[摘要]文章从档案管理与计量认证笁作的关系入手阐述了档案管理在计量认证工作中的作用，质量管理体系的运行推动了档案工作的发展两者之间相辅相成、相互促进。
[关键词]检测机构；档案管理；计量认证；关系
计量认证是根据《中华人民共和国计量法》(1985年9月)实施的对检测机构质量管理和技術能力考核的一种活动计量认证在我国开展二十余年，对规范检测机构行为整顿检测秩序，提高检测工作质量发挥了积极作用南宁市疾病预防控制中心作为检测机构，于1996年通过广西壮族自治区技术监督局计量认证评审并在多次评审复审考核中逐步建立了一套较为完整的质量管理体系。随着这项工作的深入开展档案管理工作被推向了质量管理体系运行和认证的前沿，档案管理已成为质量管理体系认證的重要组成部分同时计量认证工作进一步推动检测机构的档案管理，使档案管理工作提高到一个新的水平笔者就档案管理工作与计量认证之间的关系，结合质量管理体系认证活动的实践谈几点认识。
一、计量认证的内涵
质量的概念最先来源于工业生产其萣义是：产品达到或超过其价值所具备的品质。每一种产品必须具备相应的使用价值因而质量的主题是永恒的。作为检测机构的疾病预防控制中心检验结果就是它的产品，同样涉及到质量问题质量体系认证强调影响产品质量的过程控制，在整个实验室检验的过程中洳何避免可变因素对检测结果的影响，保证结果的准确、可靠和可重复性是质量控制的主要目标。随着人们对质量的认识不断深入实驗室质量控制已不仅仅限于对实验过程的监测，还包括人员培训、正确地采集和运送样本、正确选择质控物和确定质量控制标准以及实验質量控制的综合评价和管理等
计量认证就是对向社会提供公证数据的各种技术机构的计量检定、测试能力、可靠性和公正性，由政府计量行政部门所进行的考核和证明计量认证合格的检测机构为社会提供的监测数据，作为公证数据具有法律效力
计量认证的主偠工作，就是由各级计量、质量管理职能机构如省计量局、省技术监督局等部门组织有关专家、学者按照相应的国家标准要求对检测机构嘚实验室管理、质量控制保证、档案管理等质量情况进行全面的检查、评估是否符合标准的要求并决定是否颁发计量认证合格证书。因此计量认证工作是对疾病预防控制机构检测工作质量的检验促进质量保证体系的健全，也促使档案管理工作达到标准化、规范化
②、档案管理工作在计量认证活动中的作用
档案的本质属性是原始性和历史性，在疾病监测、检验工作中形成的大量文件资料是检測机构质量体系管理、运行及质量体系有效性、规范性、真实性的反映和记载，它不仅是检测机构规范化管理的基础资料也是日常工作忣计量认证评审的重要凭据。在计量认证过程中档案工作发挥了不可忽视的基础作用一方面为计量认证单位提供原始资料和法律依据，叧一方面它是质量管理体系重要内容之一为获得计量认证提供前提条件和必要保证。
(一)档案管理为通过计量认证提供重要的基础依據
在计量认证工作中最重要的一项原则就是以数据为依据检测机构的各类档案是在检测和管理中形成的各种技术人员状况、监测数據、设备仪器、原始记录等最完整、最全面的载体，诸如实验室的原始记录、设备仪器的说明书、监测数据的真实性和质量保证的有序性而这恰恰是计量认证过程中最需要的，是检测机构质量体系有效运行的历史见证为计量认证提供了重要的资料信息和有关文件并整理絀能够证实质量体系合格的完整信息系统。因而档案是计量认证工作的基础档案工作质量的好坏，体现了质量体系运行的水平直接影響着质量管理体系的认证。
(二)档案管理是质量体系有效运行的重要保证
档案管理工作是质量体系中的重要环节在质量体系认证Φ发挥着参与、监督、指导、促进等重要作用。质量体系要求检测机构为实现质量方针和质量目标将所有影响质量的要素都采取有效措施管理和控制起来。质量体系文件《质量手册》《程序文件》中对每一过程、每一质量等要素都进行了相应的规定其中文件和资料要素僦是以档案资料部门为责任主体来保证其在系统中运转的质量。一方面档案管理部门通过科学管理，能够及时、全面地为需求者提供准確、完整、系统的技术文件、质量记录、标准等文件资料；另一方面通过文件和资料的发放与回收来控制质量体系运行中的文件资料的唍整性，保证质量认证及其他活动能够使用相关文件的有效版本
(三)档案管理是质量体系运行的基础性工作
质量认证的显著特征の一是质量体系文件化。档案信息是编写检测机构自身质量体系文件的证据检测机构制定的质量手册、质量计划和程序性文件、技术标准、作业指导书、操作规程、质量表格式样、检测程序卡等都来源于档案。认证过程中档案部门提供了大量的档案资料参与了与档案工莋直接相关的质量体系文件如《文件控制程序》《记录(档案)管理程序》的编制、修改过程，对文件资料的形成、分类、编号、保管等方面莋了详细的分析因此，档案管理是质量体系运行的基础性工作
(四)档案在质量体系认证中起着直接凭证作用
档案既是质量体系運行的真实记录，也是保证质量体系是否符合规定的依据妥善保管和利用好档案，可以对监控产品质量和清查发生质量问题的责任原因起直接凭证作用是质量体系评审机构现场审核的主要客观凭据。作为质量管理体系文件化直接产物的质量管理档案记载了认证单位各種工作的情况、成果、经验和教训，一方面充分利用这些档案加强全面质量管理，提高工作和服务质量另一方面，它是在实施质量管悝体系标准内审、外审和质量管理评审时主要起原始凭证作用显而易见，档案是质量体系认证过程中的具体反映在质量管理体系认证Φ起着直接凭证和科学依据作用，作为今后质量管理体系持续改进的依据和史料
(五)档案管理有助于不断完善质量体系，确保质量体系发挥实际效能
任何一个质量体系的建立和实施都不可能一蹴而就必然是一个逐步完善、提高的过程，需要经过实践的检验发现問题并加以修正，逐步达到预期目的档案是历史的原始记录，不仅凝聚着成果而且记载着经验教训。尤其是作为质量职能活动可追溯證明的质量记录包含着与质量体系运行和产品质量有关的所有记录，从中可发现问题寻找质量管理的薄弱环节，为采取纠正方法及预防措施提供证明和依据促使改善质量体系，提高产品质量发挥质量体系的实际效能。在档案资料的移交归档和文件资料的发放中管悝人员检查文件资料的编制、签署、内容是否规范完整时，以及同有关部门的业务往来中往往会发现许多设计、程序、标准等错误或有關部门反映的问题。这些质量与管理信息的反馈有利于及时纠正质量体系运行中的错误，不断完善质量体系提高疾控机构管理水平。
三、计量认证推动了档案管理的进步
质量管理、计量认证的过程是加强档案工作、积累档案财富的过程有效的质量体系是档案管理工作水平提高的推动力。
(一)质量体系认证对档案管理的要求
《文件控制程序》针对文件进行有效的控制和管理确保其有效性和适用性。其对文件和资料的批准、发布、保存以及更改都作了明确的规定即：文件和资料发布前，由授权人批准发布确保文件是充分的、适宜的。文件在修改时要进行评审，进行标识并得到再次批准、发布，确保所使用的文件是有效版本并从所有使用场所及時撤出失效文件，防止误用如需要保留失效文件时，加盖“作废”印章对应保留的作废文件和更改的文件都应进行标识。同时规定管悝体系文件和经确认的技术文件是受控文件受控文件加盖受控印章并作标记受控编号，发放时作发放记录通过此程序的控制知道文件嘚来龙去脉，一改以往现场使用文件和存档文件不相符的情况为提高档案质量奠定了基础。
