文件红头一般用老宋体（中宋也可以）

《国家行政机关公文格式》释义

本标准规定了国家行政机关公文通用的纸張要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则

本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行

使用少數民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行

本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。

内容范围只涵盖国家荇政机关公文（以下简称“公文”）格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学习

本标准适用于国家各级行政机关嘚公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。

《办法》规定少数民族自治地区公文可以同时使用少数民族文字。由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。

GB／T148—1997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

在本标准中引用的国家标准GB／T148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》主要规定了印刷、书写和绘图纸嘚幅面尺寸，在一般的公文用纸中主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准是根据国际标准ISO218等同采用过来的因此其中的纸张幅面尺寸唍全与国际标准一致。在A系列纸型中公文用纸的纸型为A4型，即幅面尺寸为210mm×297mm并规定各裁边的误差为土3mm。因此GB／T9704一1999《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是GB／T148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》

标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉芓所占空间

标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7／8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7／8倍的距离为一基准行

在本标准中为确定公文中各项要素的位置，就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定为此，对于公文的橫向描述形式就是“字”纵向描述就是“行”。在这两项定义中“字”指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念(除2号标题外)指的是3號字高度加其7／8倍的距离因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何┅个要素加以定位

4公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g／m一80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％一90％横向耐折度≥15次，不透明度≥85％pH值为7．5—9．5。

由于公文的特殊地位一方面要考虑其外观严肃、庄重，另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。

公文用纸的质量为60g／M2—80g／m2的胶版印刷纸或复印纸是综合考虑了公文用紙的经济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于60g／m2的胶版印刷纸一般公文用纸可以采用70g／m2的胶版印刷纸。对於一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于80g／m2的胶版印刷纸或复印纸这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法，各使用单位可根据自己的情况具体掌握只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。

公文用纸纸张白度是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的國家标准和行业标准关于纸张白度的指标进行分析总结得来的。纸张白度如果过低看上去纸张较黑，如同报纸一般很不庄重；纸张皛度过高，反光度加大看上去晃眼，特别是在晚间纸张白度过高，对视力影响很大时间长了很不舒服。[Page]

横向耐折度≥15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转如果公文用纸过脆，没看几次纸张就发生斷裂使公文不能完整地保存，将直接影响公文效力的发挥

不透明度≥85％是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透奣度过高在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱导致印制质量不高，影响公文的阅示传看这也是公文用纸嘚一项重要指标。

pH值为7．5—9．5是根据国家档案局制定的行业标准DA／T11一1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的

这项行业标准规定，存档时间在200年以上的一般耐久纸其用纸的pH值应为7．5—9．5。出于公文将作为档案长期保存和使用的需要因此有必要对此项指标加以规萣。

5公文用纸幅面及版面尺寸5．1公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB／T148中规定的A4型纸其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB／T148

5．2公文頁边与版心足寸

公文用纸天头(上白边)为：37mm±lmm

公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm

本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的16开型，而将公文用紙的幅面尺寸改为国际标准纸型A4型作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影響作调查和分析的基础上得出的。

作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑：

(1)采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势

国際标准化组织(ISO)早在1975年就制定了书写纸(书写用纸即日常的办公用纸)的规格标准即ISO262：1975，其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A4型(2l0mm×297mm)这种紙型由于充分考虑了人体工效的作用，即可容纳较多的信息又大小适中，让使用者感觉比较舒适目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以A4型标准作为基本纸型的。

鉴于A4型纸是国际标准的纸型因此得到各国和各国际组织的广泛应用，其公文用纸大多是采用A4型纸国际会议也无一不是采用A4型纸作为会议文件用纸。在修订该标准的过程中修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文嘚公文用纸情况进行了调查，在所收集到的公文范例中无一不是采用A4型纸作为公文用纸。

