服务工作的前提条件，是提供准确信息的重要保障。为了做好干部人事档案的保护保管工作，我局将进一步做好八防（防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物）工作，安装监控设备，加强干部人事档案管理人员与干部人事档案整理人员的保密意识，确保干部人事档案安全，做到不丢档，不泄密。

四、严格要求，保证干部人事档案案卷的整改质量

各单位要按照教育局的统一安排部署，落实责任，强化措施，精心组织，周密部署，扎实抓好整改工作，确保干部人事档案整改任务落到实处。

（一）加强领导，强化措施。加强组织领导，结合实际制订整改方案，落实整改责任，保障经费投入，强化整改措施。主要领导与分管领导要亲自抓，亲自过问，协调解决好整改中的具体问题，确保整改工作顺利进行。

（二）加强宣传，提高意识。充分利用局务会议、培训会议等多种形式，加大宣传教育力度，提高涉档人员的思想意识，提高干部人事档案整改质量。

（三）明确分工，落实责任。拟出目标责任状，层层签订（教育局局长与档案室人员签订，档案室人员与各单位抽出的档人员签订），确保干部人事档案整改工作落实到位。

（四）突出重点，全面整改。各有关单位要按照整改方案，突出重点，全面整改，认真核查，坚决消除干部人事档案中存在的各种问题。

【篇二】人事档案整改报告

根据省局《关于开展干部人事档案审核工作检查的通知》（*****号）要求，

我局对开展好干部人事档案审核自查工作高度重视，精心组织，周密安排，明确工作职责，认真制定实施方案，按照既定时间要求和干部人事档案管理规定，及时组织开展档案审核自查工作。现将有关情况报告如下：

一、严格规范管理，充分发挥干部人事档案重要作用

我市**系统现有在编在职职工***人，离退休人员***人。近年来，我局坚持以干部人事档案管理规定为指导，以实现档案管理的规范化、标准化和科学化为目标，把提高干部人事档案管理水平作为干部工作的基础性工作，在不断提高干部人事档案管理水平的基础上，认真查找档案管理工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，不断提高档案管理的规范化水平。注重加强平时管理工作，认真把好材料收交关、审核关，健全材料转递转送制度，全力做好干部人事档案的整理审核、归档利用工作。加快档案室基础设施建设，配备了空调机、温湿计、灭火器等必要的办公设备，保证了档案室的防火、防盗、防虫、防潮等防范措施，保证了档案安全。注重发挥干部档案在干部使用中的作用，在酝酿提拔干部过程中，对照《干部任用条例》对干部基本信息进行检查核对，确保用人、识人的准确性。

二、认真审核自查，按质按时顺利开展人事档案整理工作

（一）加强学习，进一步提高档案管理业务水平

干部人事档案是干部成长经历的真实反映，是做好干部工作的重要基础和依据。为做好此次干部人事档案审核自查工作，进一步加强对干部人事档案管理规定和省局通知精神的学习，不断提高对人事档案工作重要性的认识，充分认识到档案工作在为干部工作服务、为班子建设服务和为领导决策服务中所发挥的重要作用，为优质高效地做好档案审核工作提供了思想保证。在档案审核过程中，主要做到以下几点：一是明确责任和要求。在档案审核工作开始之初，及时组织档案管理人员学习中组部、组织部和省局关于干部人事档案审核的标准、程序和要求。同时，按照干部人事档案审核的工作程序和要求，将档案审核工作细化为审核、装裱、录入、装档、材料收缴五个步骤，明确各步骤工作任务和工作责任。二是重点明确。在全面整理每一卷档案的基础上，把干部“三龄一历”核定作为干部人事档案审核工作的重点，逐项审核清查，做到全面收集材料、仔细鉴别材料、规范整理材料，认定干部的“三龄一历”时间清楚，事实准确，说服力强。三是目的明确。把档案工作的准确、真实作为干部人事档案工作的最终目的，逐

人逐项审核确定，力求材料的真实性和准确性。同时，从严格工作程序着手，每卷档案材料都注重从前后印证中审核信息，确保审核工作的质量。

（二）采取多项措施，确保自查工作顺利有效进行

为切实加强干部人事档案审核工作的组织领导，确保干部人事档案审核工作顺利进行，我局把干部人事档案自查工作摆上重要议事日程，在领导力量、工作力量上予以倾斜，一是工作力量到位。针对此次干部人事档案审核工作时间紧、任务重、要求高的实际，在系统内抽调了 2 名政治素质好、工作责任心强，有一定档案工作经验的党员干部，与现有人事档案管理人员组成档案整理审核工作组，开展档案审核工作。二是经费保障到位。根据档案审核的需要，我局拔出专用资金，添置了办公桌椅等设备，以及整理、装订档案所需的裁纸刀、档案盒等辅助材料，改善了档案室办公条件。

