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综合档案归档管理规定(4.16)
武 汉 凯 迪 控 股 投 资 有 限 公 司Wuhan Kaidi Holding Investment Co.,Ltd综合档案归档管理规定编 号： KDKG/PK-102 版 本： A/02009 年 12 月 31 日 发 布2009 年 12 月 31 日 实 施武汉凯迪控股投资有限公司发布目录1 目 的 ............................................................................................................................................ 1 2 范 围 ............................................................................................................................................ 1 3 定 义 ............................................................................................................................................ 1 4 职 责 ............................................................................................................................................ 1 5 程 序 ............................................................................................................................................ 15.1 综合档案类目设置 ........................................................................................................................... 1 5.2 综合档案形成与收集 ....................................................................................................................... 2 5.3 综合档案整理 ................................................................................................................................... 2 5.4 综合档案归档 ................................................................................................................................... 36 相关文件 ........................................................................................................................................ 4 7 记 录 ............................................................................................................................................ 4综合档案归档资料分类标准 ................................................................................................................... 6综合档案归档管理规定版次：A/0页次： 1/101 目 的为加强公司档案标准化管理，保证档案归档的及时性、完整性，以更好地服务于公司生 产和经营管理需要，特制定本规定。2 范 围本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及各系列公司（以下简 称系列公司）综合档案的归档、立卷、整理工作。3 定 义综合档案：是指本公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案 为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资和党、政、工、团工作 等方面档案。4 职 责4.1 综合档案管理员 a) 负责依据国家及行业综合档案相关法规、标准，结合公司实际情况制定、完善综合 档案分类标准； b) 负责对归档工作进行指导和监督，督促各部门按规定及时办理归档移交手续。 c) 负责控股及各系列公司科技档案的验收、立卷、排架、编目等全过程工作。 d) 负责对异地公司/各电厂档案管理的培训、指导及监督检查工作。 4.2 控股公司各中心/部门、各系列公司相关部门 a) 负责按本规定要求完成本部门（项目）业务所涉及档案资料的收集和归档工作。 b) 部门（项目）负责人是本部门（项目）档案资料归档完整性、及时性的第一责任人。 c) 各部门（项目）应指定一名专、兼职档案管理员负责文件资料的搜集和归档，并对 其归档文件材料的完整性、准确性、系统性负责。5.程 5.