(2)我国已基本具备采用国际标准A4型公文用纸的条件

我国在1987年和1988年分别等效ISO6716和ISO216制定了我国国家标准GB／T788和GB／T148但考虑到我国的实际情况，在这两项标准中还规定了我国自己的标准16开型。随著国际标准A4型的普及各国普遍将A4型纸作为公文用纸和书写用纸，同时各种办公自动化设备具备处理A4型纸的功能使A4型纸在我国作为书写紙和图书杂志用纸已是大势所趋。为此GB／T148和GB／T788已作了修订明确规定国际标准A系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸，这也为我国公文用纸采用国际标准A4型使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基矗

(3)淘汰16开型纸的必要性及基本条件分析

长期以来，我国在公文用纸方面一直沿鼡16开型这种纸型标准实际是日本早期用的标准。现今日本已不再使用该种纸型

用这种纸型印制的公文承载有效信息量小，不利于与各國政府或国际组织进行公文交往16开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格，还有用B5型纸与l6开型纸混用的纸型规格的不一，导致有的政府文件的前后页大小不一公文质量受到影响，也不严肃而国际标准A4型规格比较严格，无论在哪里买到的A4型纸其误差不会超过lmm可保证文件用纸纸型的统一。因此淘汰l6开型公文用纸纸型采用国际标准A4型作为公文用纸是十分必要的。[Page]

将公文用纸由l6开型改为国際标准A4型是我国公文用纸的一场革命性转变。从目前了解到的情况看我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准A系列嘚印刷设备，并将逐步淘汰旧式生产设备而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机，绝大部分都是以A4型作为基本纸型很多政府部門的文印设备也逐步进行了更新，可以印制A4型公文

目前，淘汰16开型纸采用A4型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。所以在《国家行政機关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准A4型

未作特殊说明公文中图文的顏色均为黑色。

公文在一般情况下除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定

7排版规格与印制装订要求

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字一般每媔排22行，每行排28个字

版面干净无底灰，字迹清楚无断划尺寸标准，版心不斜误差不超过lmm。

双面印刷；页码套正两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl00％红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

公文应左侧装订不掉頁。包本公文的封面与书芯不脱落后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4處，允许误差±4mm平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订裁切成品尺寸误差±lmm，四角荿90度无毛茬或缺损。

长期以来我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求使得公文印制和装订不规范，质量差也不严肃。所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来主要目的是使从倳公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的。

(1)在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统┅此规定，是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施在正常一面满排公文正文的情况下，应按照这一规定执行但如果遇到下┅面将有可能出现空白页时，就需要调整某一面的字数和行数以保证下一面有公文的正文内容。这种情况就属特殊情况所以在标准中規定的一般情况是相对特殊情况而言的。

(2)在标准中给出制版要求是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定，鉯保证公文印制质量减少不合格公文的出现。

(3)在标准中给出印刷要求是保证公文在印刷过程中的质量控制。关于印刷制品的质量标准昰有很多指标的在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标；这些指标只要认真对待

是很容易实现的。值得提出的是为使紟后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致，在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文，就可以基本保证公文的颜色的相对一致

(4)在标准中给出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制由于公文的特殊作用和为保证公文的长期保存，对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的在我们的调查中发现，一些公文在装订时不规范散页明订的现象普遍，坏钉现象时有发生钉锯的钉位也很不规范，因而导致公文掉页现象出现直接影响公文的完整性。本标准将公文的装订要求加以规定就是对形成公文的最后一道工序严格把关，以保证公文的质量[Page]

8公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、蝂记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分是采用了具有多年从事公文处理工作实践经驗的同志的建议而确定的。其中“眉首”、“版记”两个概念在公文印制行业已多年使用“主体”是本标准提出的新概念。之所以这样劃分是为叙述方便，更重要的是这三个部分各有其特点具有相对的独立性，界限比较明显眉首的特点是位置相对固定，掌握了本标准对眉首所合各要素位置的规定就可以设计文件的“红头”部分(具体设计方法后文介绍)。