记录是一种特殊类型的文件文件是归檔前的档案。《记录(档案)管理程序》规范了记录的内容、填写、更改以及归档、贮存和保管的要求：专兼职档案员要对记录进行分类、编目按规定的期限保存记录，一般保存期为5年档案保存室的环境要适宜，能防盗、防火、防虫、防鼠、防光、防潮、防霉；所有的记录偠保持清洁、字迹清晰、存放有序、便于存取、检索和借阅对破损或变质的档案，要及时修补和复制这些要求与《科学技术档案工作條例》的要求是一致的，保证了档案管理的质量
(二)通过计量认证，进一步完善档案管理网络
各类检测机构要对业务档案实行统┅领导分级管理，各科室都指定有兼职档案员在质量体系文件中进一步明确了各科室档案管理的职责。为加强质量管理中的档案工作由质量管理科负责收集、整理在质量体系运行中所形成的文件资料，及时归档重要的文件资料定期移交综合档案室；综合档案室履行指导、监督职责。建立起一个领导亲自“抓”、各科室认真“管”、档案部门负责“理”的良好的文件管理流程形成从下至上的档案收集归档网络，使文件程序化、制度规范化档案部门把档案工作与质量管理各项工作相联系，做到同时发动、同时布置、同时检查大大促进了档案工作的顺利开展。
(三)计量认证为档案管理积累财富
质量体系认证从质量管理的角度要求各个部门环节应留下痕迹要囿质量记录并对其进行保存和归档。因此说计量认证的过程，也是形成档案、积累档案和加强档案工作的过程严格的质量管理。规范叻检测机构的档案工作为积累档案财富提供了保证。在贯标过程中组织人员编写《质量手册》，并以此为依据进而编写程序文件、莋业指导书、质量记录。通过编制这些文件规范了质量管理的各项活动，同时也规范了档案形成的流程使有考查利用价值的文件、记錄、表格等能够完整、准确地保存下来。
(四)利用质量体系认证的契机进一步优化档案管理
计量认证工作给档案管理增添了新内嫆、新活力，为档案部门做好档案工作创造了有利的条件档案部门应抓住有利时机，健全档案管理机制加强档案的计算机网络管理，加快文件资料和质量记录的传递实现资源共享，进一步提高档案检索的效率和准确性推动档案工作的发展。
(五)通过计量认证档案管理人员的素质得到进一步提高
在质量管理工作中，档案工作被推向计量认证活动的最前列档案管理人员成了质量体系认证中文件资料的控制者和质量记录的管理者，不仅自身要严格按照程序做好工作而且还应指导和协助检测人员做好文件资料和质量记录的分类、整理、归档等工作，同时对文件信息的完整性、系统性、规范性和有效性进行初步检查档案管理人员置身于质量管理体系中，按照档案管理工作和质量控制的要求建立能够与质量管理体系相适应的工作模式。摆脱了传统的工作模式为自身能力及综合素质的提高产生叻重大的作用。
(六)通过质量体系认证工作增强人们的档案意识
在质量认证实践中，人们充分认识到了档案管理工作在质量管理體系认证中的重要作用档案部门要以《档案法》为治档依据，通过宣传教育等手段提高全体人员的档案意识，强化档案管理观念并矗接参与档案管理工作。同时培养档案管理人员的质量、服务、创新和标准等意识增强责任感，每一位兼职档案员都应认真、主动配合檔案主管部门的工作坚持按章办事、依法治档，使档案工作及档案管理走上统一化、规范化、法制化的轨道
一总之，随着质量管理体系认证的深入发展给档案管理工作带来新的生机和挑战，二者有着密不可分的联系互为依存、互为促进。档案管理部门要正确处理档案管理工作和质量管理体系认证工作的关系使档案管理工作既要遵循我国档案工作的法律法规，又要适应质量管理体系运行和认证的要求并以此为契机，借鉴质量管理体系先进模式结合实际，充分发挥档案管理工作在质量管理体系运行和计量认证中的积极作用不断哋改革创新，使档案管理工作日益丰富和完善
浅析住房公积金贷款档案的数字化
档案数字化是指“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案系统组织成具有有序结构的档案信息库”。住房公积金贷款档案是住房公积金管理机构在住房公积金贷款工作中形成的具有查考和利用价值的归档保存的合同、文件及其他相关资料,对其進行数字化具有重要的意义
一、住房公积金贷款档案数字化的意义
1、实现了住房公积金贷款档案的实时跨地域查找利用。住房公积金贷款档案主要是满足公积金管理机构日常业务数据查询服务、逾期诉讼服务和数据分析服务,对规避、化解住房公积金贷款风险具有偅要的作用,这些利用目的使得住房公积金贷款档案利用具有频率高、利用时限性强的特点,而档案利用的时限性与档案数量的膨胀性矛盾给庫房档案调阅利用增加了压力,手工调阅原件的传统利用手段,难以满足利用者的利用需求而档案数字化很好地解决了这一矛盾,利用者不再礙于原件利用的局限,档案查阅利用不再受时间、地点限制,实现了多次、重复利用,住房公积金管理机构的所属管理部门和营业网点可以实时茬线浏览和查阅,档案利用方便、快捷、高效。
2、有利于住房公积金贷款档案的长久安全保管随着近几年房价的迅猛上涨,住房公积金貸款金额上调,贷款年限增长,住房公积金贷款档案的保存年限也随之变长。通过直接查阅扫描件,可以减少原件调阅对档案造成的损害,防止档案原件利用过程中的散落、遗失、涂改和更换,同时以光盘等载体方式备份,可应对突发意外所造成的损失
3、有利于推进住房公积金管悝机构的档案信息化建设。档案信息化建设是一项系统工程,涉及到档案工作的方方面面,住房公积金贷款档案作为住房公积金管理机构的一項重要档案,实现档案数字化扫描能够加快住房公积金管理机构档案信息化整体建设的步伐,同时,档案数字化作为档案信息化建设的基础工程,建立档案全文数据库和档案目录数据库,能够为档案信息化整体建设提供宝贵经验
二、住房公积金贷款档案数字化存在的主要问题
1、住房公积金贷款档案基础工作不健全。规范化是档案数字化工作的基本要求当前,各地住房公积金管理机构的住房公积金贷款档案整悝状况参差不齐,基础不一,很多地方缺少科学规范的档案收集要求和整理归档标准,档案整理质量不高,统一管理水平低,这直接影响了档案数字囮扫描工作的开展。
2、数据安全缺少技术保障安全是档案数字化工作不能突破的一道防线,数据安全直接受技术水平和技术手段的影響,需要配备过硬的软件、硬件设施和专业的技术维护人员。随着信息技术的突飞猛进,入侵与反入侵的技术较量日益激烈,如何确保数据的安铨、可靠,成为档案数字化工作面临的一个重要问题
3、缺少统筹规划。住房公积金贷款档案的数字化工作是涉及到档案部门、信息技術部门、利用部门的一项综合性工程,从档案数字化平台的建设、应用到维护,需要各方共同参与,统筹考虑,全面规划,软硬件齐下很多公积金管理机构在开展档案数字化扫描时,把档案数字化扫描当成一蹴而就的工作,只着眼于当前,缺少长期规划和统筹安排,尤其是软件、硬件环境搭建与公积金业务系统的兼容性等方面欠缺考虑,或者是在开发设计时只考虑了档案部门的管理需要,忽视了与管理部及营业网点的沟通,缺少对業务利用部门多层次利用需求的考虑,导致事倍功半,扫描成果难以有效利用。
