如何做好HR档案管理，，借用~~
话一& 引用
一、我们公司的人事档案包括如下内容：
1、个人简历
2、各类学历、资格证书、奖励证书
3、工作和学历证明：毕业证、学位证、离职证明、就业证等
4、婚育证明：结婚证/离婚证复印件、孩子的出生证明、生育证明等
5、人事任免、调岗、调级通知单
7、员工绩效考核表、岗位绩效指标承诺书、奖惩结果
8、政治履历：党员证、团员证复印件等
9、合同协议：劳动合同、各种保密承诺书、竞业限制协议、商业合同保单等
10、卡证复印件：工资卡、社保卡、公积金卡等
11、员工入职登记表：记录员工关键信息
12、员工关键事件登记表、培训计划表等
二、管理制度和操作流程：
1、人事档案管理基本要点：
保密管理：人事档案为公司机密，公司由人力资源部同事专人负责管理，无关人员不得查阅。
动态管理：随着员工在公司的变动情况和个人情况变更，例如结婚生育、岗位调动、薪酬调整、个人联系方式变更…只要员工的信息有变更，员工档案就应该实时更新，否则就失去员工档案的意义，没法给公司工作提供价值。
2、人事档案管理主要规定：
（1）保卫制度：设立专人管理档案柜钥匙和维护档案柜清洁等，档案柜保持清洁和干燥卫生，有相应的防火防潮措施，档案柜不准放无关物品。
（2）归档制度：所有员工人事档案要及时归档，入职新员工要新建档案袋，档案袋上贴员工姓名、入职时间、工号等，员工档案要分部门和时间管理，以便在需要时快速查找。公司设立人事档案管理清单，里面注明档案袋统计数量、人员清单、使用登记等等。
（3）审阅制度：公司领导或者相关人员如因工作需要查阅人事档案，需在借阅表格上填写审阅人、审阅理由、到期归还时间等，再由审阅人员的领导签字并由人事档案部门审核批准，人事档案管理部门对申请报告进行审核，若手续齐全，可以给予审阅并借出人事档案。在归还时间快到时，管理人员要检查人事档案是否已经完整归还，是否有损坏等情况。
（4）出具证明材料：公司、部门、个人需要由人事档案出具证明材料时，例如工资证明、婚育证明等等，需要求使用人出具证明材料的理由，例如用于贷款、买房、报销费用等等，人事部门结合档案材料出具证明材料，证明材料还需人事部门检查是否合适，再给予盖章、使用。
（5）检查制度：公司定期对人事档案进行检查，检查文件是否及时更新、是否完备。如果遇上公司突发事故，还需对员工档案进行抽查，检查是否有损坏和遗失。
（6）销毁制度：如果档案袋满足销毁要求，需在销毁登记表上注明销毁原因、销毁时间、审核人签名。
相应管理表格有：人事档案清单、借出登记表、销毁登记表、检查登记表、人事档案负责人交接清单……
人事档案包含了员工的基本个人信息，管理工作不容忽视。
话二& 引用
一、我们公司的人事档案主要包含以下几项内容：
1、反映员工基本信息的资料，如简历、照片与身份证/毕业证/资格证等相关证件的复印件等；
2、反映员工面试入职评定的资料，如面试评估表、入职登记表、入职体检报告、背景调查报告等；
3、劳动关系与相关待遇确认资料，如劳动合同、薪资确认表、工资银行卡/社保卡/住房公积金卡申办资料或原卡的复印件等；
4、相关制度或文件确认资料，如员工手册、考勤制度、奖惩制度、法律文书送达地址确认书等的签字确认文件或登记表格；
5、服务期及保密和竞业避止约定资料，如培训服务期协议、保密协议、竞业避止协议等；
6、在职管理中陆续归档的资料，如试用转正申请审批记录、培训记录（签到表、培训成绩）、奖惩记录、调岗记录、调薪记录、月/季/年度绩效考评记录等；
7、员工已离职的，其离职相关资料也会一并入档，如离职申请表、离职手续办理一览表、离职访谈记录表、离职证明等。
二、人事档案管理的操作规范和具体措施：
1、我们公司HR部门有专门的人事档案管理员，其职责主要负责纸质档案的建档、整理和保管以及电子档案的及时录入和管理。
2、人事档案属公司重要保密资料，公司规定员工入职一周内，HR部门必须完成建档工作，且一经建档，不得擅自销毁，即使员工离职，最少得再保存两年不得销毁，有竞业避止期限的则需保存更长。
3、我们设有专门的人事档案保管室，主管以上人员因工作原因可借阅其下属员工档案，但仅限于在档案保管室现场借阅查看，且需经上一级主管领导和HR部门负责人的同时签批核准，方可借阅。
4、电子档案永久保存，只能查阅，不能下载或拷贝，且我们对各级管理人员根据其管辖范围设置了查看权限密码，不能越级或跨部门查看，只能看自己及下属的电子档案，且有的敏感信息还会单独设置更高级别的查看权限，如薪酬、奖惩、绩效等。
5、其它规范，如编号管理、档案室管理规定、借阅档案登记记录、电子档案录入时效管理（涉及敏感的薪酬等有财务人员单独录入）、准确性和操作注意事项等，对档案管理员进行全面的规范指导和考核考检查，确保档案管理万无一失。