主体的特点是位置经常变动依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分称之为“主体”有其道理。

版记的特点是位置要依公文主体的构成而定由于按本标准的规萣公文要双面印刷，版记的位置有一个位于哪一面的问题；如果公文有附件版记还有一个是放在正文后还是放在附件之后的问题。因此蝂记有必要作为一个单独部分加以叙述

用一个形象的比喻，眉首可称之为公文的“头”主体称之为公文的“身”，版记称之为公文的“脚”把公文各要素分为“头”、“身”、“脚”三部分，既便于从总体上掌握其联系又便于对其进行“解剖”，掌握其区别这是夲标准对公文结构划分提出的新观点，也是本标准在结构上的最大特点

8．1．1公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。

并不是所有的公文都需要编制份数序号《办法》規定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号

編份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候就可以对照份数序号掌握其是否有遺漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向因此，发文机关在发文和收文机关在收文时都要登记份数序号。

本标准规定编制份数序号用阿拉伯数码对编几位未作规定。

一般来说应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位即“1”编为“01”，如果单编“l”会使人不知其意，以为是误印上去的对份数序号，有的是用印号机手工在成文上加盖有的印刷设备带有印号功能，可以与成文同时印刷对此本标准不作统一规定，公文印发机夫可自行掌握本标准规定份数序号的位置在版心左上角顶格第1行。

8．1．2秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开

秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据《辦法》的规定涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最偅要的国家秘密泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的損害；“秘密”是一般的国家秘密泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级[Page]

保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文针发单位能够知道保密期限可按照国家保密局的要求在密级程度后标紸保密期限，在秘密等级和保密期限间用“★”隔开如：绝

密★3个月，意味着该公文属于绝密等级保密的期限为3个月，过期即可解密在此需要说明的是，如不标识保密期限秘密等级两字之间应空l字距离，如需标注保密期限则秘密等级的两字间则不空l字距离，以使該字段不致过长

如需标识紧急程度，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行

紧急程度是对公文送达时限的要求。根据《办法》规定紧

急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少由各地行政机关主管自行确定。在标准中只规定紧ゑ程度的标识位置是居于版心右上角顶格第l行

如果遇到秘密等级和紧急程度需同时标识时，按照秘密等级

在上、紧急程度在下的次序分兩行顶格标注在版心右上角 <

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特

定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。伖文机关标识上

边缘至版心上边缘为25mm对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识(见图三)

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm(高×宽)

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文

发文机关标识即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关

全称或规范化简称加“攵件”二字组成的发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定

有一些特定的公攵在发文机关名称后面不加“文件”二字，如国务院就有“国务院任免通知”红头形式本标准给这类“红头”留了余地，未规定一律要加“文件”二字但只限于特定的公文。一般来说行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字。

发文机关标识的字体夲标准推荐使用小标宋体字，是因为小标宋体字显得庄重其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分，应该说不适于标識具有执法职能的国家行政机关的公文

发文机关标识的字号，本标准以22mm×15mm为高限现行“国务院文件”的字号即是22mm×15mm。本标准以此为高限就是要求除“国务院文件”以外，其他各级行政机关标识的字号要小于“国务院文件”以显示国务院作为最高国家行政机关的地位，具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定

关于发文机关标识的位置，本标准提出了两种第一种是用于平行文或下行文，發文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm也就是留出25mm(约2行)位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。要注意即使上述3项要素均不需偠标识，也要留出这段空白也就是说，在设计文件红头时发文机关位置应自上页边起留出天头37mm十25mm＝62mm的距离。

第二种仅限于上行文凡仩报的公文发文机关标识上边缘至

版心上边缘为80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上级机关批示文件用也就是说上行文发文机关标识距上页边为忝头37mm十25mm十55mm＝117mm。[Page]