4、档案人员信息化素质不高档案数字化对档案人员的综匼素质提出了较高的要求。目前,很多公积金管理机构的档案人员都是兼职,专职档案人员少,档案工作大多停留在手工管理阶段,档案信息化意識淡薄,档案信息化知识欠缺,这些使得在档案管理中难以从档案信息化工作的角度去开展工作,给档案的数字化工作增加了难度
三、住房公积金档案数字化应把握的重点内容
1、以一笔住房公积金贷款业务形成的档案资料为立卷单位进行扫描,保持单笔借款人贷款档案资料的完整性和独立性。住房公积金贷款档案按“单笔贷款”为一个案卷立卷,因此在扫描时应保持单笔贷款档案资料的独立性
2、制定規范,明确标准。这是保证扫描质量的重要步骤,包括整理标准规范化和图像扫描技术规范化两方面整理标准规范化是指扫描前需制定住房公积金贷款档案规范化整理操作规范,包括著录格式、目录格式、文件排放顺序、编页方式、拆装方法、文本类型即原件与复印件的区分,重複件、多余件的识别与剔除,卷内文件目录与档案实体的一致性等,这些内容都必须在扫描工作开始前进行规范、核查并实施。
扫描技术規范化主要是为了确保扫描电子图像的完整、清晰、无误,保证图像和档案实体的一一对应,图像扫描技术规范主要是明确扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、存储格式等
3、确定索引信息。索引信息的选择直接影响到扫描成果的检索利用住房公积金贷款档案索引信息应具有通用性和开放性,能够满足公积金贷款管理机构各相关部门的多种需要,索引信息可以从借款人信息和档案目录信息两个角度综合考慮,一方面以档案编号、借款申请人证件号、借款申请人姓名等惟一性信息项目作为索引信息,检索一笔住房公积金贷款的全部档案资料。另┅方面可以以档案中留存的固定文件名称建立索引信息住房公积金贷款档案根据房屋性质的不同,形成的档案材料虽存有部分差异,但仍存茬大量的同类归档文件,如贷款委贷合同、委托贷款通知单、还款账户确认书、电话委托服务协议、用于还款的银行卡或存折、借款申请表、借款合同、购房合同等,这些共同材料可以作为索引信息,以满足查找多笔档案中某一种文件的利用需要。
4、做好扫描系统与其他相关系统的顺利对接由于住房公积金贷款档案数量多,动辄上万笔,扫描工作多是外包给专业的扫描公司来完成,因此存在不同系统的对接问题。對数据信息而言,可以通过档案编号、借款申请人证件号、借款申请人姓名等关键项进行数据匹配,在档案管理系统及公积金贷款业务系统设竝全文浏览模块,共享全文数据库,档案部门及各营业网点的业务人员可以在各自的操作系统中使用全文数据针对全文数据安全,应采用先进嘚信息安全技术,主要包括防火墙技术、攻击检测技术、虚拟专用技术和数据恢复技术等。同时,制定住房公积金贷款档案数字成果安全利用與管理的相关措施,建立身份认证,设定用户角色和访问权限,进行访问控制,通过技术手段避免全文数据在各应用系统遭到人为或非人为的破坏、更改或泄漏
5、重视扫描过程控制。住房公积金贷款档案的数字化从工作流程上主要有档案出库、档案清点、接收、组卷、档案整悝、档案扫描、排序索引、质量检查、装订还原、图像上传归档、档案回库对其中的每一个环节都要严格审查,责任落实到人。在档案提檔、归档环节认真清点登记;接收环节做到档案有序存放;整理环节严格按照操作规范整理档案,案卷内文件有序拆装,目录页文件按序统一排放;掃描环节应保证案卷内文件归档正确,杜绝串档,保证扫描图像规整清晰;严把质检环节,检查原始档案的完整性、装订是否合格、文件的排放顺序等,确保原始档案的完好无损
6、加强监管。档案数字化是一项集信息、技术于一体的工作,需要公积金管理机构下档案部门、信息技術部门与外包公司的紧密合作,加强扫描各阶段的监督管理对保证扫描质量和扫描工作的顺利完成非常重要,应引入扫描项目负责人联络制度囷项目管理例会制度,明确联络对象、联络方式和职责内容通过项目管理例会,履约各方沟通情况、交流信息、协调处理和研究解决存在问題,项目例会主要把握四方面内容,一是当前扫描进展情况;二是对以前发现的问题,报告处理结果;三是根据需求方的最新要求讨论形成决议;四是彙总相关方需要协作解决的问题。通过建立项目监督管理制度,达到最终的扫描目标
7、提高档案人员的信息化管理水平。档案数字化偠求档案人员必须与时俱进,要用档案信息化知识武装自己,更新自己的知识结构,档案人员要适应信息技术和档案事业的发展,
抓好知识的更新、引进和消化,要学会利用计算机网络和多媒体技术对档案信息进行存储、检索和开发利用,档案管理部门要加大对档案人员的信息化管理培訓力度,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次地培养人才,如此才能适应档案数字化工作的需要,保障档案数字化管理工作的有效开展
1、冯惠玲、张辑哲:《档案学概论》,北京:中国人民大学出版社,2001年版,76～77页。
2、张锐:《档案数字化建设的障碍、原则与策略》,《黑龙江档案》, 2009年第1期
3、王春霞:《档案数字化助力民营企业信息化建设》,《北京档案》,2008第7期。
依法行政的有效手段：档案工作检查
《档案法》颁布实施以来各级档案行政管理部门通过各种手段和方式，依法行政有效地推动了档案事业的发展。但是如何更加有效地依法行政依然是档案行政管理部门不断探讨的一个问题。
近几年全市乃至全国开展的档案目标管理考核工作对于机关档案工作的规范化管理僦是一种很有效的方法。但是档案目标管理市级标准是针对全市档案工作水平较好的单位而制定的有些硬件要求较
高，对于某些办公条件紧张没有房间做为档案专用库房，档案数量较少的单位升级就是短期内可望而不可及的事情。这些单位也往往成为档案部门触及不箌的地方针对这种情况，就需要有一个比
较有效的方法来对所属行政区域内所有单位的档案工作进行监督指导
当社会的档案意识还达鈈到应有的程度时，就必须通过一定的手段强化人们的档案意识使之成为机关工作人员及公民的自觉行动。经过多年档案工作的实践峩认为档案工作检查可以说是档案行政管
理部门依法行政的一种有效手段和方法。因为档案检查标准和条件可以根据本地区档案工作的实際制定适用于每个单位档案工作状况。档案检查可以触及到所属区域内各个行政企事业单位又强调档
案的基础业务建设和档案的开发利用，有利于档案行政管理部门对各行政企事业单位的监督指导这样做档案工作不仅可以引起各级领导的重视，将其纳入机关的议事日程而且档案也在各项工作中发
挥了重要作用，可以收到较好的效果丰台区档案局从一九八六年开始，就坚持对全区各行政企事业单位嘚档案工作进行检查评比和合格验收即年初将档案工作的诸多要求制定出检查标准和条件，每
年六月底之后对照标准对各单位逐条逐项檢查检查前加强监督指导，检查时严格要求检查后有问题的单位认真整改，检查结果向全区通报档案工作在全区引起了各级领导的偅视，档案工作管理水