程 序综合档案 档案类 5.1 综合档案类目设置 5.1.1 公司档案一级类目参照《电力工业企业档案分类规则》设置， 共分 10 大类，其中： 0 至 5 大类为综合档案，6 至 9 大类为科技档案。综合档案一级类目包括： 0 党群工作档案 1 行政管理档案本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有未经许可不得影印综合档案归档管理规定 2 经营管理档案 3 生产技术管理档案 4 会计档案 5 人事档案版次：A/0页次： 2/105.1.2 结合控股及各系列公司的经营模式及业务范围，对 0 至 5 大类在各专业进行进一 步细划，形成各专业归档资料分类标准，包括：实体分类原则、分类方法、类目标识和类目 设置、归档份数、保管期限、责任部门等。 5.2 综合档案形成与收集 5.2.1 综合档案是公司档案的重要组成部分，各职能部门应严格按照综合档案归档范围 进行过程资料的收集和保管。 5.2.2 综合档案管理员应积极跟踪档案形成过程，主动指导、督促各部门做好文件材料 的整理，并按时归档。 5.3 综合档案整理 5.3.1 归档要求 a）各部门资料管理人员应按附表《综合档案归档资料分类标准》对文件资料进行分类、 组卷，保证文件资料的完整性和系统性。 b）归档文件材料原则上应为原件，作为凭证作用的必须为原件，对外来文件无原件的， 以最初接收的文件视为原件。 c）归档文件材料应字迹清楚，签字盖章手续完备，文件载体和书写材料应达到永久性 保存的要求，书写不得使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水。 d）文件整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保 管和利用。 e）归档文件材料主要以件为单位进行整理，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿 为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，来文与复文可为一件。 f）密不可分的文件材料可装订在一起，排列一般正文在前，附件在后；复文在前，来 文在后。 g）归档文件采用“保管期限―年度―问题”分类法进行分类，即先将文件按保管期限 分类，再在保管期限下面按年度分类。 5.3.2 案卷编目本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有未经许可不得影印综合档案归档管理规定版次：A/0页次： 3/10a）立卷后，每个案卷内应附有卷内目录（见 KDKG/PG101-03） 、卷内备考表（见 KDKG/PG101-04）和案卷脊背，案卷封面不做填写。 b）卷内目录、卷内备考表应采用 A4 幅面（长×宽为 297mm×210mm）70g 以上白色 书写纸制作。案卷脊背用 A4 纸打印后粘贴。 c) 档案编号执行《档案编号管理规定》 （KDKG/PK-104） 。 5.3.3 页号的编写 卷（件）内文件必须使用 HB 铅笔或打码机在有书写内容的页面编号，页号从“1”开 始。单面书写的文件页号在右上角；双面书写文件的页号，正面在右下角，背面在左下角。 卷内目录、备考表不编写页号。 5.3.4 案卷装订 装订应统一在左侧，用棉线或不锈钢钉，同时保证整齐、牢固，装订时要剔除金属物， 然后装入档案盒。 5.3.5 案卷装具 采用国家档案管理部门规定的卷盒、卷夹等形式。卷盒的外表尺寸为 310mm×220mm， 厚度为 20、30、40、50mm。卷夹的外表尺寸为 310mm×220mm，厚度一般为 20-30mm。文 件资料一般使用硬式档案盒，蓝图一般使用档案袋，卷盒、卷夹应采用无酸产品。 综合档案归档流程 5.4 综合档案归档流程 5.4.1 各部门专、兼职资料员负责过程档案的日常收集、整理，参照附表“综合档案归 档分类标准”所列归档内容要求建立部门级资料清单，以保证归档资料及时、完整。 5.4.2 各部门专、兼职资料员按照附表“综合档案分类标准”要求及时归档，填写“归 档文件材料移交清单” （见 KDKG/PG101-01） ，经部门负责人审核后，将归档资料、 “归档 文件移交清单” （电子版、纸质版各 1 份） ，移交信息中心档案管理部。 5.4.3 信息中心档案管理员与移交人员共同清点移交资料，完成归档验收工作。 5.4.4 信息中心档案管理员进行案卷整理、排架，编制“档案检索目录”“档案检索目 ， 录”表式附后。 5.4.5 综合档案一般于次年一季度归档，公司资质、荣誉证书等实物档案及重要申报材 料即时归档，归档时间、责任人执行“附表《综合档案分类标准》。 ” 5.4.6 归档部门按照《保密法》及有关规章制度的要求，对需划密的文件材料，填写“归 ，注明密级、保密期限，连同归档文件一同交档案 档文件密级登记表” （KDKG/PG102-01）本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有未经许可不得影印综合档案归档管理规定 管理部。版次：A/0页次： 4/106 相关文件6.1《档案管理程序》7 记 录7.1 综合档案归档资料分类标准本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有未经许可不得影印综合档案归档管理规定版次：A/0页次： 5/10归档文件密级登记表 归档文件密级登记表归档资料 描述 归档数目 立卷人 审核人 接收人 序号 档号 共 件，其中文字材料 立卷部门 审核人意见 接收部门 接收日期 密级 保密 期限 份数 页数 件，图纸 件 表格编号 记录编号 清单页数 共 页，第 页 KDKG/PG102-01-密级文件材料名称及描述本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有未经许可不得影印综合档案归档管理规定版次：A/0页次： 6/10综合档案归档资料分类标准 综合档案归档资料分类标准分类 号 0 01 02 020 党务工作 03 归档份数 科目名称 卷内文件内容 党群工作 党群工作综合 