（三）注重质量，高标准严格档案整理工作

在档案审核过程中，着眼于提高质量和落实进度，进一步明确责任，强化措施，扎实推进干部人事档案审核工作。

一是突出严肃性，严把审核“质量关”。全面清理库存档案，分类整理，采取初审和复审交叉进行的方式，形成了层层负责的监督机制。二是突出准确性，严把审核“准确关”。对档案中的原有材料和新补充材料，逐份审查，准确鉴别，特别针照“三龄一历”，采用核对工作简历等方法进行甄别；对缺少年度考核、调资、任免审批表等要件材料，对照履历表，认真查找补充；对“三龄一历”等基本信息不实的，本着尊重历史、尊重事实的原则，认真查阅原始资料，确保归档材料的准确性。三是突出完整性，严把材料“收集关”。坚持档案审核、信息反馈和材料收集同步进行、循环往复。四是突出时效性，严把工作“效率关”。

（四）以自查为契机，进一步提高干部人事档案管理水平结合这次自查工作，对照中组部《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》和省局印发的《干部人事档案审核验收评分标准及处理办法》，进一步加强了干部人事档案的规范化管理水平。一是进一步建立健全了干部人事档案转递、缺失材料补充、查阅干部人事档案审签等多项工作制度。二是严格工作程序。按照档案管理的有关要求，进一步严格工作程序，加强档案管理，提高了档案管理的规范化水平。

这次干部人事档案自查工作时间紧、任务重、要求高，我们将继续严格遵照

省局通知要求，进一步完善干部人事档案审核整理工作，积极做好迎接省局检查的各项准备工作，推动我局干部人事档案管理工作再上新台阶。

【篇三】人事档案整改报告

为不断提升本单位档案安全管理水平，确保档案实体和档案信息安全，我办对本单位档案进行了全面认真自查，反复筛查补缺补漏、发现不足及时改正，进一步加强了档案管理的规范化、标准化和制度化建设，促进了我办档案管理工作水平的提高。现将整改情况报告如下：

一、抓认识，档案工作安全意识进一步提升

我办历来十分重视档案管理工作，办领导在办务会上多次强调要强化档案安全意识、重视档案管理工作，把档案管理作为一件重要工作抓好抓实。结合工作实际，我办建立了多项档案管理制度，在日常工作中特别注重抓好档案工作人员的教育培训。今年专门安排新上岗的档案工作人员参加业务培训，做到上岗人员掌握档案管理的基本知识，严格执行档案收集整理利用的规章制度，同时，切实敦促全体干部配合做好档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

二、抓落实，档案工作建设力度进一步加大

对照各项文件要求，我办从组织领导、制度建设、库房管理、档案利用、档案实体、档案信息安全等方面入手，进一步开展自查，强化落实，确保了档案安全工作的有序开展。特别是对档案库房进一步进行整理规范，按照库房“十防”要求，对不必要的杂物进行清理；对照档案管理软件，对每个档案柜进行重新整理，对相关档案进行随机抽检核对，确保档案实体与电子数据的一致性和统一性；同时，按照电子、文书等各种档案的保密工作，进一步强化了档案安全保密意识，做到专柜专用、专人保管、专人查阅，集中归档，确保了我办档案实体的统一管理与完整安全。

三、抓机制，档案工作管理体系进一步健全

以迎档案安全专项督查活动为契机，以 8 号令为依据，在原来的基础上加强了档案收集、整理、保管、利用、保护和保密等规章制度的落实，做到责任到人、分工明确，确保了档案实体和档案信息的安全。定期做好档案工作法规、制度的宣传工作，进一步加强档案工作人员的岗位职责建设，增强档案工作人员的责任

意识。要求全体干部配合档案工作人员，认真、细致、及时收集整理档案，按时做好档案登记和档案目录电子数据报送，切实加强对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理，确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性，本单位的档案安全管理机制进一步健全，档案安全管理工作进一步得到了落实。

下一阶段，我办将从三个方面推进档案工作：一是进一步提高认识。组织学习宣传《档案法》和 8 号令，使全办干部都能充分认识档案工作服务经济社会发展的重要意义，自觉主动配合做好档案工作。二是进一步加强管理。严格执行档案工作制度，加强档案安全监管工作。定期对本单位档案进行自查，发现问题，及时整改，把隐患消灭在萌芽之中，确保档案实体的安全。三是进一步提升档案信息化管理水平。大力推进档案信息化建设，充分利用计算机技术和网络技术，逐步实现档案资源上内部网，方便查找利用，不断提升本单位档案管理利用工作水平。

岳阳楼区人才办档案室整改工作情况汇报

今年3月23日，区委副书记、区人民政府区长秧励召集区委常委、副区长贺景福，区直有关单位负责人在我局召开了专题会议，会议决定增加档案室库容，并由区财政局拨付专项资金用于档案室改造建设。为此我局领导高度重视，精心组织，周密安排，我局卢红升局长曾多次现场指导档案室整改工作，在各有关部门的全力支持下，我办档案室改造升级圆满完成，档案工作有了较大的发展。现将有关整改工作汇报如下：

