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第一条 为促进学校外事工作的发展，加强学校外事工作的制度建设，完善学校外事工作的各项程序，规范外事活动，特制定本条例。
本条例所指的外事工作系学校涉外工作范畴的一系列活动。主要内容：聘请外国文教专家或邀请短期专家来校讲学或考察访问；国外人员应邀或顺访来校参观访问或作专题学术报告；与国外高校建立校际交流合作关系及中外合作办学项目；国外人员来校捐资、投资、捐赠等；校内人员短期公派出访考察及参加学术会议；长期公派出国进修、攻读学位等；学生公派留学、工作或自费出国咨询；学校组织国际学术会议；招收留学生工作及其他外事工作。
第三条 学校外事工作必须认真贯彻党中央、国务院关于外事工作实行“统一领导、归口管理、分级负责、协调配合”的原则，认真执行上级的有关决策和指示精神。同时，学校的外事工作必须紧密围绕教学科研和人才培养工作开展，为学校的改革和发展服务。参加涉外工作的人员应该严格遵守外事纪律，自觉维护国家、民族和学校的利益和尊严。
第四 学校外事办是全校外事工作的归口管理部门，统一管理全校外事工作，其他各单位和部门根据各类外事工作的具体情况承担相应工作。
第二章 外国文教专家的聘请与管理
第五条 聘请外国文教专家应遵循“以我为主，按需聘用，择优选取，讲求实效”的原则，逐步调整聘请外国文教专家的专业结构，在继续聘请一定比例的语言专家的同时，努力结合专业教学和学科建设工作，聘请专业项目专家。
第六条 需要聘用外国文教专家的系（部）应根据工作需要，提前一个学期将本系（部）聘用外国文教专家计划报外事办，该计划须经学校批准后实施。聘请三个月及以上外国文教专家来校从事教学、合作研究等工作须提前两个月将拟邀请专家的申请报告（专家的学历、工作经历等背景资料）提交外事办，由外事办负责完成报批手续。
第七条 外国文教专家的报酬由学校统一制定标准。外国文教专家的工资按所签订的合同划拨，并由计财处按额度于合同规定日期发放。
第八条 外国文教专家将承担申请系（部）的教学计划，除此之外的额外教学和校外聘请授课必须经外事办同意之后，方可让外国文教专家承担。任何系（部）不准擅自让外国文教专家授课或开展其他活动。
第九条 外事办配合聘请系（部）做好外国文教专家的物色、考察和评估工作，完成报批工作；负责办理外国文教专家的入境签证、外国专家证及在华居留证等相关手续，并代表学校与外国文教专家签订聘用合同等工作；负责外国文教专家的日常生活管理。外事办要及时将外国文教专家的到任情况通知保卫处。
第十条 外国文教专家到任后，聘用系（部）应按照计划安排外国文教专家的工作，并配备一位中方的合作教师协助工作，定期检查和评估外国文教专家的教学效果。他们对外国文教专家的教学管理要严格按照合同进行，若出现外国文教专家违反教学要求时，应及时加以制止。情况严重，无法制止，须向外事办提交书面材料，以求解决途径。
第十一条 后勤处负责为外国文教专家保障优质的后勤服务。保卫处负责就有关外国文教专家的工作与公安、安全部门保持联系，把外国文教专家的宿舍作为重点防范场所，保障外国文教专家的人身和财产安全。
第三章 国外来校访问人员的邀请与接待
第十二条 学校鼓励各系（部）结合自己的教学和科研工作邀请并接待国外专家来校参观、访问、讲学、合作研究、开展学术交流等。任何部门及个人邀请国外及港澳台人士来校参观、访问、摄制录像或拍照、开展活动均须向学校外事办公室申请，经学校批准后方可邀请。
第十三条 外国人来访活动如涉及到学校领导会见、洽谈学校之间合作项目、在学校里住宿的、或在学校里有较大范围或较长时间活动的、涉及多个部门需要学校出面协调的，以及来访者为外国记者或外交人员的，一般应提前5个工作日以书面形式将来访者身份、背景、来校目的、在校活动日程安排及经费来源等报外事办。访问结束后5个工作日内将接待工作总结交外事办备案。
第十四条 聘请国外名誉、客座教授来校，须将受聘学者的详细个人简历和学术材料送外事办，经校长办公会研究决定后，由人事处办理聘任手续。
第十五条 涉及签证的来访，邀请单位或部门应提前15个工作日报外事办，由外事办按规定报批后，方可发出正式邀请。
第四章 国际交流与合作
第十六条 国际交流与合作工作包括：校际师生交流，学校或学校下属单位之间的合作研究，教学与研究资料交流，以及其他与学校工作有关的涉外活动。
学校各系（部）应该紧密结合学校的教学和科研工作，探索开展各类国际交流项目的可能性。一旦有了初步的合作意向，准备进入正式洽谈时，有关单位应向外事办报送有关拟开展项目的书面材料。经学校同意后，由外事办或经外事办书面授权，由相关单位与合作各方洽谈。洽谈结果如果需要签订书面文件的，无论是否以学校的名义，均须经学校同意，并根据具体情况决定适当的签约人和签约单位。学校各系（部）未经学校同意签订的协议，学校不予承担任何责任。
第十八条 各类国际交流与合作项目在实施之前，应根据相关协议，由外事办和相关实施单位共同起草该项目的实施细则。实施细则须由学校有关管理部门会签，经学校同意后执行。外事办对项目的整个实施过程进行协调和管理。
第十九条 境外机构和人员来电、来函了解学校情况、索取资料时，应及时向外事办报告，经学校批准后方可回复。