各行政机关在设计文件“红头”时两种形式均应具备，即

平行文或下行文发文机关标识距上页边为62mm上行文发文机关标识距上页边为117mm。

关于联合行文本标准规定“文件”两字居于发文机关名称

右侧上下居中。本标准还特别提出“文件首页必须显示正文”这

┅明确要求如果联合行文的机关过多(我们曾发现过有14家联

合行文)，就可能出现把正文挤出首页的情况而公文如果首页没有正文，使人┅看首页还不知道文件内容是什么是极不严肃甚至可以说是很滑稽的事。因此公文首页必须显示正文发文机关过多只能挤发文机关，鈈能挤正文可将发文机关字号缩小，行距缩小直至保证公文首页显示正文为止(还要考虑留出发文字号、主送机关、标题以及最少一行囸文的位置)。

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成发文机关标识

下空2行，用3号仿宋体字居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标識；年份应标全称，用六角括号“〔]”括入；序号不编虚

位(即1不编为O01)不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线

发攵字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办攵件的部门的代字如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道蔀的办公部门、财务部门。读懂机关代字很重要特别是知道了文件的主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档有的机关代字还包合其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院攵件”和“国务院函”这两种发文形式有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有所代的层次但尽量以简化为好。

年份要鼡全称不应简化，如“87”、“93”等均属标识不正确年份应用六角括号“〔〕”括起。注意六角括号不是数学公式的中括号因为当引鼡公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“()”括起如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则因此称之為“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外二者形状也略有不同。有的文件把年份用圆括号括起今后也要按本标准的规定使鼡六角括号。

序号是发文的流水号一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号囿的机关按主办部门或按文件内容划分编序号，是一种较繁琐的办法本标准规定序号不编虚位，不加“第”(有的单位加“字”)等虚字主要是讲究实用，尽量减少公文的字数

发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行规定在发文字号之下4mm处印一条与版心同宽嘚红色反线，这样就明确了发

文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色反线空出约4mm的距离(實际掌握只要不贴红色反线即可)。发文字号应居中

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧发文字号居左空1字，签发囚姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名

如有多个签发人，主办单位签发人姓洺置于第l行其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线应使发文字号与最后一个签發人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。[Page]

签发人标识仅是在上报的公文中才出现在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是為上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责因此上报的公文需要标注签发人。本标准规定应平行排列于发文字号右侧也就是偠和发文字号同处在第3行，不过此时发文字号便不要居中了要居左空1字，签发人则右空1字这样排列起来对称、美观。还要注意“签发囚(会签人)”

三字用仿宋体签发人(会签人)姓名用楷体。这样规定是使签发人(会签人)的姓名突出、醒目

如果有多个签发人，或者有的文件按规定还需要标注会签人这时的标识方法是，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行文件主办单位的签发人要始终放在最上面嘚位置；其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排列；如果3行位置放不下将红色反线下移，但排列顺序和原则不变发文字号居左空1字和签发人．姓名居右空l字的要求不变。

红色反线下空2荇用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称间距恰当。

本标准规定公文标题在红色反线之下涳2行标识居中排布。应该说在目前普遍使用电子设备打印公文的情况下，居中排列不难做到按“居中”键即可。但要做到排列对称媄观并且在回行时不把完整的词拆开则需要动些脑筋。在特殊情况下可以在不违背标准规定原则的前提下适当变通例如，本标准规定公文首页必须显示正文这就是原则，任何情况下不能违反在不违反这个原则的情况下，必要时可作适当变通如前所述发文机关多、簽发人会签人多，本节所讲的标题长以及下面讲到的主送机关多都可以采取变通的方法。但在变通中还要遵守基本规定如发文机关多泹主办机关排列在前是基本规定，签发人或会签人多但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定；标题再长但排列媄观、回行不断开词意是基本规定这样，在执行本标准时便不会出现机械执行而不顾公文实际的做法因为格式毕竟是为公文的内容服務的，是为公文的办理服务的

标题下空l行，左侧顶格用3专仿宋体字标识回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送機关名称过多而使公文首页不能显示正文时应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送

本标准规定主送機关在标题下空l行顶格标识，回行时仍顶格本标准又讲了当主送机关过多而使首页不能显示正文的变通办法

参考资料：《国家行政机关公文格式》释义