一、 重视档案，理顺职责

人事档案作为党和国家选用人才的重要参考条件，其管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。然而人事档案管理是一个庞大的系统工程，为此我局领导历来都重视档案管理工作，并将档案管理工作纳入考核目标，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。今年，我办新一届领导调整后，及时调整了档案室的人员配置，充实了工作力量，并进一步理清各岗位职责，形成了主任挂帅，分管领导主抓，档案室具体负责，各股室协作共管的四级档案管理网络。

二、 建章立制，规范管理

为进一步提升我办档案管理工作水平，加强档案管理制度建设，规范档案工作行业行为，我办参照《湖南省档案管理条例》制定了《岳阳楼区人才办人事档案管理办法》如：《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案查借阅办法》等，明确了档案工作职责和任务，清晰了档案查阅流程要求，同时建立了严格的登记和追责制度，明确规定档案转入、转出、材料接收有登记，查阅借阅有登记，对出现的问题，实行责任追究，从而进一步促进了档案保密工作，有效的避免了档案遗失无处可查，档案涂改无据可依的现象。

根据《干部档案工作条例》和《干部档案材料收集归档规定》的要求，我办要求工作人员认真甄别入档材料的真伪，不属归档范围的材料不予入档，以此确保档案内容能够全面的、客观的、真实的、准确的反映干部成长历史的真实情况。

三、 加快基础设施改造，应事业发展要求

我办管理着全区各类人事档案5万于份，多年来堆存在不足40平米的档案室内，加之楼区企业改制工作不断深入推进，移交到我办的档案资料日益增多，档案室库容几近饱和，严重制约了我办档案管理工作的实施，为此局机关在办公用房十分紧张的情况下，积极创造条件，将原局机关专技管理股办公室划作我办档案管理办公室，并购置了一套密集架，由此我办档案室库容增加达40%,档案容量由以前的3万分跃至目前的6万份，新库房的投入使用大大缓解了我办的库藏压力，提升了工作效率。

同时为提升工作质量，更好的服务社会民生，我办新建设了档案室窗口服务平台，实现了档案室由原来的后台办公模式向窗口办公模式的转变，我办精心挑选业务骨干坐班，保障窗口服务平台高校运转。新窗口的建成，进一步增强了我办公共服务的能力，紧贴了民众需要，在今后一段时间内我办将力争打造群众最满意服务窗口。

四、 推进信息建库工作，应信息时代要求

进入信息时代以来，依靠电子技术管理，存储、发布各 种电子信息资源已在全社会广泛运用。为此我办紧扣信息化要求和工作实际，以“科学规划、分期建设、切实可行”为原则，逐步实施“档案编目数字化，档案检索电子化，档案利用信息化，档案管理自动化”等一系列信息化建设工程。借助此次档案室改造升级工程，我办向局里申请购置了电脑三台，商用复印机一台，一改我办信息化基础设施建设较为薄弱的现状。至今我办已完成全部档案电子编目工作，并对原电子目录进行了全面的核对，对其中错误和不规范的条目进行了纠正；实现档案电子检索2万于档，极大的提高了档案查询的速度。

档案信息化建设改善了我办档案管理工作，提升了管理水平，我办将以此为契机，加快推进档案信息化建设，充分挖掘档案增值作用，以此促进我办档案事业的跨越式发展。

五、 加强档案培训工作，应科学管理要求

我办一直把建设一支政治上可靠、作风正派、责任心强、业务精干的人事档案管理队伍作为推进我办档案事业发展的重要保障，为此我办特选派2名专职工作人员参加市委组织部举办为其10天的业务培训，待这2名人员培训完后，将由他们对我办全体工作人员进行档案业务培训，以此把我办打造成为“人人都能上岗，人人都是业务骨干，人人都爱档案工作”的全能工作机构。通过此次系统的培训，增强了我办队伍素质，提高了档案管理人员业务水平，实现了科学化管理。

再个针对档案室的工作特点，我办于8月30日邀请岳阳楼区消防大队官兵对全办工作人员集中讲解消防知识，档案室工作人员还进行了现场演习。通过此次演练，加强了工作人员的防火意识和在处理突发火灾的应急能力。

（一）加强宣传工作力度，提高全员档案意识。 由于对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成归档不规范，归档质量差等，今后，我办将着力加强档案法制宣传，不断强化档案意识。

（二）加大资金投入，强化档案现代化管理。 随着时代的发展，社会信息化程度越来越高。我们将进一步加强档案现代化管理，有效发挥档案的信息功能，为推进全区档案事业繁荣发展做出积极的贡献。