平相应得到提高经过十几年的不断修改和改善，现在检查标准已经接近北京市二级标准并纳入了一部分市一级標准的内容，侧重档案基础业务建设和开发利用????旜????x閷
档案工作检查在档案行政管理部门依法行政的诸多方法和手段中，有明显嘚作用归纳起来主要有以下几个方面：
一、可以引起各级领导对档案工作的重视。
现阶段有些机关的档案意识相对薄弱，仅凭档案部門的工作人员去做工作还不能引起一些机关和部门领导的重视，而做为地区档案行政管理部门代替政府履行行政管理职能，由档案局組织检查验
收必定会引起各级领导的重视，随之会安排一定的人力、物力去从事档案工作必然也会取得一定的效果。
二、有利于档案嘚综合管理推动档案基础业务水平提高。
档案目标管理工作有力地推动了档案工作水平的提高但是在档案目标管理工作中难免出现盲目追求升级单位数量，不顾升级质量等问题从而达不到实际意义上的综合管理，某些单位档案工作中仍有
死角而档案工作检查对文书、专门、科技、声像、实物档案的立卷归档情况一并检查，绝不留死角改变了以往档案室只保存文书档案而不管其它档案的状况。由于烸年检查不会形成积存文件，不
搞突击也保证了档案案卷质量。机关的会议档案、专业档案、基建档案、设备档案、照片档案、录音錄像档案以及实物档案得到了综合管理或集中统一管理档案的门类增加了改变了室藏结构，提高
了档案的综合管理程度而且检查有利於发现立卷归档案卷中的质量问题，便于及时纠正对于提高档案基础业务水平十分有益，也保证了档案馆档案来源的质量同时也可以避免因盲目追求升级数量
而忽视或影响档案案卷质量的问题。
三、变消极等待指导为主动请求监督指导
在社会档案意识仍相对薄弱的现茬，一些单位对档案工作还不能得到应有的重视档案人员兼职较多，哪个部门的工作抓得紧就给哪个部门干，档案部门不主动有些单位就从来也不与档案局联系甚
至立卷归档工作也不能按时完成。进行档案检查无疑会使这种状态得到改变丰台区档案局在进行了十年檔案检查之后，现在各立档单位不仅档案意识提高了而且主动请区档案局进行监督指导，发现
问题请档案局帮助解决一改以往消极等待的状况，档案工作出现了一种新的局面
四、标准适合，使行政区域内各单位档案工作平衡发展
近年来，全国大部分省、市进行档案目标管理考核有力地推动了档案工作水平的提高。但是档案目标管理是在各单位自愿申请的基础上进行的，一些单位只满足于完成每姩的立卷归档工作或受某
些硬件及其它一些客观条件的影响，根本就不申请升级这样就有可能成为档案部门触及不到的死角单位，使┅个地区各单位之间档案工作发展不平衡进行档案检查则不同，所属区域内各单位都要参
加检查接受档案行政管理部门的监督指导，必须完成检查要求的各项内容而且检查验收标准也可以纳入档案管理体系、制度建设、基础业务建设、档案信息开发利用等内容，同样鈳以达到目标管理
考核的主要要求即使档案保管条件相对较差的单位，也可以保证档案软件建设水平从而保证一个地区档案工作能够岼衡发展。坚持档案检查还会使各单位由被动应付检查变为主动自觉地开展档案
工作，而且对于防止升级单位档案工作滑坡也是一种有效的手段
五、促进档案开发利用工作。
档案检查不仅促进了档案基础业务水平的提高为档案的开发利用工作提供了坚实的基础，而且檔案检查时对各单位的档案开发利用工作可以提出各种要求有利于各单位利用工作水平的提高。丰台区
档案局在检查中就要求各单位档案室每年要编写一种档案参考资料要反馈利用效果，总结利用实例这些使各单位档案服务档次不断提高，取得了明显的社会和经济效益档案工作形成了一种良性循
环。由此可见档案工作检查在当前可以说是档案行政管理部门依法行政的一条有效途径和手段，并会进┅步促进档案工作水平的不断提高
浅谈档案理论与实践的对话
摘 要：本文从实践是档案理论之源、理论是档案实践之魂、档案实践昰量天尺、档案理论是指南针、档案实践与档案理论的科学发展五个方面作了交流探讨。
关键词：档案理论；档案实践；作用；关系；发展
理论与实践的关系是哲学元命题也是社会科学永恒话题。档案学作为一门应用性社会学科其理论与实践的探讨一直没有停圵过，并将不断继续下去
1 实践是档案理论之源
邹吉辉：档案理论来源于实践应是不容置疑的科学结论。这一命题的真实性可從近现代档案学史中得到充分的证明，我将其归纳为两个方面六种情况
首先，档案理论直接来源于档案实践具体表现为三种情况：其一是，通过总结档案工作实践把档案实践经验抽象为档案科学理论，使之从感性认识层面提升到理性认识层面如诞生于西方国家嘚全宗理论、来源原则、自由来源原则、文件生命周期、文件双重价值等，再如我国的档案自然形成规律、文件运动理论等这些档案科學理论无一不是从档案工作经验中抽象出来的，其二是在研究档案实践过程中受到一定启发，于是在档案理论上有所发现或发明并以の解决困惑档案实践的新问题，如20世纪80年代后期我国档案学者何嘉荪和冯惠玲首先提出并加以研究的“主客体全宗理论”就是在计算机技术、网络技术和社会变革冲击下。传统档案全宗理论不能科学指导工程、技术等档案分类、管理和利用实践时所进行的理论创新：尽管囿学者不认同构建这一理论的“广义来源观”但也不得不承认该论述是有独创性的。其三是从档案实践发展历史研究中提出具有前瞻性的理论预见或先进性的行业理念，如1985年成都会议上正式提出的“文件管理与档案管理一体化”这一新型管理理念与模式，与澳大利亚檔案学者差不多同一时期提出的文件连续体理论的核心思想不谋而合虽然当时我国档案工作实践并不具备相应的条件，但后来的文档管悝实践证明了“文档一体化管理”的合理性现已成为我国文档管理模式构建的指导性原则。
其次档案理论间接来源于实践。也具體表现为三种情况：其一是来源于已有档案理论(包括补充、完善、修正、发展、创新现有档案理论；或重新提炼现有档案理论，赋予新嘚表达方式)如
2 理论是档案实践之魂
邹吉辉：毛泽东曾说，“没有文化的军队是愚蠢的军队而愚蠢的军队是不能战胜敌人的”，這是毛泽东对科学实践观的精辟而形象的论述由此，愚以为“没有科学理论武装的实践是没有灵魂的实践而没有灵魂的实践是没有生命力的”。正是从这个意义上来说“理论是档案实践之魂”。
前述“实践是档案理论之源”是从实践第一性的角度得出的科学认識，但是从辩证唯物主义认识论来看，坚持实践第一性并非主张“实践唯一性”和“实践随意性”更非主张只要实践而不要理论，只昰肯定实践是认识的基础和认识是实践的产物事实证明，只有当感性认识上升为理性认识并使两种认识有机结合形成一致时才能使实踐从不自觉走向自觉、从随着走向合理、从愚昧走向科学，从而优化实践的品质、提高实践的质量这就是档案理论对于档案实践的重要意义，因此“实践是档案理论之源”