第二十条 学校鼓励各系（部）根据教学、科研工作的需要积极开展与国外机构的图书资料交流。每次图书资料交流工作前需将我方要交流出去的图书资料目录及内容报外事办审核批准后方可进行；每次图书资料交流工作结束后，有关系（部）要及时将书面报告、交流所获得的国外图书资料送外事办备案，经学校审核再按学校有关规定管理该批图书资料。
第二十一条 在国际交流与合作项目中涉及到的本校学生出国事宜，应由外事办负责办理相关手续。
第二十二条 以教师个人名义与国外同行开展的科研合作项目由科研处管理，但项目的我方承担人应在项目立项和结题时分别将有关材料送外事办备案。
第二十三条 中外合作办学是指外国法人组织、个人以及有关国际组织同中国具有法人资格的教育机构及其他社会组织在中国境内合作举办以招收中国公民为主要对象的教育机构，实施教育、教学的活动。学校开展中外合作办学项目应紧密结合学校的教学工作，以有利于提高教学质量，有利于加强教师队伍建设，有利于推进教学改革为宗旨。
第二十四条 具备条件的系（部）可按照各自的专业分工，原则上在现有的全日制学历教育基础上实施中外合作办学。外事办负责管理和协调全校的中外合作办学项目。
外事办应积极为各系（部）的中外合作办学创造条件，各系（部）也可以与外方就中外办学意向开展非正式接触。一旦合作各方达成初步意向后，相关系（部）应向外事办报送有关拟开展项目的书面材料。经学校研究同意后进行正式谈判并签署相关的书面文件。申请合作办学须提供以下文件：合作办学申请书；合作办学机构的章程及可行性论证报告；中方合作者业务部门的审核意见；合作双方签署的合作意向书或合作协议；外方合作者经使领馆公证或认证的资信证明。外事办负责提供相关材料，并做好报批工作。
第二十六条 中外合作办学项目在实施之前，应根据相关协议，由外事办和相关系（部）共同起草该项目的实施细则。实施细则须由学校有关管理部门会签，经学校研究同意后执行。
第二十七条 因公出国者必须提交出访申请，凭国外正式邀请函或出国任务通知书向外事办领取相关的申请表，认真填写所需表格，经学校领导批准，到有关部门办理相关手续，加盖公章后，交外事办办理报批。出国事项经上级有关部门批准后，非省管干部的出国人员的政审批件由组织人事部出具。外事办负责办理护照、签证等有关手续并对出国人员进行外事纪律教育。
第二十八条 出国团组一般应于出访前60个工作日申报材料；同时出访2个以上国家者，每增加1个，应再提前10个工作日申报。访问团组三人以上应成立临时管理机构或指定机构临时负责人，负责管理在外活动齐健的交往、生活和安全保密等工作。
第二十九条 出访人员回国后10个工作日内将护照和出访报告及国外交流照片交外事办，凭外事办签署意见后，到校计财处办理相关的报销手续。
第七章 赠送与接受礼品
第三十条 向来访人员赠送礼品由接待单位负责准备，一般赠送能宣扬我国文化特色的有意义的礼品。出访时向外方接待单位赠送礼品由出访单位自行负责。礼品的选择应根据对方的身份及所在国家的习惯，原则上不送贵重礼品，赠送的礼品和受赠对象应在接待总结或出访报告中明确记载。
第三十一条 各单位及其工作人员在涉外活动中不得接受礼金和有价证券。特殊情况下确实难以谢绝而接受的礼金和有价证券，必须如数上缴，按国家有关规定处理。
第三十二条 各单位或部门及其工作人员在涉外活动中所接受的各类礼品，应在活动结束后5个工作日内向外事办申报登记。并根据国家有关规定处理。
第三十三条 聘请国外人士担任我校名誉职务或学术兼职，如客座教授，应事先向外事办提交有关材料，按学校有关规定办理聘任手续。聘任后有关单位或部门应间隔两周向外事办报告联络情况。
第三十四条 各单位、部门正式与国外机构或人士联系、接受各类捐赠、捐资项目前，应将捐赠、捐资意向通报外事办。捐赠项目须按权限经学校和上级有关部门批准后方能接受。有关部门在接受国外捐赠、捐资之后，应与捐赠人保持日常联络，并将有关情况通报外事办。
第三十五条 校内各单位、部门邀请或接受外国记者来校访问等活动必须事先以书面形式报告外事办，由外事办会同宣传部审核，报上级主管部门同意后，方可邀请和接待。
第三十六条 校内各单位、部门向校外新闻单位发送我校有关涉外内容的稿件（含照片、音像材料），必须事先征得外事办及宣传部同意后方可送出。校外新闻单位需在校内采访我校聘请的外籍人员时，必须事先征得外事办同意后才能进行。
第三十七条 国外人员在学校住宿，应按规定办理登记手续，并报告外事办和保卫处。临时来访外国人要服从有关规定，遵守学校规章制度。保卫处负责临时来访外国人的户口报注及安全工作。
第三十八条 我校教职工因私出国由人事处负责管理，外事办备案。因公长期出国留学或进修须由外事办和人事处共同负责管理。
第三十九条 计划内全日制学生因私出国应根据学校有关规定办理有关手续，由学生处归口管理，教务处、保卫处、计财处办理相关手续，报外事办备案。
第四十条 出国人员在外期间，必须遵守所在国家的法律法规，同时，遵守国家的保密制度。因工作需要携带的学术论文或共同开发的科研课题应经学校有关部门审查并报学校分管领导批准。
第四十一条 在涉外活动中有关人员要自觉遵守外事活动纪律，在涉外交往中应严格遵守《新余学院涉外人员守则》，严格遵守“内外有别”的原则，严守国家机密，维护国家利益。
第四十二条 所有港澳台事务暂时参照本条例，由外事办统一管理。
第四十三条 本规定自发布之日起实施，由外事办负责解释。
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