、你们公司的人事档案，除了以下5项常规内容外，还包含哪些其它内容？ A、员工简历

B、面试评估表 C、入职登记表 D、劳动合同 E、员工身份证复印件/照片

2、建立这些人事档案的作用和意义是什么？ 参照我们公司的规范，回答如下：由于我们公司有外籍人士，所以对于人事档案我们分为Local和外籍2类，其中包含的内容也不一样。 1.local员工的档案包含：

415 员工登记表 应聘资料背景调查表 (适用签订保密协议人员) 身份证复印件 学历证书复印件 学位证书复印件 户口本复印件 照片 退工单/离职证明 劳动合同 保密协议 职业病危害告知书 员工手册签收回执 职业资格证书复印件 社会累计工龄核定资料

2.外籍员工的档案包含：

15 员工个人资料登记表 应聘资料 背景调查表 (适用签订B类保密协议人员) 身份证复印件 护照复印件（外国） 台胞证(台湾) 回乡证（香港） 无犯罪记录（仅适用于外国人） 临时住宿登记表 学历证书复印件 学位证书复印件 照片 退工单/离职证明 劳动合同 保密协议

21 LOA 职业病危害告知书 员工手册签收回执 就业登记备案表 就业申请表 就业证注销证明 如何管理人事档案？

1、你们公司的人事档案管理包含以下哪些工作项目？（可多选） A、 保管 B、借阅 C、电子档案的建立和录入 D、电子档案阅读授权管理 E、销毁 F、其它（请补充说明）

2、管理档案的操作规范和具体措施是怎样的？

4人力资源主管 能源/冶炼/材料/化工

本帖最后由 huang_3398 于 11:42 编辑 我是9月开始在三茅打卡的，一共打卡12次，上月帖子被顶置2次，今天看到思考思的私信，说我获得9月打卡全勤奖，好 意外呀，激动得不得了，幸福来得太快太突然，不知说什么好，除了感谢还是感谢，谢谢三茅让我非常有 成就感，谢谢三茅提供这么好的平台，我会继续努力下去，希望能和三茅一起成长。

1、你们公司的人事档案管理包含以下哪些工作项目？（可多选）

A、 保管 B、借阅 C、电子档案的建立和录入 D、电子档案阅读授权管理 E、销毁 F、其它（请补充说明）

我公司人事档案管理包含A、B、C、D、E、F几项，具体如下：

2、管理档案的操作规范和具体措施是怎样的？

A、档案保管：我们对每个员工的档案进行分类，按部门、入职日期、工号、工作区域进行分类，方便查找，我们的档案由

薪酬专员来保管，在办理好员工入职手续后，统一由薪酬专员保管，存放在专门的文件柜，因为档涉及到薪资保密。

B、借阅：我公司规定了严格的人事档案借阅制度，员工本人只可借阅自己的档案，部门最高领导可借阅、查看本部门人员

档案，人力资源部最高领导可借阅全公司人员档案外，人力资源部其他成员只能根据工作涉及的内容借阅员工一部分档

案，保护员工的个人隐私。

C、电子档案的建立和录入：新员工入职后收集齐公司规定的相关资料，由招聘专员负责录入公司ERP系统，所录入资料必

须确保完整性和正确性，录入的资料包括：员工基本资料、工作经历、培训经历、职位异动（调岗、升职、降职、调

薪）、绩效考核、性格测试等。

D、电子档案阅读权管理：和档案借阅类似，我们详细规定了查阅员工档案的权利，因有ERP系统，这方面操作起来比较方

便，对于薪资方面的权限，只有直接部门领导、人力资源部领导、薪酬专员及财务相关工作人员能查阅，修改权限仅限

E、销毁：员工离职后，纸存员工基本资料、劳动合同、竞业禁止协议等最少保留三年，对于一些重要的档案会存放得更久

些，电子资料我们是一直保留的，以方便资料统计及查询。

F、档案保存的注意事项：

方便查找：档案的存放一定要便于查找，按编号、部门、工作区域、日期等分门别类的存放；电子档案要录入关键词和主

防水防虫防潮：现在大多数公司开始推行无纸化办公，对纸质档案的保管就忽视了，纸质档案记录是规避劳资纠纷的最大

证据，一定要保管好，档案存放地要注意保持通风、干燥、防虫，尤其要注意防虫，书中自有黄金屋，书中也自有蛀虫

呀，万一重要文件被虫子蛀掉，那就太得不偿失了。

保密：人事档案是员工的个人隐私，人力资源部或档案部门应该实行严格的借阅手续和保密制度，防止个人资料及隐私外

泄。 如何规避人事档案的风险？

1、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？ A、有 B、没有

2、如果有，你会怎么来改善和规避风险？ 如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？

5分享者：风十三 广东深圳 学号：

总监 计算机/通信/互联网/电子（企业规模：人）本帖最后由 风十三 于 08:12 编辑 今天大意失荆州啊！~~不小心失手，被膘哥偷袭！明天我势必重新夺回沙发宝座！ --------------------------