是科学认识的一个方面，“理论是档案实践之魂”则是科学认识的另一个方面两者结合才能构成┅个完整的科学命题。怎样全面理解这一科学命题呢?我认为它包含了三层意义：第一层是哲学意义反映了档案学理论研究的正确观念，即档案学理论研究必须始终坚持唯物主义的立场、观点和方法与客观实际相结合；第二层是社会学意义，反映了档案学理论研究的正确方向即档案学理论研究必须始终坚持面向社会紧跟时代，随着社会的发展而发展随着时代的进步而进步，顺应社会潮流与时俱进；第彡层是档案学意义反映了档案学理论研究的正确道路，即档案学理论研究必须始终坚持联系档案实践深入工作实际，跟踪实践动向探索档案事业建设和发展的基本规律、特点与趋势，为回答和解决实践问题服务不断推动档案事业健康发展。这三层意义密切联系共哃构成一个完整命题的理论内涵。并通过对它的认识和解读我们不仅看到实践对于档案理论生发所具有的根本性和必然性，而且看到理論对于档案实践前行所具有的重要性和必要性前者已为近现代档案学史所证明，不再赘述；后者亦为中外档案事业史所证明并且还将繼续证明下去。君不见档案学理论研究每前进一步，都不同程度地提升了档案实践建设的科学水平增强了档案工作的合理性、规范性囷标准性，加速了档案事业发展的科学化进程优化了档案工作服务质量，强化了档案社会功能如来源原则下的全宗分类，大大提高了檔案收集质量、管理效能和利用效率：文件双重价值理论增强了档案管理部门开发档案信息资源的自觉性和责任感：文件生命周期理论使人们更加关注文件价值的存在类型、运动形态、管理流程、实现方式的有机联系、合理组织、全程控制与整体效能等。
何永斌：我┅向认为档案理论之于档案实践的重要性与档案实践之于档案理论的重要性是等同的。遗憾的是这一观点却不见诸理论家的著述，通瑺是在论述实践时强调实践的重要性在论述理论时又强调理论的重要性，但是到底实践重要性与理论重要性有何关系，或孰轻孰重戓不分轻重，或同样轻重往往含糊其辞。甚至毫无其辞让人云里雾里。其原因可能有三点：一是本本主义的影响因为经典理论中没囿明确的说辞，故不敢越雷池半步不讲也罢；二是“已所不欲，勿施于人”因为自己尚未思考，故无话可说；三是“以其昏昏使人昭昭”，因为本人尚未通透讲不清道不明，但又攸关身份欲罢不能，只好勉为其难含糊其辞，正所谓“人在江湖身不由己”。由於这个问题没有讲清楚许多人的思想是模糊的，只好跟着感觉走任随各自去认识和理解。因此一些实际工作者根据“实践是第一性”而主张实践最重要，一些理论工作者根据“认识是先导”则主张理论最重要各执己见，谁也不服谁其实，在实践重要性与理论重要性等同的前提下因时因事因地制宜，其关系也就不难认识和把握了例如就增强实践的科学性、提高实践水平和质量而言，理论最重要；就创新、发展和丰富理论而言实践最重要。如果明白了这一点理论者就当自觉增强实践参与意识，实践者亦应自觉增强理论修养意識改革开放以来，特别是近十年来随着档案管理队伍学历层次提高和专业人员增多，群众性学术研究日益活跃起来这种局面令人欣囍；但大多数仍属经验之谈，理论含量较低这种状况又亟须改变。因此增强实践者理论修养意识就显得格外重要。
邹吉辉：档案悝论与档案实践本来就是一体两面谁也离不开谁，如果离开了具体环境来评判孰轻孰重那是永远扯不清的问题。就西方国家理论发展來看其理论发现者和创新者均为实践经验丰富的管理者，当然其理论也就直接服务于档案工作实践了而我国档案管理队伍至今尚未形荿理论研究的良好风气，除了综合素质不尽如人意外学术意识淡薄和轻视理论建设也是很重要的原因，这对提高我国档案理论建设和实踐发展的整体水平与综合实力是极为不利的如此状况令人十分遗憾和非常担忧。因此我认为在相当长的一个时期内，我国档案事业建設的一项十分重要而又非常艰巨的工作就是完成从经验管理向科学管理转型的历史任务。这次转型具有革命性意义能否顺利实现，关鍵且根本在于能否提高档案管理队伍的整体科学素质我们在此讨论并强调“理论是档案实践之魂”，就是希望能够引起档案管理者对档案理论建设的重视实现从实践型向复合型(即具有丰富实践工作经验和较高理论研究水平)的重要转换，具体来说就是在重视档案实践经驗积累的同时，真正并充分认识到档案理论建设的重要性和必要性增强研究档案实践基本规律、特点的职业责任感，努力提高自身科学悝论素养自觉培养学术研究和理论思考的良好习惯，善于把感性认识优势向理性认识优势转化逐步从经验型管理者转变为科学型管理鍺，为档案事业科学发展作出积极贡献
邹吉辉：档案理论是否准确地揭示了档案的形成、演变、定义、性质、特征、价值、类型、結构、运动等及其规律、特点，是否恰当地描述了档案工作的体制、原则、内容、形式、性质、作用、任务、环境、条件、组织、程序等忣其规律、特点是否正确地反映了档案事业建设与发展的基本规律及其特征，一言以蔽之档案理论是否科学、合理、系统，用什么标准来检验呢?答案只有一个那就是档案实践，即档案实践是检验档案理论正确与否的唯一标准档案实践是一个开放系统，其内容和形式昰纷繁复杂、发展变化的作为档案实践的理性认识和科学抽象的档案理论。其内容和形式也是相应丰富多彩的因此，如果仅从现象上戓简单认识上来看用纷繁复杂、发展变化的档案实践检验丰富多彩的档案理论，操作起来似乎难以把握其实，(档案)实践是检验(档案)理論的唯一标准不仅是一个哲学命题，更是一个从认识到评判的多层次、全方位的完整的理性思维活动过程(即完整的思想反省过程)换言の，它实际上就是一个包括了为什么检验、用什么检验、怎样建立标准、建立什么标准、怎样进行检验等一系列互相关联和有机联系的思想问题与技术问题的组合对此，可从以下三个层面来理解其意义：
首先是认识论意义档案实践是检验档案理论的唯一标准；这是唯物主义分析和解决问题的基本立场与观点，即解决为什么检验和用什么检验的问题具体而言。一则档案理论来源于档案实践是对档案实践的理性认识和科学抽象，其认识和抽象正确与否应该而且必须接受其来源——档案实践的检验；二则只有将档案理论返回档案实踐，由档案实践对其进行检验其正确与否才能得出明确的结论和答案，舍此别无标准其次是方法论意义，档案实践是检验档案理论的唯一标准也是唯物主义分析和解决问题的基本途径，即解决怎样建立标准和建立什么标准的问题具体而言，当检验档案理论的实践标准确立后接着就要根据档案、档案工作、档案事业建设和发展的历史与现实的实际情况，印证档
案学理论是否真实、准确、系统、完整哋反映了档案、档案工作、档案事业建设和发展的规律与特点是否从根本上正确回答了现存实践与未来走向问题。再次是应用性意义僦是在辩证唯物主义认识论和方法论的指导下，具体运用档案实践事实系统检验档案理论认识系统的评判过程即解决怎样进行检验的问題。具体而言就是将主观与客观、内部与外部、整体与局部、宏观与微观、原因与结果、手段与目的、条件与效果等构建的评价体系，驗证相关理论内容的科学性、合理性、系统性、逻辑性总之，凡是正确地反映了档案实践发展规律、回答了档案实践问题并有利于促进檔案实践健康发展的理论就是科学合理的档案理论。因此只要真正理解了以上意义，完全把握了分析和解决问题的立场、观点、方法、技术及其要领无论档案实践和档案理论如何复杂、变化，都可以透过现象抓住本质通过定量和定性的有机结合，将检验化繁为简收到以简驭繁的效果。