党务工作综合 党委综合性工作 党委会 其他事务性工作 组织工作 组织建设 党员干部管理 党费管理 其他事务性工作 纪检工作 纪委工作安排、计划、总结 工会工作 职代会、工作记录、劳保福利、文体活动等 共青团工作 各专业学会、协会工作 行政工作 行政管理综合 董事会、股东会、 董事会、股东会、监事会工作 董事会决议、会议纪要 110 董事会工作 董事会相关工作形成的资料 股东会决议、会议纪要 111 股东会 股东会相关工作形成的资料 监事会决议、会议纪要 112 监事会 监事会相关工作形成的资料 12 行政事务 行政工作计划、总结、通知、规定、办法等 120 各公司、部门工作计划、总 结 1 永久、 长/短 期 永久、 长/短 次年 3 月末 总经部 期 之前 负责人 永久、 长/短 期 永久 长/短 次年 3 月末 1 1 1 1 1 1 永久、 长/短 期 永久、 长/短 期 永久、 长/短 董 事 会 期 次年 3 月末 秘书 永久、 长/短 之前 期 永久、 长/短 期 永久、 长/短 期 1 长期 短期 归 口 管 次年 3 月末 理 部 门 之前 负责人 1 长期 短期 次年 3 月末 部 门 负 之前 责人 1 长期 短期 归 口 管 次年 3 月末 理 部 门 之前 负责人 电 子 正 本 副 本 图 纸 保管 期限 重要 一般 归档部 归档时间 门/责任 人1 1 1 1 1 1 1长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期短期 归 口 管 次年 3 月末 短期 理 部 门 之前 负责人 短期 短期 归 口 管 短期 次年 3 月末 理 部 门 短期 之前 负责人 短期030 组织工作04 040 纪检工作 05 050 工会工作 06 060 协会工作 1 10 11公司内部整顿形成的相关资料1121 会议纪要、决定总经理办公会纪要 各专题会议纪要、协调会1 1本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有未经许可不得影印综合档案归档管理规定分类 号 科目名称 卷内文件内容版次：A/0归档份数 电 子 正 本 副 本 图 纸页次： 7/10保管 期限 归档部 归档时间 门/责任 人 之前重要一般 期申报资料 122 技术资质 年检资料 资质证书 注册资料 公司章程、验资报告 123 工商管理 营业执照 组织机构代码证 国、地税证 诉讼案件资料 124 法律事务 法律事务相关的资料 政府、外单位来文、重要函件 公司的对外发文、重要函件 125 文秘机要工作 机要保密工作 用印记录 126 公司大事记 13 13 14 140 土地管理 141 房产管理 142 设备管理 15 150 重要领导视察资料 151 重要客户、相关方考察资料 152 重大庆典资料 153 媒体报道、宣传 154 公司宣传画册、录像 159 其他 16 160 监察工作 审计、 审计、监察工作 监察工作计划、总结 监察会议纪要、记录 外事工作 外事工作 外事活动的计划 外事工作管理工作 资产 土地买卖及相关资料 房产买卖及相关资料 设备台帐、明细 公共关系1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久长/短 期 申报工作结 经办部 长/短 束后 1 周内 门负责 期 人 长/短 办结后 2 个 期 工作日内 办理完毕 1 个周内 经办部 门负责 办结后 2 个 人 工作日内长/短 经办部 期 办理完毕 1 门负责 长、短 个周内 人 期 长/短 期 长/短 期 次年 3 月之 长/短 前 总 经 部 期 负责人 长/短 期 长/短 每季度最末 期 月前 短期 次年 3 月末 经办部 门负责 短期 之前 人1 1长期 长期1 1 1永久 永久 永久办结后 2 个 经办部 工作日内 门负责 次年 3 月之 人 长期 前 短期 短期 短期 次年 3 月末 经办部 门负责 短期 之前 人 短期 短期 次年 3 月末 之前 审计中 短期 次年 3 月末 心 短期1 1 1 1 1 1长期 长期 长期 长期 长期 长期1 1长期 长期本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有未经许可不得影印综合档案归档管理规定分类 号 科目名称 卷内文件内容版次：A/0归档份数 电 子 正 本 1 1 副 本 图 纸页次： 8/10保管 期限 归档部 归档时间 门/责任 人 之前重要 长期 长期一般 短期 短期案件处理材料 161 审计工作 17 170 后勤福利工作 2 20 21 各专项审计工作（包括审核过程记录、审计报 告） 后勤福利 后勤福利相关规定、决定 经营管理 经营管理综合 经营决策 规划战略、重要战略决策 210 重大经营战略决策 公司中、长期规划、计划 年度计划 各项专业发展计划 211 公司改革 212 经营目标管理 213 年度预算、资金计划 214 各类经营统计报表 22 220 物资管理工作 物资管理（项目除外） 物资管理（项目除外） 年度采购、分配计划 招标、投标 221 物资供应 合同、协议 来往函件 222 供应商/分包商 23 230 销售管理工作 231 市场信息及推广 供应商/分包商名单及考察评价记录 营销管理 营销计划、总结 营销管理的规定、通知 市场分析、用户调查 销售合同、协议、函件 232 营销工作 投标、招标、议标的商务文件 售后服务 统计、报表 投资项目开发（未核准项目） 资项目开发（未核准项目） 投资项目开发管理计划、总结 投资项目开发管理的规定、通知 项目立项申请资料、请示、报告 241 投资基础信息 242 委托咨询招标及合同 243 咨询报告及批复 投资环境及技术基础信息 招标、议标记录、合同 公司改革相关资料1长期短期次年 3 月末 部门负 之前 责人1 1 1 1 1 1 1 1长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 次年 3 月末 部门负 责人 短期 之前 短期 短期 短期 短期 次年 3 月末 部门负 之前 责人经营部 