正如我前两天打卡介绍的那样，我们公司在人事档案方面的管理相对比较完善，目前没太大的风险，没有因此而给公司造成重大损失或发生负面影响事件。庆幸之余，还是得益于公司对档案管理的重视和日常操作的规范管控。

要合理规避人事档案的风险，我个人认为要从档案的真实性、完整性、及时性、安全性和实际操作的完备性等五个方面去着手考虑。详细如下：

1、真实性 员工档案真实性是其第一要素，如果连真实性都难于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及时完备的管理，那都是图劳无功的！没有意义，反而浪费时间和精力。因此，确保员工档案记录的真实性是风险防控的第一关，也是最重要的一关。

没有员工本人签名的资料入档，确切来说是一个无效的档案资料，一旦发生争议或纠纷，不足于作为有效证据。员工档案的许多资料都要员工本人提供、填写或签名，因此，建档时核查资料、确保填写规范和保证有员工本人签名等就显得尤为重要。如入职时的身份核实、学历验证、背景调查等；入职登记表的填写规范、劳动合同由HR在场监督指导员工本人签订等；员工对各项规章制度的培训记录签名等；有员工签名的薪资核定表、检讨书、奖惩记录、考核目标确认书、绩效面谈表、考核统计数据、年薪考核方案等；确保涉及员工入职/在职/离职等各方面的文件资料都是真实并经员工签名确认过的。另外，为了核查真实性把关工作是否做到位，我相信很多企业都会有HR负责人最终把关审核签字这一关，只有经HR负责人审核签字确认的资料才可入档，作为员工档案的组成部分。我们也不例外。（如果还没有做这一关，那就赶紧补上吧，任由小文员一个人按制度流程及规范来操作，不加审核，还是会有风险的啊！）

这个不用多说，该有一定要有，不能缺胳膊少腿的，否则就不行，风险随时可能发生！做HR最苦恼的是莫过于所有其他员工都在规章制度里签名了，但唯独有一个员工没签，而他却正好严重违纪了；或者说所有其他员工都买保险了，唯独有一个员工没买，而他正好出工伤事故了……碰到这种情况，你肠子悔断都没用，要怪只能怪自己平时没检查和注意好员工档案内容和记录的完整性。多留个心眼，多仔细对几遍，多审核，不完整限时补齐（如我们是要求一周内补齐）等终究是有益无害的。

及时性无非就是该更新的、该续签的、该补齐的都要及时提前完成，尤其是不能超过法定期限，否则就存在法律风险。如我们公司规定，员工基本信息（身份证、住址、联系电话、紧急联络人）有变更的，应第一时间（变更后一周内）书面告知HR部门，不告知视是默认没变更，排除企业不利风险同时，档案管理人员要及时给予更新。做好及时性最好的办法莫过于在EHR系统中设置工作事项提醒或建立EXCEL表格对到期时间进行标红提醒，并定期提前查看，以备及时行动。

安全性主要是注意档案的防潮、防虫、防盗、防泄露，专人专室专柜（铁柜）保管很较好地做到这一点。为了进一步防范和监控，我们还在档案室内容安装了高清摄像头，整个档案室可以通过高清摄像后台一览无余，没有死角。《档案借阅登记表》配上监控录像，要做手脚很难，我们那小美女借她个胆她也不敢乱来，呵呵。另外，我们公司的员工档案一旦建立，就不会轻易让员工获得或带走，那怕是一张无关紧要的纸，只要是员工档案里头的，都不允许任何人带出档案室。电子档案只准按权限查看，不能复制、下载或打印等。

5、操作的完备性 这个说简单点，就是你对员工档案所做的每一项动作是否有操作规范和流程？是否有登记表可追溯和备查？就像对待公司财务报表和公章一样，去认真慎重地对待档案建立和管理的各个环节，就问题不大。如《借阅登记表》等。

另外，为了震慑和惩罚档案管理的违纪行为，在规章制度中最好写明如“提供虚假信息和个人经历，操作中延误或不及时办理、外泄档案信息给公司造成重大损失或负面影响者，按严重违纪论处，给予无偿辞退”等字样的处罚规定，以此来约束员工和档案管理员的操作行为。

《公司人事档案管理办法》

一、公司人事档案管理办法总则

为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》及《企业职工档案管理工作规定》，结合公司实际，制定本办法。

1、人事档案，是指企业在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。是历史地、全面地考察职工的重要依据。