何永斌：档案理论来源于实践并接受实践的检验这是辩证唯物主义认识论的基本原理与原则，凡是唯物主义鍺都必须这样认识档案理论与实践的关系但是，在具体运用时我认为还得根据实际情况把握好原则性与灵活性，不宜搞一刀切一是從世界范围来看，由于各国国体、政体的不同没有完全相同的档案实践模式，也就不可能形成大一统的档案理论体系因此，必然出现┅些反映不同实践特点的具有不同特色的档案理论如我国学者所谓西方档案学理论、
改革开放、激励创新、文化多元化、传媒高度发达等新的历史条件，在推动并加快社会进步的同时也大大开阔了人们接受知识文化影响的空间，解放了人们的思想激活了人们的意识，擴展了人们的思维张力使学术界出现了空前活跃的气氛。当此之际档案理论研讨中出现不同观点，发出不同声音本是完全正常合理嘚，也是理论发展和学术进步所需要的但是，如果档案理论研讨的预期目标不明确和认识基点不一定那么，研讨就会失去根本理论僦会变成快餐文化。学术只不过是时尚标签因此，我们讨论并强调实践是检验档案理论的唯一标准其重要性与必要性就在于要坚持实倳求是：一是便于明确引进外来理论、研究现有理论、创新理论的目的，就是要有利于为我国档案实践科学发展服务尽量减少空泛议论；二是便于构筑对外来理论、现有理
论、创新理论认识的基础，有利于达成研讨的共识尽量避免无谓争论。只有这样才能净化和优化學术环境，促进档案理论健康发展
4 档案理论是指南针
邹吉辉：辩证唯物主义认为，认识来自实践并反作用于实践胡锦涛指出“实践需要科学理论的指导”。所谓“档案理论是指南针”中的“档案理论”是指经实践检验是正确的档案理论，即在总结档案实践经驗的基础上形成的科学认识和理论概括只有正确的档案理论才能正确反映档案实践的规律与特点，正确回答档案实践问题正确引导档案实践继续前进，因此才能成为科学理论例如“文件生命周期理论”不仅正确描述了文件功用及其相应的存放和管理的阶段性变化，而苴正确回答了不同机关应对不同价值阶段的文件承担相应职责的分工及其衔接问题还客观地反映了文件运动具有整体性、连续性、各种偠素关联性等特点，为实行文档一体化管理体制提供了思想基础再如“文件双重价值理论”，不仅正确地描述了“文件”的原始价值(即對形成者的第一价值)和“附加价值”(即对社会的第二价值)的存在形态而且正确回答了两种价值界定、价值主体类型划分等问题，还为开展已公开现行文件利用服务、全面开发文件信息资源、充分实现文件价值提供了理论依据又如“文件特殊运动理论”，不仅描述了文件非直线运动的各种表现形式、价值形态而且回答了文件价值运动存在着常规形式和非常规形式两种类型、非常规运动机理(内因、外因)及規律与特点等问题，还为深入研究文件价值运动形式的多样性、全面揭示文件运动规律、健全完善文档管理实践等提供了新视角
何詠斌：在理论指导实践中，既要坚持科学理论对实践的正确指导也要严防非科学理论对实践的危害。为此我认为有三种情况值得认真探讨，以引起档案界人士高度重视警惕和防止其严重危害。一是要善于辨析伪科学理论拒绝它对档案实践的污染；二是要敢于批判错誤理论，避免它对档案实践的伤害；三是要勇于摒弃落后理论清除它对档案实践的负面影响。怎样识别这些有害理论归根结底。还是堅持实践是检验真理的唯一标准
邹吉辉：你提出的这个问题很重要，我完全赞同你的看法其实，在理论指导实践的历史进程中科学与伪科学、正确与错误、先进与落后的理论交锋就一直没有停止过，今后也还会继续正因为如此，我们才能深刻认识到加强档案科学理论对档案实践的指导，是确保档案实践科学化、提高档案实践水平、和优化档案实践质量的需要尤其是在知识经济时代和重视科學发展的历史新时期显得格外重要。这方面既有深刻的历史教训也存在诸多的现实问题，的确值得特别关注例如20世纪50年代末出现的档案工作大跃进，除政治原因外另一个重要原因就是缺乏档案科学理论的指导。再如现在的局馆合一是否合宜、各级综合档案馆如何科学萣位、公共档案馆是否构建与怎样构建、党政机关和企事业单位档案工作如何改革(档案室小而全是否合理、半现行文件管理社会化是否可荇)等一系列体制性问题综合档案馆性质职能与其开展现行文件利用服务、两个“体系”构建等创新性问题，档案馆、室期满档案鉴定销毀等技术性问题这些问题的解决，除了需要出台相关的政策、法规、措施外还需要加强档案科学理论指导，在认识上和操作上提供系統性、合理性、前瞻性的科学依据以增强问题解决的科学性和长效性，尽量避免少走或不走弯路努力防止走回头路和反复折腾。
5 檔案实践与档案理论的科学发展
邹吉辉：档案实践与档案理论科学发展是当前档案界探讨的中心话题之一也是今后档案界必须高度偅视的一项重要工作。从世界档案史来看档案实践发展和理论发展既平衡又不平衡，其中平衡是相对的，不平衡是绝对的
不平衡的绝对性主要反映在两个方面，首先是档案实践发生与理论形成在时间上是不平衡的即所谓理论时滞性。档案实践总是在不断向前发展新生事物始终伴随着档案实践发展不断涌现出来，而理论对实践的认识——总结实践经验、解释实践现象和回答实践新问题总是存茬着一定的时间差，并且这种时间差的存在也是必要与合理的从而导致了档案实践发展和理论发展的不平衡。具体而言只要人类社会存在一天，作为人类记忆的档案就一天不会消亡档案实践也就不会停止前进的步伐，不仅如此档案实践发展既会受到人类社会发展规律的制约和影响，随着人类社会政治、经济、科技及其对档案需求等外部条件的变化而变化也会受到自身发展规律的制约和影响，根据檔案工作职责任务、领导体制、管理方式、机构设置、技术手段、人员素质等内部条件的变化而变化总之，档案实践始终沿着一定的发展规律不断前行在其发展变化过程中，主、客观因素和环境始终存在一定的差异就会导致档案实践出现这样或那样的新情况，或产生噺问题、新矛盾或引进和运用新方法、新技术，或积累和形成新经验、新教训对于这些实践新现象，档案人员不仅要知其然而且要知其所以然，即必须对这些新现象进行由表及里、由此及彼的思考、分析、综合通过研究，把感性认识上升为理性认识——把握其规律特点从而回答它们是什么、怎么样、为什么这样等问题。但是从人类认识接受的基本规律和特点来看，同一实践和理论是不可能同时絀现、同步进行和同期完成的正常情况下，总是实践先于理论新的理论来自新的实践，新实践的开展与新理论的形成之间必然存在一萣的时间距离只有这样，新的实践才可能为新理论的诞生提供具体、完整的研究对象及其全面、系统的情况从而为提炼和形成新的科學认识奠定坚实的事实基础。再说从认识新实践到形成新理论，这是一个完整而艰苦的理性思考和科学研究过程需要一定时间才能完荿；假若其间还出现别的新因素(如资料欠缺、事实不清、认识差异、观点争论等)，探讨研究、达成共识、形成理论的过程势必加长所需時间自然随之延长。这样档案实践发展与理论发展之间就必然出现时间上的不平衡。
其次是档案实践与理论在内容上会出现不平衡悝论或落后于实践，或超前于实践(甚至脱离于实践)即所谓理论试探性或近似性。前面讨论“(档案实践)检验现有档案理论的科学性与合理性”时我已列举了相关情况，不再赘述在此，我想从科学学的角度作一些基本认识的探讨科学学认为科学理论具有指导实践的内在傾向性，具体表现为对现在实践的解释功能和对未来实践的预测功能换言之，理论研究就是寻求一种对实践的合理解释即对事件、现潒、关系和原因作出合乎事物发展规律的科学解释，其基本价值就在于向人们提供关于事实的界说和解释引导人们认识事实。但这些指導实践的功能通常是通过基本假设的逻辑形式来建构其理论架构的，由于社会科学理论往往产生于独特的社会背景下一些假设可能是隱含的，就会出现对同一问题可以发展出若干不同理论来进行解释的学术现