三、人事档案管理风险规避：
人事档案管理属人力资源管理的基础性工作，我们公司已做得相对比较成熟稳定，基础上没有什么风险，该规避的和防范的地方我们也都基本上做到了。如：
1、人事档案中该有的员工基本资料要有，不能缺失，如前所述。
2、该要员工签名确认的制度、文件、资料，要有签名，不能没有，如劳动合同、法律文书送达地址确认书、员工手册及各项制度的员工阅知承诺签字确认，培训记录、奖惩记录等的员工签字等。
3、注意建档或（续）签字的时效性，不能过期不（续）签，如劳动合同的（续）签订、员工试用期评估和转正办理。
4、做好相应的保密和查阅权限管理、妥善保存保管等工作。
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员工档案信息管理办法
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员工档案基本情况姓名&性别&民族出生日期&身份证号码政治面貌&婚姻状况（&）已（&）未毕业学校&学历毕业时间&参加工作时间专业&户口所在地籍贯&邮政编码地址&联系电话手机&电子信箱备注入司情况所属部门&担任职务入公司时间&转正时间合同到期时间&续签时间是否[来自管理资源吧]已调档&聘用形式如未调档，档案所在地备&注档案所含资料文件名称&文件名称个人简历&求职人员登记表应聘人员面试结果表&身份证复印件学历证书复印件&劳动合同书员工报道派遣单&员工转正审批表员工职务变更审批表&员工工资变更审批表员工续签合同申报审批表备注……………………
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酒店员工档案管理办法
来源： 发布时间：日 点击数：
员工档案管理办法
规定员工人事档案管理的内容与要求，保证员工档案及时准确、真实有用。
2&适用范围
适用于公司专职员工的公司内档案管理，不适用于临时工、计时工、顾问及实习人员的档案管理，也不适用于人事档案的委托管理。
人力资源部负责建立人事档案，机要室负责员工档案保管。
4&员工档案收录内容（有下划线为应录，无下划线为可录资料）
1)&应聘人员资料表
2)&身份证复印件
3)&学历证明复印件
4)&资格证明复印件
5)&健康证明、体检结果表
6)&、（试）用工协议
7)&下岗证、计划生育证、劳务证复印件
8)&个人简历、资历证明材料
9)&党、社、团成员证明或其复印件
10)&推荐材料
11)&有关奖励、荣誉证明复印件
12)&用以证明员工能力的作品或其复印件
13)&内部培训考核成绩
14)&外部培训结业证明（自费存档复印件、公费存档原件）
16)&晋升、降级记录
17)&公司内工作调动记录
5&收录与利用
5．1建档：员工试用期间，人力资源部负责收录第5条第1）~6款资料，员工试用期
满后，将员工档案移交机要室保存。
5．2编号：员工档案按员工姓氏拼单排序、按工号编号。
5．3续录：员工在公司工作期间的应续录的的档案内容，即本制度第5条第13）~
17）款资料，由人事根据公司人事文件登记在员工档案《员工任期履历表》中，每年年底向机要室移交。
5．4补录：员工聘用后，按国家法规应补录的内容，如本制度第5条第7）~12）款资料，由人力资源部通知员工个人提供相关资料，收集后，移交到机要室。
5．5查阅：人力资源部因工作，可随时查阅人事档案，各总监、部门经理经行政总监批准可查阅管辖范围内的员工档案；董事会成员、集团公司领导、、行政人事总监可查阅全公司员工人事档案，其它人员查阅人事档案应经行政人事总监批准。
人事档案管理办法
5．6调档：公司人员、集团公司人员将员工档案借出机要室，应经行政人事总监批准，其它人员将员工档案借出机要室，应经董事长批准。
6&阅档纪律
6.1查阅和调档,应按档案履行手续。
6.2档案材料未经同意不得复制或摘抄。
6.3对所借的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借。
6.4要爱护档案材料，严禁拆、涂、画圈、加批、抽换等破坏行为。
6.5档案使用后应在规定的时间内归还。
7&档案材料的传递
7.1市内各单位之间，由人力资源部直接传递。
7.2市外单位间，由人力资源部通过邮政机要部门传递。
7.3档案必须严封，以挂号、专递邮寄，不得交档案者本人自带。
7.4不必传递的离职人员人事档案，全部归入离职档案。
8&保存期限
8.1&档案保存至员工离职后10年。
8.2&超过保存期限的人事档案，由机要室填写《文件销毁清单》，交人力资源部审
核，经行政人事总监批准后，由指定人员监销。
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