次年 3 月末 门负责 之前 人 短期 次年 3 月末 之前1 1 1 1 1长期 长期 长期 长期短期短期 招标或合同 招标采 短期 签订后 1 周 购部门 负责人 短期 内 短期 次年 3 月末 之前1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期短期 短期 次年 3 月末 之前 短期 市场部 短期 投标或合同 门负责 签订完 2 周 人 短期 内 短期 次年 3 月末 短期 之前 短期 次年 3 月末 投资开 短期 之前 发部门 短期 负责人 短期 投资项目终 止后 1 周内 短期 短期233 销售相关工作 24 240 投资项目开发管理本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有未经许可不得影印综合档案归档管理规定分类 号 249 其他 25 3 30 31 310 生产管理工作 311 其他 32 320 技术管理工作 321 合同、协议 （具体项目入科研档案） 申报材料及认定证书 专利申报材料 专利证书 安全环保 安全环境管理的计划、总结、通知 330 安全环境管理 安全教育培训、取证 331 劳动保护 332 安全环境事故调查、处理 333 环保及污染治理 334 统计报表 339 其他 34 340 质量管理工作 341 计量及设备检定 342 产品及工程创优 343 质量回访及反馈 344 QC 小组活动 345 质量事故调查、处理 346 统计、报表 质量管理 质量管理的计划、总结、通知 质量管理培训、取证 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 技术管理 技术管理工作的规划、计划 重要的通知、文件 1 1 1 1 1 1 1 1 与其他企业相关投资方面资料 生产技术管理 生产技术管理综合 生产管理 生产协调会、计划、总结 项目检查 1 1 科目名称 卷内文件内容版次：A/0归档份数 电 子 正 本 1 副 本 图 纸页次： 9/10保管 期限 归档部 归档时间 门/责任 人 次年 6 月之 前重要 长期一般 短期短期 短期项目或 次年 3 月末 生产管 之前 理部门 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 办理完毕 1 周内 经办人 短期 次年 3 月末 部门负 短期 之前 合同签订完 责人 1 周内 部门负 责人322 技术创新 323 技术引进 324 专利申报 325 学术论文 33短期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 次年 3 月末 之前 业务主 处理完毕后 管部门 1 周内 负责人 次年 3 月末 之前短期 短期 短期 永久 长期 长期 长期 长期 次年 3 月末 之前 业 务 主 管 部 门 活动结束后 负责人 2 次年 3 月末 之前 业务主 处理完毕后 管部门 1 周内 负责人 次年 3 月末本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有未经许可不得影印综合档案归档管理规定分类 号 349 其他 35 350 标准化管理工作 351 管理标准 352 技术标准 353 体系内审及监督 354 外审及认证 359 其他 36 360 信息管理工作 361 信息化 立项请示、批复 招、投标、合同 3510 信息系统项目实施 需求分析报告 验收报告 操作手册及使用说明 设备清单 3511 信息系统运行维护 故障处理记录 数据备份 系统信息安全问题记录 3512 软件资料 档案管理标准 档案工作的计划、总结 3513 档案工作 鉴定申请、报告；鉴定清册 销毁审批表及销毁记录 档案基本情况、统计表 归档移交清单 3514 图书资料工作 3515 情报工作 3519 统计 4 41 42 420 财务管理工作 财务管理及财务审计 财务管理及财务审计 财务审计综合 财务管理 财务管理制度、规定、办法、通知 流动资金核定、结算 421 财务工作 固定资产的新增、报废、调拨 财务收支计划、利润、年度决算 税收 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 信息工作 信息管理工作的计划、总结、通知 1 标准化管理 标准化管理工作的计划、总结、通知 各公司、部门管理标准 各公司、部门技术标准 1 1 1 1 1 1 科目名称 卷内文件内容版次：A/0归档份数 电 子 正 本 1 副 本 图 纸页次： 10/10保管 期限 归档部 归档时间 门/责任 人 之前重要 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期一般业 务 主 次年 3 月末 管 部 门 之前 负责人长期短期次年 3 月末 部 门 负 之前 责人 项目结束后 部 门 负 1 个月内 责人 招标或合同 招 标 采 签订后 1 周 购 部 门 内 负责人 项目结束后 部 门 负 1 个月内 责人长期 长期 长期 长期 长期 短期短期 次年 3 月末 部 门 负 责人 短期 之前 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 短期 长期 次年 3 月末 部 门 负 之前 责人 次年 3 月末 部 门 负 之前 责人长期 长期 长期 长期 长期 次年 6 月末 部 门 负 之前 责人本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有未经许可不得影印综合档案归档管理规定分类 号 43 科目名称 卷内文件内容版次：A/0归档份数 电 子 正 本 1 1 1 1 1 1 1 1 1 副 本 图 纸页次： 11/10保管 期限 归档部 归档时间 门/责任 人重要一般会计账务 报表 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 次年 6 月末 部 门 负 之前 责人 次年 6 月末 部 门 负 之前 责人 