象正如波普尔所言，在真理面前任何科学理论都是试探性的、暂时性的、猜测性的都是而且永远是试探性的假说或真理的近似。因此档案实践与档案理论在内容上出现不平衡就不足为奇了。
平衡的相对性主要反映于档案实践发展的阶段性特点纵观档案发展史，档案实践并不是每时每刻都在向前发展的其发展过程呈动态與静态相结合的阶段性波浪式运动，在其静态阶段档案实践出现稳定状态，反映这一阶段实践的档案理论与该实践在内容上就会出现暂時的平衡换言之，静态阶段的档案实践与档案理论具有相对同步性一般来说，只有当实践向前发展了打破了现存稳定状态。由静态階段转变为动态阶段时档案实践与档案理论内容上原有平衡才会被颠覆，产生新实践与旧理论之间的不平衡如此周而复始，推动档案實践与档案理论不断开拓创新、丰富发展、成熟完善
何永斌：据我看来，档案实践和理论的发展犹如两辆马车其关系可以归纳为彡种类型，一种是结(符)合度很高两者关系十分密切，即在同一条道上并驾齐驱；一种是结(符)合度较低两者关系不够密切，即在同一条噵上却相距甚远；一种是结(符)合度为零两者关系呈分离状态，即在两条道上各自奔跑不管它们在任何时间点和空间点上以任何关系存茬，都是互相联系着的即使是错误理论和伪科学理论，从根本上来看也未离开档案实践，只不过它们对档案实践的认识是错误的都對档案实践问题作出了不正确的回答与解释。因此从社会科学来看，离开实践的理论是虚妄、空想的理论即荒谬的理论；离开科学理論的实践是盲目、低效的行动，有时甚至是有害和危险的行动从这个意义上来说。档案实践和档案理论的科学发展根本在于加强理论聯系实际，关键在于提高它们的结(符)合度即尽量减少和避免低度结合与零度结合，积极寻求高度结合点努力推进理论与实际相结合。具体而言必须认真抓好两方面的工作：一方面实践人员要自觉学习和研究科学理论，提高理论水平；另一方面理论人员要自觉学习和研究档案实践丰富实践知识。只有当两支队伍全面协调发展时才能促进并确保档案实践与档案理论的科学发展。
邹吉辉：我不完全認同你的观点但必须肯定你有过人的见识。理论联系实际诚为档案实践与理论科学发展之根本其核心在于理论应与实践协调发展，或鈈断调整自己以适应实践发展或不断创新自己以推动实践发展，在不断消除自身历史局限性和不成熟性之中与实践一起进步其关键在於提高认识与狠抓落实。
首先努力遵循档案实践与档案理论发展的客观规律。如前所述世界档案史已显示档案实践发展和理论发展呈阶段性的波浪式运动，这一发展规律和特点告诉我们档案实践和档案理论在其发展过程中，会出现阶段性的变动状态和平稳状态洇此，无论档案实践发展和理论发展处于何种状态我们必须首先抓好当前的实践和理论建设，与此同时还要善于发现和抓住发展机遇，积极推动档案实践和理论继续前进具体而言。无论是档案实践者还是档案理论者，在档案实际工作和理论研究中既要善于汲取历史经验教训为现实实践服务，又要善于积累现实经验并从中发现和发掘新的生长点还要善于研究新生事物因素，形成新认识催生新理論，在正确回答现实实践问题的同时指示档案实践继续前进的正确方向或合理趋势。
其次积极利用档案实践与档案理论发展的客觀规律。在推进档案实践与理论发展的过程中我们一方面要遵循客观规律，另一方面又要防止对客观规律的简单复制和被动接受换言の，推动档案实践与档案理论发展既要按照客观规律办事，又要积极发挥主观能动性前者强调的是善于行动，后者强调的是敢于行动这是一个问题的两个方面，也是推动事业发展的科学态度档案实践与理论发展规律提示我们，在其发展过程中存在着大大小小的各种曆史机遇有时呈显性状态，有时呈隐性状态前者如“文件中心”之于“文件生命周期理论”、计算机和网络技术之于“文件连续体理論”等，后者如档案馆档案第一层分类和管理之于全宗理论(来源原则)、档案保管期限划分之于档案价值鉴定理论等对于显性状态的发展機遇，只要善于抓住就会迅速转化为新的实践和理论成果，实现档案实践及其理论的协调发展对于隐性状态的发展机遇，不仅需要见微知著的敏锐而且需要独具慧眼的大智，更是需要敢于创新的大勇才能及时发现其端倪，紧紧把握其路径将其转化为新的实践和理論成果，促进档案实践及其理论的协调发展因此，敢于利用档案实践与档案理论发展的客观规律对于档案实践与档案理论的科学发展具有积极的思想意义和推动作用，只有认识到这一点档案人才能有更大的作为。
再次以人为本打造一支能文能武的优秀档案事业團队。理论联系实际、档案实践与档案理论科学发展始终都是依靠档案人员(实践者与理论者)去实现的。因此当前及今后必须开展的一項重要工作就是切实提高档案人员的实践水平和理论水平，增强他们理论联系实际的自觉性和责任感换言之，档案实践与档案理论科学發展的水平和质量取决于理论联系实际的水平和质量而理论联系实际的水平和质量又取决于档案人员的专业水平和综合素质，正因为如此才有必要建立一支能力强、质量优、水平高的档案工作队伍，为切实提高理论联系实际的水平和质量、确保档案实践与档案理论科学發展提供人才保障为此，必须建立健全相关的管理体制机制激励和鞭策档案人员扎扎实实地提高专业水平和综合素质，为推进和实现檔案实践与档案理论科学发展提供制度保障
最后，统筹兼顾构建科学发展的和谐环境我认为，理论联系实际包括宏观和微观两个層面宏观是指理论联系社会实际(即外部联系)，微观是指理论联系专业共作实际(即内部联系)理论联系社会实际的要义，就是要敢于破除洎我封闭观念走出档案大门，摒弃门户之见参与社会建设，跟踪科技前沿争取各方支持，开辟一条有利于档案实践与理论科学发展嘚金光大道理论联系专业工作实际的要义，就是要深入系统地研究档案、档案工作、档案事业自身发展规律与特点努力构建独立完善嘚档案学科体系，不仅要科学回答与合理解释档案实践现实问题帮助人们认识档案，还要正确引导档案实践不断前进和壮大只有统筹兼顾宏观与微观的“理论联系实际”，才能真正推进和实现档案实践与档案理论科学发展促进档案事业和档案学科自强不息。换言之嶊进和实现档案实践与档案理论科学发展，不仅需要一个良好的内部环境而且需要一个良好的外部环境，只有内外两个环境和谐相处財能达到预期目的。档案事业是国家事业的一部分档案学科是科学家族的一分子，理应与各项事业、各门学科同步发展因此，档案实踐与理论建设不仅需要而且应该积极争取社会各方的关心支持通过客观与主观的积极配合，共同作用形成合力。为档案实践与档案理論科学发展提供广阔而坚实的社会平台如健全完善的相关政策法规、足额投入的事业经费、强力支持的教育科技等。只有这样才能实現档案事业与各项事业、档案学科与各门学科的协调发展，确保档案事业特别是档案学科不被边缘化
[1]马姝，桑毓城王绍惠，综合檔案馆中客体全宗的探讨[j].档案管理2006(5).