2、在档案管理中，应严格执行保密制度，保证档案安全。

二、公司人事档案管理办法职责

1、负责正确应用好档案，做到职工档案工资的准确无误。

2、负责办理工人档案的查阅、借阅和转递手续。

3、负责登记工人工作变动情况。

4、负责为有关部门提供职工情况

5、负责定期向本单位档案室移交档案。

1、负责保管工人档案，做好对劳资使用档案情况的监督。

2、负责收集、鉴别和整理工人档案材料。

3、负责做好工人档案的安全、保密、保护工作。

三、公司人事档案管理办法管理规定

（一）工人档案的内容和分类：

1、履历材料。是指个人经历和基本情况，包括简历表、履历表、招聘职工登记表、职工登记表、更改姓名证明等材料；

2、自传材料。是指自己撰写的传记材料；

3、鉴定、考核、考察材料。包括实习、毕业鉴定，学习、培训、工作、技术、工作调动等考核鉴定材料；

4、评定岗位技能和学历材料。包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料；

5、政审材料。包括政审表，政治历史问题和本人检查交代及证明材料，申诉及落实政策的材料；

6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。包括加入党团组织和民主党派的申请书、志愿书、转正材料，退出党团组织和民主党派的材料等；

7、奖励材料。包括经公司级以上组织授予的各种物质、荣誉奖励决定和先进事迹材料。如先进生产者、劳动模范、三八红旗手、模范党团员及立功材料；

8、处分材料。包括违犯党纪国法或违反厂规厂纪所受的处罚、处分决定及本人检查、旁证材料；

9、招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料。包括岗位工种变动审批表、工龄改变证明、转正定级表、工资变更审批表、调资升级表、调动工作登记表、工资处理表、聘用审批表、解聘登记表、保险福利待遇审批表、出国、内退、退职、退休、解除或终止劳动合同证明等材料；

10、其他可供组织参考的材料。是指凡以上九类不能包括的、有较大参考价值的，以及县或相当县级以上组织盖章的结论材料。

11、材料内容混在一起无法按上述分类的，按其主要内容确定归类。

（二）档案的收集、鉴别与归档

1、劳动工资部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩、转正定级、入党、入团、调资升级等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。

2、对遗失的档案应积极查找，确实查找不到的应登记造册，经分管领导批准后补建。

3、档案材料不齐全的，应由劳资部门负责收集、补充，经分管领导批准后归档。

4、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料真实、文字清楚，手续完备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档，做到人档相符。

5、属于归档的材料，必须齐全、完整。对头尾不清，来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档。

6、不属于归档的材料，应登记造册，转交本人保存，或转交有关部门保管或处理。

7、 各类归档材料一般按每项材料形成的时间，由远至近依次排列。其中第一类，应将一份近期职工登记表（履历表）放在首页（在目录上仍按时间顺序排列）。

1、建立健全档案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

2、严禁任何人私自保管他人档案或利用档案材料营私舞弊。

3、劳动工资部门成员及其直系亲属和主要社会关系成员的档案应转交组织、人事部门代管。

4、档案按姓氏或拼音字母编号等方法进行排序，并按规定的分类装订成册。

5、职工死亡后，其档案移交本单位档案管理部门保管。对国家和单位有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案按《齐鲁石化公司档案接受征集管理办法》（齐办发〔1996〕66号）有关规定移交公司档案馆保管。

6、退职、退休、失踪、逃亡、自动离职、出国不归等人员的档案，按《齐鲁石化公司档案接受征集管理办法》有关规定移交档案管理部门保管。

7、调动、解除（终止）劳动合同或被开除、除名人员的档案，在办理解除（终止）劳动合同手续后，由公司劳动工资部在30日内转交新的工作单位或劳动保障行政部门。

（四）档案的借阅与查阅

1、任何人不得查阅或借阅本人及亲属的档案。

2、档案除特殊情况外一般不借出查阅，如必须借阅时，须持注明借阅理由的单位介绍信，经劳资部门负责人批准，办理借阅手续。外单位借阅档案时，还应出示本人工作证或身份证。借阅档案要如期归还。逾期不还的，档案员必须及时追回。

3、借阅档案时，档案员和借阅者要当面点清材料份数和页数，登记签名。归还时当面交清，双方签字认可。借档人员要保证档案安全，有遗失、缺页、损坏等情况时，应立即追查责任。

4、查阅档案，必须有查阅单位领导签字。外单位查阅应持单位介绍信及本人工作证或身份证，经劳动工资部门负责人同意后，方可查阅。未经同意，不得摘录、复制档案材料。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

5、档案查阅应遵守以下规定：

（1）查阅档案应在阅档室进行，且应2人以上，其中至少要有1名中共党员；

（2） 在查阅档案时，严禁吸烟等可能污损档案的行为；

（3） 查阅档案的人员，对档案内容应严格保密，不得向无关人员泄露。

1、档案应通过公司机要部门转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

2、对转出的档案，必须按“企业职工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装。对转出的材料，不得扣留或分批转出。