账册 凭证 会计档案移交清册 财务审计工作 财务审计工作 审计工作的通知、规定、计划、总结 专项审计的通知、报告、总结、证明材料 融资管理 融资计划 融资方案 授信、融资申请材料及批复 人力资源管理 力资源管理 人力资源管理综合 力资源管理综合 人力资源管理基础 1 1 组织管理 组织机构设置成立、撤销、合并、更名、变更 隶属关系 人事管理 人才库 招聘计划、招聘及录用记录 员工劳动合同 保密协议及相关材料 1 1 1 1 1 1 1 工资计划、总结、会议纪要 1 1 1 1 1 教育培训计划、总结等 1 工资的定级、工资计算等 奖金、津贴 考评记录 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 部 门 负 次年 3 月末 责人 之前 短期 短期 1 1 长期 长期 次年 3 月末 部 门 负 之前 责人 长期 长期 次年 3 月末 部 门 负 之前 责人 次年 6 月末 部 门 负 之前 责人430 会计账务44 440 审计工作 45 450 融资管理工作 5 50 51 510 规划、计划 511 管理规定、办法、通知 52 520 公司二级组织机构设置 521 三定方案 53 530 招聘 531 劳动关系管理 532 员工奖惩 533 员工异动 534 员工档案 535 工资管理 536 考评管理 537 职称及个人资质管理 538 教育培训本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有未经许可不得影印&|&&|&&|&&|&&|&&|&&|&&|&&|&&|&&|&&|&
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本文提要：2.归档要求2.1归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料2.3各类科研成果、产品试验定型、基建工程竣工验收、设备开箱必须有档案部门参加。对
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&&& 物业公司档案归档&&& 为了完整系统地保存本单位在工作活动中形成的各种门类和各种载体的档案,提高归档文件的质量,更好地为本单位各项工作服务,特制订本制度。&&& 1.文件材料的归档范围&&& 1.1文件档案的归档范围,包括本单位在各项活动中形成的、会议材料等内容。&&& 1.2科技档案的归档范围,包括本单位在科研、基建、设备调试、产品生产等活动中形成的图纸、说明书等内容。&&& 1.3专门档案的归档范围,包括本单位在专门业务活动中形成的各种档案等。&&& 2.归档要求&&& 2.1归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。&&& 2.2归档的文件材料要完整、系统、准确。&&& 2.3各类科研成果、产品试验定型、基建工程竣工验收、设备开箱必须有档案部门参加。对其文件材料(含有关图纸等)不完整、不准确、不系统不能进行鉴定和验收。&&& 2.4归档的文件必须是原件。&&& 2.5保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。&&& 2.6案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。&&& 2.7文件材料的归档必须办理移交手续。&&& 3.归档时间&&& 3.1文书档案在第二年上半年内归档。&&& 3.2产品和工作底图在设计完成并经领导审核批准后,投入生产前正式归档。&&& 3.3科研文件材料在科研成果鉴定后一周内归档。&&& 3.4基建项目在竣工验收后一个月内归档。&&& 3.5新购设备(包括引进设备或技术)在开箱时必须会同档案管理人员进行技术资料核对登记,于竣工后连同试验记录等文件材料整理立卷归档。&&& 3.6各项管理工作中形成的文件材料,在翌年上半年内,将应当归档的文件材料组成保管单位,由各职能部门负责人审定后,向档案部门归档。&&& (3.1-3.6项目,如果单位没有上述档案的若干项,可不将其列入制度之中)&&& 4.归档份数&&& 4.1各类文件材料一般归档一式一份。&&& 4.2重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。&&& 5.不归档文件材料的范围&&& 5.1重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。&&& 5.2上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件、普发供参阅、不办的文件材料。&&& 5.3上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。&&& 5.4未经会议讨论和领导审阅的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要性文件、定稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。&&& 5.5从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。&&& 5.6参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。&&& 5.7非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。&&& 5.8下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案的文件材料。&&& 6.单位的档案部门要对本单位文件材料的形成积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
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