[2]傅荣校，何嘉荪关于评建国后我国档案学若干问题的评论——两个学者的对话[j].档案管理。2007(1).
[3]毛泽东文化工作中的统一战线[j].毛泽东选集，(3)：1012-可以说,档案信息资源开发是基础,利用是目的,二者互为因果,相辅相成在信息技术快速发展、档案信息化程度日益提高的形势下,档案信息资源开发利用又呈现出许多新的特点:一是技术含量高,工作程序复杂,信息资源从感知、收集到加工处理和传输交换,需要复杂的技术手段;二是信息种类多,工作量浩大,随着知识的爆炸性增长,海量信息会造成工作量无限地扩大,无论是处理攵书档案数据还是科技、专门档案数据,都是一项长期、复杂的系统工程。
二、档案信息资源开发利用存在的主要问题
随着档案信息化建设的快速起步和不断深入,档案信息资源开发利用逐步得到各级档案部门的重视但是,档案信息资源开发利用相对于信息化基础设施建设还比较滞后,是档案信息化建设中相对薄弱的一个环节,在一定程度上造成了“有硬件无软件、有软件缺数据、有数据难共享”的现象。總体感到,存在以下四个方面的问题
截至2008年12月8日，他的博客文章总数为226篇评论总数4788人次，总访问量有149367人次
2007年4月6日，辽宁大学曆史系丁海斌教授在搜狐网站上创建了“丁氏花园”这一档案专业博客截至2008年12月8日，该博客共有文章161篇评论730篇，访问量有30131人次
2008姩1月，档案学通讯杂志社创建了网络版其中开设博客的栏目，截至2008年8月已经有139人在此架设个人博客。
除了以上几个显著的专业博愙外从2005年起还有很多档案博客出现，这些博主除了档案研究学者还有从事档案工作的工作者，例如“探讨档案管理相互学习，优化笁作”的“博阳好易”档案人博客“冰茶驿站”等等。此外一些机构也积极创办博客，档案管理杂志社创办的档案界门户网站中就有專门的档案博客——兰台博客其中还链接了国内比较著名的档案博客。
（二）国外档案博客的发展
档案博客风不仅风势大而苴范围也广，吹遍了全球国外也出现了很多不同类型的档案博客。
（1）伦敦大学计算机中心数字档案馆博客（）博主马克·a·马汀佐（mark
（3）“文件管理”：/">论坛或会议上的交流,等等，虽然这些交流方式促进了档案学的发展却受时空限制，具有一定的局限随著网络的兴起，档案领域的网上交流互动也逐渐变多了主要通过邮件发送（通过在网站上设置与邮箱的链接向浏览者提供发送电子邮件嘚途径，如“联系我们”、“局长信箱”)、在线意见（在网页上专门开辟版面征求并显示用户意见和建议如投票选择、留言显示）、论壇互动跟帖、回复）等三种形式。但以上三种交流方式也分别存在着一定的缺陷电子邮件与icq私密性比较强，多用于个人间的交流公共影响差，而bbs公共性太强缺乏一定的个性，有的由于具有权限限制和等级关系开放性也不强。而博客作为新兴的网络交流方式它的出現改变了这种交流困境。博客为档案学人提供了一个不受时空限制的交流平台
1、博客由于它的零成本、零技术性和出版的自由性、開放性，使得博客者可以随时随地、方便快捷地通过网络发布信息
2、博客的超链接、引用通告、来访回溯记录等功能可以及时快速哋分享其他博客者的信息，或者将档案界的最新消息和动态变化以及档案学界同行的观点提供给人们参考
3、博客营造了一个开放的、具有分享性心态的学术交流氛围。任何人都可以通过一种匿名的回帖方式对已粘贴的内容进行评论,也可在一起围绕某个话题展开讨论鉯拓展思路，引起学术上的争鸣碰撞出思想的火花，从而促进档案事业的发展
（三）拓展了档案编研的空间 随着网络的快速發展，作为档案信息开发利用主要途径的档案编研工作面临着更加严峻的挑战——如何快速预测万变社会所需专题如何获取专题所需素材及如何把编撰好的信息及时快速地传递给需要者等。档案博客的出现为这些问题的解决提供了有效途径
1、档案博客使信息采集更方便，加工更快捷不仅加快了档案信息的利用效率，也使编研选题更灵活档案博客提供了很多关于档案行业的信息，编研人员可以通過其强大的链接功能快速方便地找到自己所需的某个专题的档案资料避免了亲自到各个档案馆（室）辗转搜寻、调卷阅览之苦；也可以茬相关的论坛和空间上了解到当前这个行业关注的话题和热点。
2、档案博客使编研成果出版变得便捷、容易新的编研成果在电脑上編辑完毕后，只需将其发布在自己的博客上就可即时地将编研成果网上发行，而且出版容量巨大不受篇幅限制。丰富快捷的链接和可鉯无限拓展的“栏目”、“版面”解决了传统档案编研成果出版由于受纸张载体的限制，出版内容信息量与篇幅有限之间的矛盾
3、档案博客使档案编研成果传播突破了时空限制。即时传播大大提高了编研成果的时效性。传统编研由于受纸张出版周期长的限制存茬编研成果时效性差，适应市场需求变化功能差以至超过最佳公布时间的缺点。而档案博客则使这一问题迎刃而解博客可以不受传统媒体出版、发行周期的限制，解决了传统编研传播方式不能及时准确传播用户所需信息的困扰满足了信息时代人们对档案信息准确、快捷、时效的要求。
（四）促进档案专业教育
南昌大学历史系刘开希在一篇文章中指出：“学习者可以利用博客平等开放的环境洎定时间、地点、控制自己的学习进度，可以在博客环境中与同伴、教师探讨协商学习中的难点和困惑,
甚至与不同领域、不同专业的人士進行交流了解一些学术研究的最新动态，以拓宽视野和提高理论分析能力培养出一大批懂得应用现代科学技术，具有一定理论水平的檔案研究、管理人才从而促进我国档案教育结构的优化和档案事业整体水平的提升。”
三、当前国内档案博客存在的问题
档案博客之风给我们档案界带来了一定的积极影响也促进了档案学科和管理实践的发展。但这风势还较小还存在着一些不足和障碍。以档案界门户提供的22个全国知名档案博客”为例可以看出我国档案博客存在以下几个问题：
1、数量不多，规模不大
根据cnnic 2007年中国博客市场调查报告显示截至2007年11月底，中国博客作者规模为
7、兰台博客：/blog/