3、接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。

有下列行为之一的，视情节轻重，由主管部门对有关责任人员给予行政处分或经济处罚：

1、不按规定建立档案工作管理制度或档案保管条件不当危及档案安全，造成损失的；

2、发现档案破损、变质、丢失或泄密等情况，未及时采取措施造成损失的；

3、不按有关规定将应归档的文件材料向本单位档案机构或档案馆移交的；

4、涂改、伪造、盗窃档案或擅自提供、抄录、公布和损毁档案的；

5、阻挠、拒绝档案管理部门依法监督检查的或对检举揭发违法行为者打击报复的；

6、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

7、违反国家有关档案法规的。

1、认真执行档案管理规定，遵守保密制度，忠于职守。

2、保护档案的安全，不得擅自转移、分散或销毁档案材料。

3、除转正定级、党团、调资升级、奖惩等政党性材料可以随时归档外，其它材料应随时进行登记，经主管领导批准后，方可归档。

4、需要销毁或处理的档案材料，必须经登记和批准后方可处理。

5、不准无关人员进入档案室。不向无关人员泄露档案内容。

5、档案材料书写时一律用钢笔或毛笔，字迹要端正、清楚，不准使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

6、档案管理应做到：认真鉴别、人档相符、分类准确、编排有序、目录清楚、查取迅速、装订规范、存放整齐、查（借）阅有手续。

毕业生档案管理有关事项问答

一直以来，不少毕业生由于对档案的作用不了解和不重视，在签订就业合同时并未考虑应该如何管理自己的档案，大多数毕业生认为档案的管理并不重要，忽视对档案的管理，这样的状况令人担忧，忽视对档案的管理，最后损失的还是毕业生自己，所以毕业生一定要了解和掌握档案管理的相关政策，切实维护自己的合法权益，以免给自己今后的发展埋下“隐患”。下面是毕业生档案相关问题的解答。

一、什么是人事档案？人事档案有什么作用？

1、人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

2、人事档案作用是：（1）办理各种社会保险以及开具出国、考研等有关证明的依据；（2）职称申报，需要根据人事档案中所记录的工龄来确定申报资格；（3）转正定级，可以确定干部身份，计算工龄。在行政事业单位工龄是作为工资、职务晋升的主要依据，是办理退休手续，享受社会保险的依据；同时干部身份是单位之间、城市之间流动的必备条件之一。（4）户口可以根据档案中是否具备干部身份，随档案调动而迁移。（5）录用公务员、事业单位工作人员政审时所必备的材料。（6）公务员、事业单位、国有企业确定工资的依据。

二、什么是户口？户口有什么作用？

1、户口是国家个人基本信息的记录凭据。

2、户口的作用是：（1）办理身份证、住居证、暂住证的凭据；（2）办理结婚、生育指标的凭据；（3）办理出国、买房、

子女入学、入职的凭据；（4）、办理银行存款的凭据；（5）办理社会保险的凭据；（6）公务员事业单位报考等各类考试的凭据；（7）住宿、乘飞机、火车等入行凭据。

三、什么是户籍卡？什么是户口迁移证？

户籍卡即本人户口本。户口迁移证是户口跨市迁移的凭据，随着户口迁移证的开出，其在校的户籍信息将随之消除，因此户口迁移证不能做为户口使用，毕业生在毕业前应尽快确定户口的去向，领到户口迁移证后应在规定时间内到迁往地办理落户手续。

目前我国银行、保险等行业的业务办理需要与户籍信息挂钩，如不及时处理好自己的户籍，将直接影响你的工资、保险、信用卡等业务的办理。

答：人事代理是与社会主义市场经济体制相配套的新型人事管理模式，是指政府人事部门所属人才服务机构受单位或个人委托，运用社会化服务方式和现代科技手段，按照一定的法律程序和政策规定，代办有关人事业务。根据国家《人才市场管理规定》、《流动人员人事档案管理暂行规定》等规定，其他机构未经政府人事部门批准或授权一律不得从事该项业务，个人不得保管人事档案。

推行人事代理制度，有利于实现人档分离和人才社会化管理。对用人单位而言，可减轻大量的人事事务性工作，解决在人才引进、毕业生接收、职称评审、人事档案管理等方面遇到的问题；对各类人才而言，个人不再是“单位所有”，流动变得十分方便，权益得到有力保障。譬如毕业生凭报到证将档案挂靠在人才交流中心后，可保留干部身份、连续计算工龄、转正定级、职称评定、购买各类保险等。

五、为什么要办理人事代理？

答：人事代理是一种人事管理与人员使用分离的新型人事管理方式。三资、民营、私营等所有非国有企业对员工的人事档案、户口没有相应的人事管理职能；改制后的股

份制企业员工，事业单位聘用员工也涉及到人事档案、户口的管理问题。上述员工都可能会遇到如：各类保险的缴纳、户口落户、计划生育证明、购买经济适用房证明；干部身份的确认、档案工资的调整、工龄的确认与计算；党团关系的管理、技术职称初任、评审或者企、事业单位调动、考公务员、考研究生等问题；护照中组部、人事部有关文件精神，政府人事部门所属的人才服务机构负责上述上员的档案、户口等人事事务的管理，并为之提供配套的服务，以保护其合法权利。

六、什么是干部身份？干部身份对毕业生以后的发展有什么帮助？

按照我国现行人事管理政策，国家统一招收的全日制大中专院校毕业生，执行一年见习期考核合格办理转正定级手续后具备干部身份。干部身份是国家机关录用公务员、进入事业单位的基本条件，同时也是单位之间，城市之间人才流动的必备条件之一。案例：某学生2003年毕业于长沙某高校，毕业后去了广州某民营企业工作，因民营企业不能管理他的档案、户口，也就没有签就业协议书、开出报到证。2006年他跳槽到一家单位，因为工作业绩好，这个单位要求他把档案、户口调入广州。因为他毕业时没有办理就业和人事代理手续，档案和户口已退回原籍。干部身份保留期限只有2年，他毕业已3年，指标已经作废，所以不能作为干部身份调入广州，这时候机会就永远失去了。

七、什么是工龄？工龄对毕业生以后有什么作用？

工龄是指职工以工资收入为生活资料全部来源的以年为单位的工作时间，工龄是我国职工退休的一个条件，也是行政事业单位，国有企业工资计算的内容之一。

案例：长沙某高校2001年毕业生，毕业后在公安厅户政中心工作，属聘用员工。该单位在市人才服务中心为所有聘用员工办了人事代理。工作两年后，该毕业生考取了公务员，工龄、档案工资从2001年计算，那么他到新单位的工资级别比同年毕业没有

办理人事代理手续的同学档案工资要高一个档次。

八、哪些单位能够保管毕业生的档案和户口？

1、毕业生如果是到国家机关、全民事业单位、国有大中型企业就业。这些单位又同意接受其档案、户口，那么档案、户口就可以在这些单位管理。如果这些单位采用聘用合同制，档案、户口须放在当地政府人事部门所属的人才服务机构进行档案管理。

2、毕业生如果是在三资、民营企业、股份制企业就业，这些企业按国家现行人事政策不具备人事档案管理职能，档案、户口应交由当地政府人事部门所属的人才服务机构进行档案管理。

1、到原接收单位开具退函，提取原报到证；

2、到长沙理工大学就业指导中心办理相关证明；

3、凭退函、证明、原报到证、毕业证、身份证原件到湖省

大中专就业指导中心办理新报到证。

十、办理人事代理手续，有报到证与没有报到证有什么区别？

毕业生办理人事代理手续，可要报到证也可不要报到证。但有报到证的，可取得干部身份；自开出报到证时间始，连续计算工龄；一年后可办理转正定级手续。而没有办理报到证的，就没有干部身份、不能连续计算工龄、不能按时办理转正定级手续等等。

十一、应届毕业生什么情况下需要办理人事代理？

应届毕业生在毕业后未找到正式的接收单位的（如私企、外资企业和暂时没有人事编制的单位）或准备出国的，应尽快办理人事代理手续。

报到证是由省级高校毕业生就业管理部门签发的列入国家计划

招生的毕业生持有的证件。报到证为一式两联（正本和副本），正本为蓝色由毕业生持有，到单位或办理人事代理报到时交给单位或人才中心；副本为白色，由学校负责放入毕业生档案。

十三、报到证具有何种功能？

1、是毕业生到接收单位（人才服务机构）报到的凭证；

2、证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生；

3、凭报到证及其它有关资料办理户口和人事档案等手续；

4、确定干部身份，调入调出的依据之一。

十四、应届毕业生办理人事代理有哪些好处？

1、向毕业生提供国家人事法律、法规和政策方面的宣传咨询服务。

2、为毕业生保管人事档案

3、为毕业生申报专业技术资格考评。

4、按国家有关政策为毕业生调整档案工资。

5、委托毕业生的养老、医疗保险、工伤保险等

6、负责管理毕业生的中共党员的组织关系。

7、为在市区无入户地址的毕业生挂靠户粮关系。

8、负责接转毕业生的人事关系手续，在委托代理期间，按规定保留干部身份、计算工龄，为毕业生办理出国（出境）政审呈报手续。承办与人事管理相关的其他事宜十

五、毕业时暂未落实工作单位以及准备考研的毕业生档案如何处理？

答：可在湖南省大中专毕业生就业指导中心办理档案户籍托管，因为在落实就业单位需要办理就业派遣手续时，只需携带与省中心签订的《人事档案与户籍托管合同书》、与用人单位签订的就业协议书原件与毕业证复印件，即可直接到省中心办理《报到证》，

毕业生户籍随新办《报到证》转迁；考研毕业生凭报考学校调档函即可在省中心办理档案调出手续，而不需要再到学校办理任何相关有续。